對高校文檔著錄工作的幾點思考

■田穎慧

高校檔案工作是檔案事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。當(dāng)前，許多高校不僅有高標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，有的更是建立了自己的檔案館。實現(xiàn)高校文檔管理的數(shù)字化、信息化，全面、快速、準(zhǔn)確地向高校管理人員、一線教師、在校學(xué)生或往屆畢業(yè)生提供檢索服務(wù)，是提升高校文檔管理水平的重大舉措。在這方面，許多高校檔案館（室）根據(jù)自身情況，做了不少有益探索。從微機(jī)檢索的效果看，還不十分理想，主要表現(xiàn)為檢準(zhǔn)率低、檢全率差、檢速慢。其原因是多方面的，如著錄人員業(yè)務(wù)水平有待提高、著錄標(biāo)引質(zhì)量參差不齊、制定的著錄規(guī)則和分類體系標(biāo)準(zhǔn)是否恰當(dāng)?shù)葐栴}。但筆者認(rèn)為關(guān)鍵是在開展文檔著錄工作的規(guī)劃思路和著錄級別的選擇上，存在如下幾方面問題。

一、著錄標(biāo)引工作中的“急于求成”傾向

這種傾向，表現(xiàn)為急功近利，希望在短時間內(nèi)就完成相當(dāng)數(shù)量文檔的著錄標(biāo)引工作，實現(xiàn)機(jī)檢管理，在一、二年甚至更短時間內(nèi)就完成全部高校館（室）藏文檔的著錄標(biāo)引工作并建立文檔機(jī)檢管理系統(tǒng)。究其原因：

一是對文檔管理信息化建設(shè)這一不斷發(fā)展變化的新生事物缺乏充分的認(rèn)識。隨著中國特色社會主義教育事業(yè)的日益發(fā)展，各高校在校務(wù)管理、教職工管理、學(xué)生管理、教學(xué)和科研管理諸方面，產(chǎn)生的文檔數(shù)量越來越多，保管和查找亦越來越困難，使得高校檔案管理人員整理文檔和提供利用服務(wù)的工作量不斷加大。而同時由于文檔管理的人員、軟硬件設(shè)備等配備不足，校館（室）藏文檔資源不能充分開發(fā)，傳統(tǒng)的檢索方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足創(chuàng)世界一流名校和高校自身教學(xué)、科研等發(fā)展的需要，因此，文檔管理的數(shù)字化、信息化勢在必行。機(jī)檢文檔管理的現(xiàn)代化，是檔案領(lǐng)域基于計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等開展的一場全面提升檔案管理水平的技術(shù)革命，是中國檔案史包括高校文檔管理史上前所未有的事情，是一個新生事物。一方面，它不僅要求有強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)，有一大批勝任檔案工作信息化條件下的組織管理人員、技術(shù)操作人員、計算機(jī)維修和數(shù)據(jù)維護(hù)人員，還要求加強(qiáng)收集、整理、鑒定、編目等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，重視各項業(yè)務(wù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，以便為建立文檔數(shù)據(jù)庫和相應(yīng)的檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔管理的數(shù)字化、信息化做好準(zhǔn)備。而這方面，沒有可供照抄照搬的經(jīng)驗，有的也僅限于借鑒，我們只能根據(jù)自身的實際情況，通過艱苦細(xì)致的工作，邊學(xué)邊干，摸索前行。另一方面，機(jī)檢文檔管理作為文檔信息化建設(shè)的重要組成部分，作為新生事物，雖然具有強(qiáng)大的生命力，但總體上它還處在初級階段，有待進(jìn)一步發(fā)展和完善。因此，實現(xiàn)高校文檔管理的現(xiàn)代化，既不十分遙遠(yuǎn)，也不會在短時間內(nèi)完成。

