新時期計算機在檔案管理中的應用

溫建科

摘要：隨著科技的發展變得越來越快，計算機技術也在不斷地發展，為了加強對計算機的使用和推廣，提高工作的效率，本文就新時期計算機在檔案管理中的應用進行探究，分析在檔案管理中計算機技術的具體應用方式，以期為相關檔案管理工作人員提供有益參考。

關鍵詞：計算機技術;檔案管理;電子數據庫

中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A文章編號：1672-9129（2020）13-0007-01

引言：在檔案管理中引入計算機技術，不僅能夠提升對檔案和文件的管理效率，同時也是社會發展的必然趨勢，使用計算機技術進行檔案管理，在查找和保管等方面非常方便，同時，能夠降低紙質檔案的管理成本，在將其進行上傳和歸檔后，可以將其進行密封儲藏，只需要查看電子版檔案即可，避免在不必要的情況下取出，減少對文件的破壞，有利于加強對檔案的利用和管理。

1計算機技術在檔案管理工作中的應用意義

新時期，隨著互聯網和信息技術的不斷應用和升級，以及社會的不斷發展，無論是政府、企業還是個人，需要保存、使用和管理的文件和檔案等都非常多，尤其是政府部門和企業檔案管理，在遇到大量的信息需要進行整理、錄入和分類等處理時，只靠人工來完成紙質的檔案與文件的處理過程，是一件非常復雜又枯燥的工作，在后續的檔案查找和調取時，也非常的麻煩。而將計算機技術引入到檔案的管理中，能夠將此類問題完美的解決，將檔案上傳至計算機處理器中，通過設定相應的程序，能夠將文件和檔案按照需要的方式進行分類和處理，有效地提高工作的效率。

同時，使用計算機技術將較為珍貴的文件和檔案等進行資料信息的收集和上傳，有利于檔案的保護和管理，通過內部的網絡，能夠對相關信息進行查詢和使用，方便檔案信息的使用，適應目前快速發展的社會中對信息獲取速度的需求。檔案的信息化、電子化是社會發展的必然，也是檔案管理的升級和進步。

2在檔案管理工作中應用計算機技術的具體應用

2.1電子數據庫。在檔案管理中，通過建立信息庫，有利于檔案的處理和查詢，是檔案管理中的基礎工作。首先，將檔案進行大致的分類，上傳到計算機中，注意檔案的名稱應包含其具體的類型和分類依據、檔案長度、數據的大小、檔案名稱、檔案的特征等因素，將上傳的文件根據其名稱進行二次分類，根據檔案的內外部特征以及明顯的特點和代表信息等進行設置，作為文件的名稱進行分類處理，提高文件的針對性，在后續的查找的過程中，能夠更加便捷的檢索到檔案，提高效率[1] 。其次，將檔案數據之間建立一定的聯系，形成復雜的關系型數據庫系統，方便使用者在進行模糊搜索時，準確的得到想要的文件，提高利用效率。最后，在數據庫建立完成后，應對其進行處理，制成二次文獻卡，將文件的全部內容進行刻錄，進行全文存儲，或者制成電子檔案進行存儲，加強檔案保存的完整性，實現長時間的存儲，不受時間和環境因素的影響。

2.2檢索與查詢功能。第一，設置合適的檢索程序，按照一定的順序和要求對數據庫中的文檔進行尋找和檢查，例如：設置與數據庫的文件分類方式系相同的檢索系統，使用者在實際的操作中按照標準的操作流程，能夠將符合條件的資料進行一一列舉，同時，使用大數據信息技術能夠對數據庫中的信息進行分析，為使用者提供滿足相同要求的檔案后，還能夠為其智能推薦相似類型的文件，加強使用者的體驗感。相比于傳統的文件管理方式，計算機檔案的管理更加的高效和簡潔。傳統的人工查找速度不能保證，同時工作人員長時間的查找工作中容易出現誤差，導致查找失敗或浪費時間較長。目前的計算機檔案管理系統中，使用電腦或手機即可進行程序的查詢，檢索速度快、準確率高，同時在不確切的檔案名稱時，支持模糊詞查詢，效率非常高。

第二，檔案的檢索和查詢功能有利于檔案的分類管理。為加強使用和搜索的準確性和使用效率，在數據庫的分類時對于檔案的錄入和分類進行合理的設計，在經過一段時間的檢索和使用后，計算機系統能夠根據實際的搜索歷史和檔案使用偏好等，對資料進行重新的分類和名稱設計，根據檔案的具體的內容相關的重要信息進行細化的分類、提取等處理方式，設計更加便捷的文件名稱和分類方式，提高檢索的效率，將檔案的準確率提高。

2.3檔案管理規范化。檔案的管理對于國家和企業以及個人都是非常重要的，因此，為了加強對檔案管理的嚴謹性和安全性，應設定一定的檔案管理辦法，使檔案管理更加的規范性，同時加強檔案管理中的安全性，做好文件的保密工作，避免私密的信息被他人盜取，另外，檔案管理中也包括對多媒體文件的管理，如照片和視頻等的保存和管理等。

一方面，檔案管理的規范化。目前，社會的快速發展，每天都會出現大量的資料和信息，在對其進行挑選和整理的過程中，其工作量非常極大，由人工進行整理，不僅會使效率低下，同時也會不可避免的產生較大的誤差，面對急需整理歸檔的珍貴資料，若不能妥善的進行處理，難免會影響其后續的使用和管理。目前的計算機技術支持圖片掃描，對圖片形式的文件進行儲存，再根據圖片的重要信息進行文件名稱的編輯，將文件轉換為計算機識別的數據進行儲存[2] 。另外，對于紙質的文件，通過設備的掃描，能夠將圖中的文字提取出來進行存儲，使檔案的管理更加有序化。

另一方面，使用計算機技術對檔案的管理進行輔助。使用計算機設計相應的程序，提高檔案管理的人性化，如檔案的統計功能和借閱功能。通過使用者對系統的操作能夠對其進行分析，將對檔案的調取、借閱、使用、以及歸還等操作進行歸納和管理，構建相應的表格和分類，讓管理人員能夠通過分類結果了解檔案目前的信息，提高對檔案的了解和管理。也能夠為調取人員提供相應的使用要求。

結論：綜上所述，新時期背景下，檔案的管理工作中不能缺少計算機技術的幫助，通過使用計算機技術，能夠有效地提高檔案的管理應用效率，加強對檔案的保護，同時能夠通過輔助功能提升用戶的體驗和管理人員對檔案的了解。信息技術的應用是檔案管理工作中的必經之路，也是檔案價值提升和作用體現的良好平臺。

參考文獻：

[1]孫明.淺談新時期計算機技術在檔案管理工作中的應用意義[J].中國科技投資，2018，000（012）：207.