淺析大數據時代檔案信息化創新管理工作對策

段玉榮

摘 要：當代信息技術的飛速發展為大數據時代奠定了基礎，在這樣的時代背景下檔案的信息化創新管理也就逐步的發生改革，對文書檔案的信息化管理，提高了管理質量。就此現狀，本篇文章分析了大數據時代下的檔案信息化管理，探討檔案信息化創新管理工作中的對策。

關鍵詞：大數據背景;檔案管理;創新

隨著信息技術的發展，大數據時代已經到來。運用大數據進行檔案管理是十分必要的。在國家政策方面對大數據的發展做出了很好地支持。在檔案管理工作中，要利用互聯網技術，打造網絡平臺，加強檔案創新管理的管理力度，逐漸建立起有效的檔案管理體系，使得檔案管理工作能夠充分運用大數據的優勢，取得新的發展，為我國各項事業的發展做出更加積極的貢獻。

1 大數據時代檔案信息化創新管理的新特點

1.1 管理核心收集和利用轉型

在紙質檔案管理的時代，檔案管理過程包括收集、整理、儲存、利用等幾個重要階段，檔案工作者在檔案和檔案上耗費大量精力，可以說這段時期檔案管理是整理歸檔的核心。進入大數據信息化時代后，檔案管理對象發生了變化，數字檔案的數量顯著增加，是檔案管理的核心，客觀、真實地對電子文件進行歸檔和利用。在這一時期，檔案管理的核心是從整理和儲存到收集和利用的轉變。

1.2 檔案的使用是網絡化的

傳統的檔案使用要求用戶訪問檔案，檔案不能同時提供給多個用戶，檔案利用率低。檔案信息保存后，以數字信息的形式保存檔案。數字信息快速、容易復制，便于使用。通過計算機網絡技術，人們可以在不離開家的情況下訪問所需的文件信息。檔案利用方式的網絡化提高了檔案利用的效率，更有利于發揮檔案憑證的作用，擴大檔案工作的影響。

2 大數據背景下檔案創新管理的發展機遇

1）合理配置檔案管理工作在大數據時代背景下，檔案管理工作也要抓住發展的機遇，這樣才能適應時代發展的潮流，通過大數據進行檔案管理，可以有效的提升檔案管理質量和水平，優化檔案管理制度，降低相關部門的檔案管理成本。現在，很多機構產生的檔案資源非常多，傳統的檔案管理占用的成本非常大，通過大數據技術能夠合理配置檔案管理工作，減少檔案管理成本。

2）提升檔案保存水平一般來說，傳統的紙質檔案管理非常不方便，檔案保存的水平比較落后，而且紙質檔案應對風險的能力非常弱，一旦發生火災、水災對檔案的威脅比較大，伴隨著時間推移，紙質檔案還面臨著字跡模糊的問題，而在大數據時代背景下，通過大數據技術可以提升檔案保存水平，延長檔案的使用壽命。

3 檔案創新管理需要在大數據信息化的背景下解決。

3.1 檔案數據歸檔問題

一個是歸檔范圍問題。傳統的檔案管理，檔案檔案的檔案范圍主要是檔案、檔案檔案和實物檔案，檔案的范圍可以根據檔案有關規定的范圍來確定，比較容易。在信息化的背景下，尤其是大數據技術的應用，各種業務信息系統生成的有價值的數據數據也具有文件屬性。但哪些業務系統數據應該存檔，沒有相關的國家規定。二是歸檔問題。各種商業信息系統都有不同的數據庫和數據結構，因此很難形成一個通用的歸檔系統。

3.2 電子文件的真實性

一是電子文件生成過程的真實性。電子檔案的形式虛擬化、檔案信息與載體的分離、易復制、易變等，使電子檔案的原始性質難以確定。第二，電子文件在長期存儲中的真實性。網絡威脅的客觀存在和電子文件歸檔后的內部管理漏洞可能使篡改電子文件變得容易，但不易被檢測到。

4 大數據背景下做好檔案管理工作的對策

1）從實際出發，制定嚴謹科學的檔案管理制度在大數據背景下，為了能夠更好地推動檔案管理工作的順利進行，必須借助大數據技術的優勢，建立起科學嚴謹的檔案管理制度，用制度的約束力推動檔案管理工作的有序發展。為此，在當前的工作當中，要從實際出發，借助電子技術，將檔案信息以圖片、視頻以及音頻等方式進行刻錄存檔，這樣能夠實現檔案資源的全面性和檔案管理的合理性。

對于各種檔案信息，要精確到存儲的申報時間、存儲的路徑和檔案信息的錄入時間，對于機密性文件的申請和加密服務要引起管理者的格外重視。除此之外，要優化管理結構，控制管理人員的比例，提升管理效率，并構建管理平臺，實現動態管理。

2）通過法治建設檔案信息安全體系。特別是要建立科學的信息安全概念，運用法律思維和法律原則來處理檔案管理工作。建立健全單位信息安全制度，嚴格執行;規范信息、對外開放和利用過程，嚴格遵守《網絡安全法》《國家秘密法》和《國家秘密法》和《中華人民共和國檔案收集檔案解密》和《中華人民共和國法律法規暫行規定》;根據我國信息系統安全的保護標準，實現了網絡安全和信息化建設的“同步規劃、同步設計、同步實施”的要求。建立監管機制，確保檔案信息安全。

3）提升檔案管理人員的綜合水平大數據時代的到來，除了帶來了便捷的檔案管理方法之外，也對檔案信息的管理人員提出了更高的要求，為了能夠勝任工作，需要進一步提升自身的水平。為此，不僅要通過宣傳教育，使檔案管理人員明確在大數據背景下，開展工作必須要端正工作態度，掌握更高的工作技能方法;同時，還需要對管理者進行定期培訓，對于一些具有管理經驗的人員來講，要進行常態化教育培訓，培養良好的檔案管理意識，并能夠合理地應用技術手段提升管理的質量和效率。

大數據背景之下，給檔案管理工作帶來了一定的機遇和挑戰，如何利用大數據的技術優勢，提升檔案管理工作水平是當前檔案工作者應考慮的重點問題。

參考文獻

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