對高校文檔著錄工作的幾點思考

■田穎慧

高校檔案工作是檔案事業發展的重要組成部分。當前，許多高校不僅有高標準的檔案室，有的更是建立了自己的檔案館。實現高校文檔管理的數字化、信息化，全面、快速、準確地向高校管理人員、一線教師、在校學生或往屆畢業生提供檢索服務，是提升高校文檔管理水平的重大舉措。在這方面，許多高校檔案館（室）根據自身情況，做了不少有益探索。從微機檢索的效果看，還不十分理想，主要表現為檢準率低、檢全率差、檢速慢。其原因是多方面的，如著錄人員業務水平有待提高、著錄標引質量參差不齊、制定的著錄規則和分類體系標準是否恰當等問題。但筆者認為關鍵是在開展文檔著錄工作的規劃思路和著錄級別的選擇上，存在如下幾方面問題。

一、著錄標引工作中的“急于求成”傾向

這種傾向，表現為急功近利，希望在短時間內就完成相當數量文檔的著錄標引工作，實現機檢管理，在一、二年甚至更短時間內就完成全部高校館（室）藏文檔的著錄標引工作并建立文檔機檢管理系統。究其原因：

一是對文檔管理信息化建設這一不斷發展變化的新生事物缺乏充分的認識。隨著中國特色社會主義教育事業的日益發展，各高校在校務管理、教職工管理、學生管理、教學和科研管理諸方面，產生的文檔數量越來越多，保管和查找亦越來越困難，使得高校檔案管理人員整理文檔和提供利用服務的工作量不斷加大。而同時由于文檔管理的人員、軟硬件設備等配備不足，校館（室）藏文檔資源不能充分開發，傳統的檢索方式已經遠遠不能滿足創世界一流名校和高校自身教學、科研等發展的需要，因此，文檔管理的數字化、信息化勢在必行。機檢文檔管理的現代化，是檔案領域基于計算機技術、數字通信技術和互聯網技術等開展的一場全面提升檔案管理水平的技術革命，是中國檔案史包括高校文檔管理史上前所未有的事情，是一個新生事物。一方面，它不僅要求有強有力的組織領導，有一大批勝任檔案工作信息化條件下的組織管理人員、技術操作人員、計算機維修和數據維護人員，還要求加強收集、整理、鑒定、編目等基礎業務工作，重視各項業務的規范化、標準化，以便為建立文檔數據庫和相應的檢索系統，實現文檔管理的數字化、信息化做好準備。而這方面，沒有可供照抄照搬的經驗，有的也僅限于借鑒，我們只能根據自身的實際情況，通過艱苦細致的工作，邊學邊干，摸索前行。另一方面，機檢文檔管理作為文檔信息化建設的重要組成部分，作為新生事物，雖然具有強大的生命力，但總體上它還處在初級階段，有待進一步發展和完善。因此，實現高校文檔管理的現代化，既不十分遙遠，也不會在短時間內完成。

二是對機檢文檔管理的現代化是一個由量變到質變的過程認識不足。如同任何事物的發展都有一個從低級到高級逐步發展演變的過程一樣，完成高校文檔著錄標引和機檢管理系統，同樣需一個相對較長的時間，進行著錄數據量的積累，而不能期冀在短時間內完成。這是因為許多高等院校歷史悠久，館（室）存檔年代久遠，形成的歷史時期不同，且數量多，特別是新中國成立后形成的文檔更是數量龐大，并每年仍在持續增長，內容豐富，涉及院校行政管理和眾多學科，文檔案卷質量參差不齊。同時，現有條件下，高校檔案館（室）人力、物力、財力不足，文檔整理、保管、借閱、信息化建設等各項工作時間緊、任務重。這些都是制約高校檔案館（室）短時間完成文檔機檢管理系統、實現館（室）藏文檔數字化的不利因素。

