城建檔案信息化建設存在問題與對策研究

王南希

摘 要：隨著信息化時代到來，檔案信息化管理成為檔案事業發展重要方向。本文以城建檔案信息化建設為分析對象，首先概述了城建檔案信息化建設，接著分析了城建檔案信息化建設中存在的問題，最后論述了城建檔案信息化建設對策建議，以便提高城鎮檔案信息化建設質量，促進城市向前發展。

關鍵詞：城建檔案;信息化;建設

城建檔案記錄城市變化的方方面面，能夠真實反映城市發展歷程，同時也記錄城市發展中出現的問題，可以為未來城市規劃提供重要參考。在信息技術不斷發展的今天，我們需要加強城建檔案和互聯網信息技術之間的結合，推動城建檔案上一個新臺階。

1 城建檔案信息化建設的概述

城建檔案屬于科學技術檔案，包含城市建設規劃、設計、管理、施工等各項活動中所形成的材料。一般而言，城建檔案包含城市規劃檔案、城市工程竣工檔案、城市管理檔案、城市設計施工檔案等，具有綜合性、成套性、專業性、典型性等一系列特點。隨著互聯網信息技術快速發展，城建檔案必然會與互聯網信息技術結合。城建檔案信息化是指根據國家發布的信息化要求，運用現代信息技術對檔案信息開展保存整理的全過程[1]。城建檔案信息化建設也意味著城建檔案管理工作由傳統管理模式向新型管理模式轉變，傳統人力資源紙質管理模式已經不符合時代發展要求，需要逐步實行信息化改造，通過網絡提供各種檔案服務，以便最大程度挖掘檔案價值。

2 城建檔案信息化建設存在的問題

從總體上看，城建檔案信息化建設取得了一系列成就，基本上滿足了社會發展要求，但是城建檔案信息化建設也存在一些問題值得我們關注，主要體現在以下幾方面。

第一，城建檔案信息化觀念薄弱。目前，城建管理部門引入了信息化管理系統，通過信息化手段開展檔案管理工作。但是，城建檔案管理工作人員簡單將系統管理和檔案信息化混為一談，認為只需要引入檔案管理系統就完成了信息化改造，這種觀點明顯是一種錯誤認知。雖然，加強信息管理系統建設確實有助于推動檔案信息化，但是檔案信息化絕不等同于只是引入信息管理系統，工作人員檔案信息化觀念意識薄弱會影響到城建檔案信息化建設。

第二，缺乏完善的城建檔案信息化規劃指導。近些年來，隨著信息化技術快速發展，政府部門頒布了一系列加強檔案信息化建設的指導意見，但是這些常常只是寬泛化指導意見，缺乏具體可操作落實意見，導致城建檔案信息化建設缺乏宏觀規劃，結果城建部門認為完成信息系統建設就完成了城建檔案管理信息化改造，最后卻出現城建檔案系統與業務系統不兼容的現象，對城建檔案管理起不到任何推動作用，同時還降低了檔案信息化建設水平。

第三，城建檔案信息化建設存在安全隱患。城建檔案是城市發展壯大的記錄者，記錄城市一個又一個輝煌瞬間，必然涉及城市建設機密，包含個人敏感信息。在信息技術不斷發展的今天，網絡黑客常常會利用電腦病毒或者黑科技竊取城建檔案機密信息，為其謀取非法利益。與此同時，檔案管理者也利用自身檔案管理便利出賣機密檔案，為自身牟利，導致機密檔案外泄。在信息化技術不斷發展的今天，涉密信息一旦泄露很可能會大面積傳播，會給城建檔案管理工作帶來無法挽回的損失，因此城建檔案管理人員必須加強安全保護，切實解決各種安全隱患。

第四，工作人員難以勝任城建檔案信息化工作要求。由于信息技術普及，城建系統已經實現了自動化辦公。城建工作每天都會形成大量電子文件，同時還會形成許多視頻音頻，如此龐大而又復雜的城建檔案會給城建檔案管理工作者帶來巨大挑戰，對城建檔案工作人員的個人素質提出了更高要求。當前，城建檔案管理人員認為檔案管理工作是一件非常簡單的事情，并不需要投入大量人力物力，只需要簡單操作計算機技術即可。在這種思想影響之下，城建檔案管理人員素質并不高，難以勝任信息化背景之下城建檔案管理工作客觀要求，影響城建檔案信息化建設水平。