二是對機(jī)檢文檔管理的現(xiàn)代化是一個由量變到質(zhì)變的過程認(rèn)識不足。如同任何事物的發(fā)展都有一個從低級到高級逐步發(fā)展演變的過程一樣，完成高校文檔著錄標(biāo)引和機(jī)檢管理系統(tǒng)，同樣需一個相對較長的時間，進(jìn)行著錄數(shù)據(jù)量的積累，而不能期冀在短時間內(nèi)完成。這是因為許多高等院校歷史悠久，館（室）存檔年代久遠(yuǎn)，形成的歷史時期不同，且數(shù)量多，特別是新中國成立后形成的文檔更是數(shù)量龐大，并每年仍在持續(xù)增長，內(nèi)容豐富，涉及院校行政管理和眾多學(xué)科，文檔案卷質(zhì)量參差不齊。同時，現(xiàn)有條件下，高校檔案館（室）人力、物力、財力不足，文檔整理、保管、借閱、信息化建設(shè)等各項工作時間緊、任務(wù)重。這些都是制約高校檔案館（室）短時間完成文檔機(jī)檢管理系統(tǒng)、實現(xiàn)館（室）藏文檔數(shù)字化的不利因素。

三是在強(qiáng)調(diào)為現(xiàn)時的校務(wù)中心工作、教學(xué)科研工作和學(xué)生管理與就業(yè)等服務(wù)的同時，忽視了實現(xiàn)文檔機(jī)檢管理現(xiàn)代化的根本目的和長遠(yuǎn)利益。文檔機(jī)檢管理數(shù)字化、信息化建設(shè)的根本目的是快、準(zhǔn)、全地向利用者提供服務(wù)，保護(hù)文檔原件。開展這項工作是高校文檔管理史上具有長遠(yuǎn)意義的戰(zhàn)略措施，是百年大計，決不是短期行為。它不僅強(qiáng)調(diào)盡快完成文檔著錄標(biāo)引和微機(jī)檢索系統(tǒng)，為建設(shè)一流名校服務(wù)，為校務(wù)中心工作服務(wù)，更注重文檔管理和教育事業(yè)發(fā)展的長遠(yuǎn)需要。否則，只圖快，而不慎重選擇著錄級別，忽視著錄標(biāo)引質(zhì)量，加之人為誤差，必然大大降低微機(jī)檢索的檢準(zhǔn)率、檢全率，使完成的文檔機(jī)檢系統(tǒng)“留之無用，棄之可惜”。若返工，則會造成更大人力、物力、財力的浪費(fèi)，且效果不一定好。

急于求成的傾向，必然不適當(dāng)?shù)剡x擇著錄級別。

一是不適當(dāng)?shù)剡x擇案卷級著錄。案卷級著錄，是以檔案文件的卷、冊、袋、盒為著錄對象的一種方法，與文件級著錄相比，具有工作效率高、用時短、見效快、節(jié)省人力財力物力、節(jié)省計算機(jī)存儲空間等優(yōu)點，適合下列文檔組成的案卷為著錄對象：①案卷整理質(zhì)量較高；②卷內(nèi)文檔內(nèi)容或作者單一；③標(biāo)題能夠精練準(zhǔn)確地反映卷內(nèi)文檔內(nèi)容；④統(tǒng)計表、人員名冊類案卷；⑤避免雜卷。急于求成者，往往只看到案卷級著錄的優(yōu)點，而忽視了案卷級著錄對案卷質(zhì)量和內(nèi)容單一性的具體要求 ，特別是在文檔案卷形成的歷史階段不同、組卷標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量不一，卷冊數(shù)量大、內(nèi)容繁雜的情況下，選擇案卷級的著錄方法顯然是不適當(dāng)?shù)摹Ｍ瑫r，由于案卷級著錄較文件級著錄建立的文檔機(jī)檢管理系統(tǒng)檢全率有余，檢準(zhǔn)率不足，從而也就無法保證文檔機(jī)檢有一個理想的結(jié)果。