三是在強調為現時的校務中心工作、教學科研工作和學生管理與就業等服務的同時，忽視了實現文檔機檢管理現代化的根本目的和長遠利益。文檔機檢管理數字化、信息化建設的根本目的是快、準、全地向利用者提供服務，保護文檔原件。開展這項工作是高校文檔管理史上具有長遠意義的戰略措施，是百年大計，決不是短期行為。它不僅強調盡快完成文檔著錄標引和微機檢索系統，為建設一流名校服務，為校務中心工作服務，更注重文檔管理和教育事業發展的長遠需要。否則，只圖快，而不慎重選擇著錄級別，忽視著錄標引質量，加之人為誤差，必然大大降低微機檢索的檢準率、檢全率，使完成的文檔機檢系統“留之無用，棄之可惜”。若返工，則會造成更大人力、物力、財力的浪費，且效果不一定好。

急于求成的傾向，必然不適當地選擇著錄級別。

一是不適當地選擇案卷級著錄。案卷級著錄，是以檔案文件的卷、冊、袋、盒為著錄對象的一種方法，與文件級著錄相比，具有工作效率高、用時短、見效快、節省人力財力物力、節省計算機存儲空間等優點，適合下列文檔組成的案卷為著錄對象：①案卷整理質量較高；②卷內文檔內容或作者單一；③標題能夠精練準確地反映卷內文檔內容；④統計表、人員名冊類案卷；⑤避免雜卷。急于求成者，往往只看到案卷級著錄的優點，而忽視了案卷級著錄對案卷質量和內容單一性的具體要求 ，特別是在文檔案卷形成的歷史階段不同、組卷標準和質量不一，卷冊數量大、內容繁雜的情況下，選擇案卷級的著錄方法顯然是不適當的。同時，由于案卷級著錄較文件級著錄建立的文檔機檢管理系統檢全率有余，檢準率不足，從而也就無法保證文檔機檢有一個理想的結果。

二是不適當地選擇文件組合級著錄。文件組合級著錄不是《檔案著錄規則》規定的一種著錄級別，而是探索著錄標引工作方法的一個嘗試。其宗旨是在文檔卷冊數量大、整理基礎差的條件下，達到節省人力、物力、財力和時間的目的，以盡快建立文檔機檢管理系統并投入運行。文件組合級著錄，適合以下文檔組成的案卷為著錄對象：①同一案卷內有幾份內容相同或相近的文件，把該組文件看作是不同責任者的聯合發文進行著錄，以實現分類號和主題詞的各自組合。②同一案卷內有一個責任者發出的幾份內容不同的文件，把這組文件看作是一個責任者發出的一份多主題的文件，將其轉化為文件級著錄，以實現文件的組合。③在同一案卷內的文件不能實現組合著錄標引的情況下，案卷級與文件級，適合哪種著錄級別，就按哪一級別著錄。但文件組合的著錄法還有一些問題需要解決。首先，實現主題詞和分類號各自組合的同類內容文件，其作者和文檔產生時間不一致，如何制定著錄規則有待商榷。其次，能夠實現組合的幾份文件，在同一案卷內沒有接續裝訂在一起，需查找翻閱，影響工作效率。第三，無論哪種條件下的組合著錄標引，都近乎案卷級著錄標引，其效果依然是檢準率不足，檢全率有余。第四，必須先期對案卷現狀做周密細致的調查，若不符合采用文件級組合方法著錄的文檔較多，則不宜采用此法。在這里，急于求成者，同樣只看到了文件組合級著錄的長處，沒有具體分析校館（室）藏檔案的實際現狀，沒有看到該方法仍不很完善，因而選擇文件組合級著錄不應成為優選方案。

二、著錄標引工作中的“畏難”傾向

這種傾向的表現是坐等不前，望“卷”興嘆，消極被動。其產生的原因：一是低估了完成著錄標引實現文檔機檢管理的有利條件。①計算機技術、現代通信技術、互聯網技術的廣泛應用和發展，為實現文檔機檢管理現代化提供了科學技術手段。②計算機與信息科學、檔案專業等高等教育的開展，使通過正規大專院校畢業的相關專業的人才日益增多，且源源不斷地充實到包括高校檔案館（室）在內的檔案隊伍中來，極大地提高了高校檔案管理隊伍的知識水平和業務技術能力，為實現文檔機檢管理提供了人才保證。③在新時代全面建設小康社會和堅持改革開放的新形勢下，檔案為高校領導決策服務、為校務中心工作服務、為重大科研項目服務、為學生擇業就業等服務，日益顯示出重要性，并不斷擴大影響，引起各級領導對檔案信息化建設的高度重視，從而為實現文檔機檢管理提供了組織保障。二是看到困難多，過多強調了人力、物力、財力的不足和時間不足，過高估計了案卷數量多、整理質量差給規范化、標準化為基礎的信息化管理帶來的不利因素。