3 城建檔案信息化建設的建議對策

第一，樹立正確的城建檔案信息化觀念。城建檔案管理工作者必須充分認識到信息化建設對管理城建檔案的重要意義，推動城建檔案信息化不僅僅可以方便人們查詢各種資料，也可以改善城市建設效果，對城市建設具有極大意義，為此城建檔案工作人員必須認識到城建檔案信息化建設的重要作用。與此同時，城建檔案管理人員還需要加強信息宣傳。在推動城建檔案信息化建設過程中，檔案管理領導者扮演著重要角色。為此，我們需要加強領導層對檔案信息化的認知，使領導層認識到信息化建設對城建檔案管理的重要作用，積極轉變領導者思想，推動城建檔案管理信息化建設上一個新臺階。

第二，不斷健全城建檔案信息化建設標準和制度。俗話說得好，沒有規矩不成方圓，為了推動城建檔案信息化建設，我們需要健全城建檔案信息化法律法規。在信息化環境之下，大部分檔案是以電子文件或者其他載體形式保存。為此，我們可以通過法律法規確定電子檔案管理辦法，同時統一規定電子檔案管理方法、電子檔案管理流程、電子檔案儲備標準等一系列內容，推動城建檔案信息化建設標準化。

第三，不斷改善檔案信息化基礎條件。城建檔案信息化建設涉及各方面內容，既需要加強硬件設施建設，也需要加強軟件設施建設，這些都是城鎮檔案信息化建設的重要基石，也是推動城建檔案信息化建設的重要動力。在硬件設施方面，城建檔案管理工作者需要購買計算機、掃描儀、打印機、路由器、交換機等各種辦公自動化設備。在軟件設施方面，城建檔案管理工作需要結合城建檔案實際需求創設檔案管理系統，可以由檔案管理工作者自行創建，也可以將第三方公司創建，但是必須和城建管理工作結合。

第四，保障城建檔案信息化安全。為了推動城建檔案管理工作上一個新臺階，我們需要加強城建檔案信息化安全建設。首先，我們需要加強硬件設施安全，定期檢查各項硬件設備，確保各項硬件設備運行狀況良好。與此同時，我們還需要做好日常維護更新工作，尤其加強計算機機房環境監測維護工作，防止出現線路老化或者設備陳舊的現象。其次，我們需要保證城建檔案信息安全。在城市建設會形成各種各樣的信息，這些信息是推動城建檔案信息化的基石，保證這些檔案信息安全至關重要[2]。為此，我們可以通過系統加密、硬盤加密、數據加密等各種加密措施保證城建檔案信息絕對安全，提高城建檔案安全系數。與此同時，面對自然災害風險，我們需要提前做好檔案備份，防止由于自然災害而導致檔案數據丟失。最后，我們需要嚴防病毒。當前計算機信息技術得到大量使用，互聯網上包含有大量病毒和木馬程序，嚴重危害網絡安全，也影響到城市檔案建設信息安全。

第五，培育高素質的城建檔案管理人才。人才是推動城建檔案管理的重要因素，人才也是推動城建檔案信息化建設的重要力量。為此，城建檔案管理部門需要增強檔案管理人員信息化觀念，提高檔案管理人員信息化技術水平，增強檔案管理人員信息化能力，轉變檔案管理人員思維。城建檔案管理部門可以為內部員工提供各種各樣實踐培訓機會，使廣大員工了解城建檔案最新研究成果，提高廣大員工信息化水平。與此同時，城建檔案管理部門也需要培養員工學習意識，讓員工樹立起自我學習意識，不斷提高廣大員工自學能力，使廣大員工通過自學提高信息化能力，適應信息化背景之下的城建檔案管理工作。

4 結語

綜上所述，為了推動城建檔案信息化建設，城建檔案管理人員必須樹立起信息化觀念，同時需要加強信息化法律法規標準建設，不斷改善信息化基礎條件，建立起完善的安全保障機制，同時還需要加強信息化高素質人才培養，以便適應信息化環境之下城建檔案管理要求。

參考文獻

[1]徐梅琳.芻議對城建檔案信息化建設的思考[J].辦公室業務，2019（06）：92+152.

[2]隋曼.基于城建檔案信息化建設的理論思考[J].農家參謀，2019（20）：215.