《企業檔案工作規范》解讀

第八章 企業檔案信息化建設

三、傳統載體檔案數字化要求

對傳統載體檔案進行數字化是檔案信息化資源建設的又一重要內容。所謂傳統載體檔案，是指相對于電子文件來說更早出現的用以記錄人類歷史活動的其他檔案載體，如紙質檔案、膠片檔案等。所謂數字化( digitization)，是用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程，例如，紙質檔案數字化(digitization of paper- based records)就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。

8.3.1 企業可根據檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統載體檔案實施數字化。

企業檔案部門保存的傳統載體檔案并非都有必要進行數字化。那么，哪些檔案要數字化呢？我們認為，選擇對傳統載體檔案進行數字化應充分考慮以下因素:

一是企業生產經營管理需求。是否切合企業生產、經營和管理的需要；是否存在用戶支持；要滿足哪類用戶的需求；是否有利于提高用戶服務質量；提供服務方式和手段是否更加靈活。

二是企業檔案信息資源狀況。是否可以挽救載體狀況差的資源；是否可使其增值；是否可提高利用率；是否具有特色；是否更方便存取、檢索。

三是企業檔案工作狀況。是否有足夠的資金；技術支持程度如何；各部門之間的合作是否充分；領導的態度；與其他信息機構交流程度如何；是否具備有力的人才隊伍支撐。

四是預期收益情況。所取得的效益與支出是否平衡；整體效益大小；對完成預定目標影響力大小；是否有利于發揮資源價值；檔案館(室)藏是否得到了優化。

在具體的實施過程中，由于檔案自身存在狀態、保存和利用價值等各方面情況非常復雜，各個企業應該根據自身實際需求和館(室)藏檔案的情況，依據信息化的根本要求，將這些要素進行綜合考察，制定符合本企業要求的數字化原則和標準。

8.3.2 紙質檔案數字化應符合DA/T31 的要求，縮微膠片數字化應符合DA/T43 的要求。

2005 年4 月30 日，國家檔案局發布《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T31—2005)，規定了紙質檔案數字化的主要技術要求。

1.紙質檔案數字化基本要求

(1)基本原則。紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

(2)數字化對象的確定原則。應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化：一是必須符合國家檔案開放規定以及有關規定；二是屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用值高的檔案可列入數字化加工的范圍。

(3)基本環節。紙質檔案數字化的基本環節主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。

(4)過程管理。一是加強紙質檔案數字化各環節的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全；二是紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。

2.主要注意事項和技術要求

(1)破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平成熨平等)后再進行掃描。

(2)紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

(3)頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。

(4)掃描分率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。需要進行OCR 漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。