在“畏難”傾向下，既不積極主動地去努力做好案卷質量的基礎工作，改進和提高案卷質量，以便為著錄標引做好前期準備工作，又不腳踏實地地在現有條件下，耐心細致地探索符合自身實際的著錄標引方法，其結果必是坐失大好時機，延誤文檔機檢管理系統的建立。

三、著錄標引工作中的“積極、穩妥和持久”的工作思路

這一工作思路主張在一個相對較長的時間內，面對大量的館（室）藏檔案，實行化整為零、各個擊破的持久策略，積極穩妥地推進文檔著錄標引工作，在確保著錄標引高質量的基礎上，力求高效率，不斷積累數據，持續擴大數據庫信息儲量，最終建立一個檢速快、檢索準、檢索全的文檔機檢管理系統。其理由：①在館（室）藏文檔數量龐大、形成時間長、內容千差萬別、質量不一、現有人財物力不足的情況下，短時間內高標準地完成幾大部分甚至全部館（室）藏文檔的著錄標引和相應的機檢系統是不可能的。只有集中力量、集中時間，對某階段文檔的一部分打“殲滅戰”，才是行之有效的。具體做法：根據某一時期形成文檔的多少和整理質量，或先易后難，或依利用率的高低，或視破損情況急需保護的程度，確定重點著錄標引對象，在統一整個歷史時期著錄規則及其他標準的前提下，一步步開展著錄標引工作，最后完成整塊文檔的機檢管理系統。同時，每完成一部分文檔的著錄標引和機檢程序，就立即投入使用，并加強手工文檔檢索工作，以解決完成全部文檔機檢所需時間過長，與當下為高校中心工作、為教學和科研服務的矛盾。②實現文檔機檢管理，即著眼于及時為當前的教育事業發展和高校建設服務，更注重高校文檔管理信息化建設的長遠需要，而不是一哄而起、一陣熱，是積極穩妥和相對持久的。③著錄級別的選擇，不僅直接關系著著錄標引的質量，更直接影響著整個著錄工作的進度和績效的完成，因而注重著錄標引質量的方法，必然需要一個相對較長的時間。

積極、穩妥和持久的工作思路，必然正確地選擇文件級著錄。因為文件級著錄，以單份文件為著錄對象，具有詳、全、準地揭示每份文檔內容，利于提高檢準率、檢全率的特點，尤其適合用于機構設置、干部任免等以單份文件為檢索對象的文檔，以及珍貴文檔、價值較高的文檔和數量較少的文檔。積極、穩妥和持久的工作思路，不僅看到了文件級著錄的優點，而且針對其工作量大、用時長、見效慢、所需經費匱乏和人力不足等特點，采取了“各個擊破”“打殲滅戰”的著錄工作策略和及時為高校領導決策和其他工作服務的措施，從而收到了取長補短的效果。

四、結論

綜上所述，筆者認為，在高校文檔信息化建設的過程中，實現文檔機檢管理上的“急于求成”和“畏難”思想是不正確的，與之相應選擇的著錄級別也是不適當的。只有積極、穩妥和持久的工作思路，以及文件級的著錄方法才是唯一正確的選擇。注重質量，在一個相對較長的時期內，完成數據著錄和錄入并建立文檔機檢管理系統，看起來似乎時間長了些，但與低質量需重新返工的機檢系統相比，其實是一勞永“益”的，即節省了人力、物力、財力，又節省了時間，有利于更好地發揮高校檔工作的服務功能，推進高校檔案工作的信息化建設。