二是不適當(dāng)?shù)剡x擇文件組合級著錄。文件組合級著錄不是《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定的一種著錄級別，而是探索著錄標(biāo)引工作方法的一個嘗試。其宗旨是在文檔卷冊數(shù)量大、整理基礎(chǔ)差的條件下，達(dá)到節(jié)省人力、物力、財力和時間的目的，以盡快建立文檔機(jī)檢管理系統(tǒng)并投入運(yùn)行。文件組合級著錄，適合以下文檔組成的案卷為著錄對象：①同一案卷內(nèi)有幾份內(nèi)容相同或相近的文件，把該組文件看作是不同責(zé)任者的聯(lián)合發(fā)文進(jìn)行著錄，以實現(xiàn)分類號和主題詞的各自組合。②同一案卷內(nèi)有一個責(zé)任者發(fā)出的幾份內(nèi)容不同的文件，把這組文件看作是一個責(zé)任者發(fā)出的一份多主題的文件，將其轉(zhuǎn)化為文件級著錄，以實現(xiàn)文件的組合。③在同一案卷內(nèi)的文件不能實現(xiàn)組合著錄標(biāo)引的情況下，案卷級與文件級，適合哪種著錄級別，就按哪一級別著錄。但文件組合的著錄法還有一些問題需要解決。首先，實現(xiàn)主題詞和分類號各自組合的同類內(nèi)容文件，其作者和文檔產(chǎn)生時間不一致，如何制定著錄規(guī)則有待商榷。其次，能夠?qū)崿F(xiàn)組合的幾份文件，在同一案卷內(nèi)沒有接續(xù)裝訂在一起，需查找翻閱，影響工作效率。第三，無論哪種條件下的組合著錄標(biāo)引，都近乎案卷級著錄標(biāo)引，其效果依然是檢準(zhǔn)率不足，檢全率有余。第四，必須先期對案卷現(xiàn)狀做周密細(xì)致的調(diào)查，若不符合采用文件級組合方法著錄的文檔較多，則不宜采用此法。在這里，急于求成者，同樣只看到了文件組合級著錄的長處，沒有具體分析校館（室）藏檔案的實際現(xiàn)狀，沒有看到該方法仍不很完善，因而選擇文件組合級著錄不應(yīng)成為優(yōu)選方案。

二、著錄標(biāo)引工作中的“畏難”傾向

這種傾向的表現(xiàn)是坐等不前，望“卷”興嘆，消極被動。其產(chǎn)生的原因：一是低估了完成著錄標(biāo)引實現(xiàn)文檔機(jī)檢管理的有利條件。①計算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和發(fā)展，為實現(xiàn)文檔機(jī)檢管理現(xiàn)代化提供了科學(xué)技術(shù)手段。②計算機(jī)與信息科學(xué)、檔案專業(yè)等高等教育的開展，使通過正規(guī)大專院校畢業(yè)的相關(guān)專業(yè)的人才日益增多，且源源不斷地充實到包括高校檔案館（室）在內(nèi)的檔案隊伍中來，極大地提高了高校檔案管理隊伍的知識水平和業(yè)務(wù)技術(shù)能力，為實現(xiàn)文檔機(jī)檢管理提供了人才保證。③在新時代全面建設(shè)小康社會和堅持改革開放的新形勢下，檔案為高校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為校務(wù)中心工作服務(wù)、為重大科研項目服務(wù)、為學(xué)生擇業(yè)就業(yè)等服務(wù)，日益顯示出重要性，并不斷擴(kuò)大影響，引起各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的高度重視，從而為實現(xiàn)文檔機(jī)檢管理提供了組織保障。二是看到困難多，過多強(qiáng)調(diào)了人力、物力、財力的不足和時間不足，過高估計了案卷數(shù)量多、整理質(zhì)量差給規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的信息化管理帶來的不利因素。

在“畏難”傾向下，既不積極主動地去努力做好案卷質(zhì)量的基礎(chǔ)工作，改進(jìn)和提高案卷質(zhì)量，以便為著錄標(biāo)引做好前期準(zhǔn)備工作，又不腳踏實地地在現(xiàn)有條件下，耐心細(xì)致地探索符合自身實際的著錄標(biāo)引方法，其結(jié)果必是坐失大好時機(jī)，延誤文檔機(jī)檢管理系統(tǒng)的建立。

