大數據時代高校檔案信息化建設途徑分析

■劉 平 雷 勵 劉淑妮

大數據時代,信息化是中文使用頻率非常高的概念之一，信息化是以現代通信、網絡、數據庫技術為基礎，對所研究對象各要素匯總至數據庫，供特定人群生活、工作、學習、輔助決策等和人類息息相關的各種行為相結合的一種技術。使用該技術后可以極大地提高各種行為的效率，為推動社會提供極大的技術支持。作為信息系統重要組成的檔案部門不可避免的受到時代的沖擊，檔案信息化建設是信息時代對檔案工作的必然需求。

一、信息化建設中的問題及挑戰

各行各業信息化的高速發展，對社會各方面產生了極大的影響，也為信息部門提供了一種全新的服務方式和手段，網絡信息技術的高速發展給檔案事業帶來良好的發展機遇的同時，也給檔案管理提出了更高的要求，使我們廣大的檔案工作者在信息化建設過程中，面臨許多新的問題與挑戰。

（一）適應整個社會信息技術快速發展所帶來的挑戰。隨著整個社會網絡信息技術的高速發展，存在數量眾多的不同類型的電子文檔，如何解決在網絡平臺下電子檔案的歸檔與利用、對數量眾多的紙質檔案如何處理、確保信息安全與資源共享等問題就顯得重大而迫切。檔案作為重要的信息資源，其管理正面臨前所未有的機遇和挑戰。

（二）滿足日益增長的用戶需求所帶來的挑戰。在信息大量產生并迅速傳播的今天，人們對信息的需要更加求準、求快、求全，特別是對于高校文化知識層次比較高的利用群體更是這樣。檔案部門要在方便查閱和管理等方面下功夫，提高檔案信息資源利用率。

（三）信息化建設的整體性和協調性所帶來的挑戰。隨著信息化應用的不斷深化，特別是信息化與各行各業的深度融合，對信息化的整體性與協調性提出了更高的要求。

（四）檔案的信息地位的確立所帶來的挑戰。在傳統的檔案工作中，人們比較注重檔案實體的管理，對檔案的信息屬性則認識不足，信息服務相當薄弱。隨著社會的進步，人們對信息的需求不斷增加，檔案的信息地位也因此得到了社會各方面的認可。

二、檔案信息化建設路徑與解決對策

（一）加強檔案信息化建設的基礎性工作

1.管理理念和先進的技術人才是全面推進信息化建設的關鍵環節。除了管理理念和先進的人才外，還需要領導高度重視，將檔案的信息數字化建設納入整個部門信息化建設的總體規劃之中，爭取一定的資金投入，做好信息化建設前期準備工作。

2.制度保障是有序推進信息化建設的重要舉措。檔案部門先期制定電子文件接收、管理標準，建立和完善信息建設規劃，運維管理，共建共享保障，信息安全保障等一系列強有力的規范。此舉對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通具有十分重大的意義。

3.建立檔案信息網絡建設的協調機構，制定統一的信息標準與編碼規范。改革各部門條塊分割，各自為政的局面，建立一個統一的信息共享基礎數據庫，實現交換共享與數據采集。此舉是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。

4.建設前期基礎工作是大幅度提高電子檔案歸檔的比例，盡快形成數據規模。并將電子檔案資源進行整合管理，建設大容量的信息資源數據庫，實現計算機檢索系統實用化，滿足社會對檔案信息資源的需求，強化檔案管理信息系統和其它信息系統的數據共享和集成整合。

(二)檔案數字化是檔案館信息化建設的重要組成部分

在檔案信息化建設中，檔案數字化是基礎，更是一個高度整合的概念，它包括檔案信息的采集輸入、加工處理、存儲保管和利用輸出四個方面。檔案信息數字化包括原有館藏檔案的數字化和新生成檔案的數字化兩部分。這里所說的原有館藏檔案是指各檔案館保存的在傳統條件下生成的紙質檔案，新生成檔案則是指在數字化環境中生成的依靠計算機等設備才能閱讀的電子類檔案。一座數字化檔案館的建設需要大量人力物力的投入，各級檔案部門可以借助各方面的力量，采用各種各樣的手段和途徑，將所歸檔案進行數字化。

1.利用網絡，確保新生成電子類檔案隨時歸檔

近幾年，隨著辦公自動化水平的提高，隨著OA辦公系統的深入推進，產生大量的電子文件，檔案信息化建設的一項重要任務，就是怎樣做到讓當前在數字化環境中新生成的大量電子類檔案在移交檔案館時，能夠繼續保持原有的數字化形態，順勢成為檔案數據庫中的資源。如果進館后再進行數字化處理，這樣就會浪費大量的人力和物力，得不償失。具體可以嘗試以下方法：一是我們可以借助于互聯網，把不同信息網絡站點鏈接在一起，使各行各業、各檔案部門之間的信息資源共享互補。二是檔案部門可以根據自身需要有目的的從網上采集一些信息充實自己的館藏，如我館的新聞采集系統。三是可對歸檔單位形成的電子文件和辦公自動化系統生成的電子檔案進行直接下載刻盤，拷貝復制，使其成為數字化館藏的一部分。四是檔案管理系統可以與各歸檔部門的數據庫系統對接，比如檔案館和研究生系統對接，使研究生數據信息通過在線進行檔案實時移交，避免減少重復勞動，有效防止了重復著錄中的數據誤差，提高了檔案管理的質量和效率。五是建議學校網絡信息管理部門建設檔案云存儲（信息集成與共享平臺），學校各部門通過這個平臺進行信息交換與數據采集，大家及時有效的采集信息，提高信息獲取速度，各部門都獲益多多。

2.加快館藏紙質檔案的數字化建設

對于各級各類檔案館來講，將原有館藏檔案數字化必將是其中心工作之一，任務相當繁重。如何選擇適合自己的方法與途徑，將館藏紙質檔案進行數字化處理。處理的方法包括掃描和拍照。在組織實施方面，我館進行了以下有益的嘗試。首先利用學校有些部門比如教務處，需要建自己的教務系統數據庫，這時他們需要大量的原始館藏檔案，這時與其協商，檔案館無償提供原始檔案，教務處在掃描完成建成新數據庫時，檔案館通過抽取和重新組合的方式把庫中相關信息和數據直接導入到檔案館管理系統，達到回溯建庫的目的。其次組織可以利用的人力，學校檔案館可以利用勤工助學的學生，協助完成一些著錄條目等簡單的普助性工作，而掃描和拍照等這些技術性工作由檔案館人員完成。像下面的一些簡單工作我們也是讓勤工助學的學生協助完成的，比如檔案系統和OA 系統對接后的一些工作（OA 系統只有文件，而檔案系統包括案卷和文件2 種，通過掛接入庫的方式需要組織人員花費一定的時間和精力，進行案卷的篩選、分類和調整）。最后參加學校一些大的信息建設項目，例如把檔案館信息建設納入到學校信息建設985 平臺中去，這樣可以爭取一定的資金支持，利用這些資金將館藏檔案數字化的工作外包給專業掃描公司完成，這樣可以大大提高數字化建設的速度和質量。