三、著錄標(biāo)引工作中的“積極、穩(wěn)妥和持久”的工作思路

這一工作思路主張在一個相對較長的時間內(nèi)，面對大量的館（室）藏檔案，實行化整為零、各個擊破的持久策略，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)文檔著錄標(biāo)引工作，在確保著錄標(biāo)引高質(zhì)量的基礎(chǔ)上，力求高效率，不斷積累數(shù)據(jù)，持續(xù)擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫信息儲量，最終建立一個檢速快、檢索準(zhǔn)、檢索全的文檔機(jī)檢管理系統(tǒng)。其理由：①在館（室）藏文檔數(shù)量龐大、形成時間長、內(nèi)容千差萬別、質(zhì)量不一、現(xiàn)有人財物力不足的情況下，短時間內(nèi)高標(biāo)準(zhǔn)地完成幾大部分甚至全部館（室）藏文檔的著錄標(biāo)引和相應(yīng)的機(jī)檢系統(tǒng)是不可能的。只有集中力量、集中時間，對某階段文檔的一部分打“殲滅戰(zhàn)”，才是行之有效的。具體做法：根據(jù)某一時期形成文檔的多少和整理質(zhì)量，或先易后難，或依利用率的高低，或視破損情況急需保護(hù)的程度，確定重點著錄標(biāo)引對象，在統(tǒng)一整個歷史時期著錄規(guī)則及其他標(biāo)準(zhǔn)的前提下，一步步開展著錄標(biāo)引工作，最后完成整塊文檔的機(jī)檢管理系統(tǒng)。同時，每完成一部分文檔的著錄標(biāo)引和機(jī)檢程序，就立即投入使用，并加強(qiáng)手工文檔檢索工作，以解決完成全部文檔機(jī)檢所需時間過長，與當(dāng)下為高校中心工作、為教學(xué)和科研服務(wù)的矛盾。②實現(xiàn)文檔機(jī)檢管理，即著眼于及時為當(dāng)前的教育事業(yè)發(fā)展和高校建設(shè)服務(wù)，更注重高校文檔管理信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)需要，而不是一哄而起、一陣熱，是積極穩(wěn)妥和相對持久的。③著錄級別的選擇，不僅直接關(guān)系著著錄標(biāo)引的質(zhì)量，更直接影響著整個著錄工作的進(jìn)度和績效的完成，因而注重著錄標(biāo)引質(zhì)量的方法，必然需要一個相對較長的時間。

積極、穩(wěn)妥和持久的工作思路，必然正確地選擇文件級著錄。因為文件級著錄，以單份文件為著錄對象，具有詳、全、準(zhǔn)地揭示每份文檔內(nèi)容，利于提高檢準(zhǔn)率、檢全率的特點，尤其適合用于機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免等以單份文件為檢索對象的文檔，以及珍貴文檔、價值較高的文檔和數(shù)量較少的文檔。積極、穩(wěn)妥和持久的工作思路，不僅看到了文件級著錄的優(yōu)點，而且針對其工作量大、用時長、見效慢、所需經(jīng)費(fèi)匱乏和人力不足等特點，采取了“各個擊破”“打殲滅戰(zhàn)”的著錄工作策略和及時為高校領(lǐng)導(dǎo)決策和其他工作服務(wù)的措施，從而收到了取長補(bǔ)短的效果。

四、結(jié)論

綜上所述，筆者認(rèn)為，在高校文檔信息化建設(shè)的過程中，實現(xiàn)文檔機(jī)檢管理上的“急于求成”和“畏難”思想是不正確的，與之相應(yīng)選擇的著錄級別也是不適當(dāng)?shù)摹Ｖ挥蟹e極、穩(wěn)妥和持久的工作思路，以及文件級的著錄方法才是唯一正確的選擇。注重質(zhì)量，在一個相對較長的時期內(nèi)，完成數(shù)據(jù)著錄和錄入并建立文檔機(jī)檢管理系統(tǒng)，看起來似乎時間長了些，但與低質(zhì)量需重新返工的機(jī)檢系統(tǒng)相比，其實是一勞永“益”的，即節(jié)省了人力、物力、財力，又節(jié)省了時間，有利于更好地發(fā)揮高校檔工作的服務(wù)功能，推進(jìn)高校檔案工作的信息化建設(shè)。