一名普通檔案工作者的夢想

■伏傳鳳

我的夢想是從認識檔案開始的，對檔案概念的理解經歷了由點到線、由線到面，由淺到深的過程，這個過程使我的檔案夢逐漸形成和壯大。

一、學生時代對檔案的認識

初中階段，我在歷史課上第一次聽到檔案，對它抱有一種好奇的心態，知道它是皇家的產物，記載著皇帝起居的大事，與百姓無關；高中課本上又一次看到檔案，原來它的載體不僅有甲骨文，還有竹簡、木版，這些載體記載的歷史都是檔案；大學階段，關于檔案的問題更多了，各個歷史時期國家的政治、經濟、軍事等活動的記錄都是檔案，家譜、人物傳、牌文等也是檔案；研究生學習階段，對檔案有了進一步深入的認識和了解，檔案載體多種多樣，有甲骨、竹簡、木版、紙、膠片等，既有文字的，也有聲像的。檔案是歷史第一手記錄材料，對于一個善于追求歷史真相的人來說，自然就對檔案產生了好奇，學習之余一直保持著對檔案的關注和了解。

二、工作后對檔案的了解

學生時代種下的檔案“種子”注定要破土而出的，對檔案產生的興趣是磨不掉的。畢業時報考事業單位，我首先選擇了檔案館，如愿地進入了檔案的大門，實現了我學生時代的夢想。帶著美好的憧憬來到了檔案管理科，上班的第二天我拿著鑰匙進入了向往好奇的檔案庫房，一櫥一櫥地看，瀏覽不同門類的檔案，并開始了嶄新的工作生活。

平凡的工作崗位貴在堅持和默默地付出。來到檔案館后，我先是在業務指導科工作，負責全區六十多個區直部門和街道文書檔案的立卷工作，指導檔案室規范認定，參與單位國家二級檔案館復查驗收工作。后來在征集管理科工作，負責日常接待查檔工作，地方史料征集及全區的檔案移交接收工作，看似簡單平常的工作，要想做好必須付出巨大的耐心、細心和愛心。付出就有回報，我所在的科室2014 年被省檔案館評為省級優秀服務窗口，我本人也于2015 年被省檔案館評為檔案宣傳先進個人。

最初的新鮮感過去后，天天無休止的收集、接收、整理和查閱檔案，工作環境和方法不變，變的是查檔人的面孔，月復一月，年復一年，感覺有些單調乏味。身處新時代，大講中國夢，一個檔案夢和創新求變的想法涌上心頭。

三、打造檔案夢

十多年的檔案管理工作實踐，使我逐漸認識到檔案接收、整理、保管、利用工作也有輕重和創新點。合理分配時間，做好這幾項工作，厘清幾個模塊的輕重緩急，就像數學中的優選項，不但利于管理工作長遠和短期利益，而且能創造管理工作最大效率。

我在工作中細心探索每項業務的內在規律，和每項工作中容易出現的問題，并廣泛收集查閱檔案人員的反饋信息和社會對檔案的需求的信息。這些是我制定計劃和搞好工作的主要依據，把庫房檔案劃分為四個模塊，一是利用率高的模塊，二是利用較高的模塊，三是利用低的模塊，四是利用率幾乎為零的模塊。通過這樣的分類劃分，一方面為制定檔案接收方案提供了重要依據，對利用率高的檔案制定早接收計劃，高度關注這類檔案的整理保管情況，從源頭上做好工作，最大限度地保證這類檔案產生最大的社會效益；另一方面為檔案鑒定工作提供技術支撐，對多年利用率為零的階級或成份等檔案，加強鑒定，該打包封存就單獨存放，該銷毀就抓緊辦理手續進行銷毀，減輕了檔案管理員的負擔，節省了管理費用；第三為全館制定工作計劃和檔案保護提供依據；第四為檔案數字化提供參考，對利用率高和較高的檔案優先進行掃描，為檔案利用工作夯實了基礎，最大限度第滿足人們對檔案的需求，進一步提高檔案社會效益。

為了擴大檔案工作的宣傳，讓檔案走進人們的生活，我精選檔案利用工作的典型實例，編制成了檔案利用工作紀實片，采用了“大揭秘”、“檔案紀實片”的方式匯編成的，圖文并茂融入了檔案介紹、價值、興趣、社會作用等內容。這種圖片既反映了現實作用又有歷史價值，還有典型個例分析。雖不能像“大揭秘”、“檔案紀實”吸引人們的眼球，但比原來編制的利用效果實例匯編效果和作用大了很多，受到社會普遍好評，被區新聞中心評為紀實片二等獎，這是檔案館成立以來首次獲得的新聞部門頒發的獎項，同時也是文明城市復查的重要驗收材料之一。

幾年來，數字化工作成為檔案館重點工作。這項工作既耗人力又費物力，是檔案館的百年大計工程。不嚴密實施，會導致很多問題。目前各檔案館在數字化掃描過程中大都存在以下問題：采用政府購買的方式承包給有關公司，負責具體掃描業務的人員往往缺少檔案知識，加上雇傭的人員不穩定，更換頻繁；檔案館人員少，實施全程監督有困難等等。這些問題的存在不利于檔案掃描的精準性。為了減少這些不利因素帶來的影響，確保我館檔案數字化質量，根據我館實際情況制定了以下措施：一是突出重點，不做無用功，從利用率高的檔案開始掃描，逐漸延伸到利用率較高的檔案。二是嚴格把好入口關，認真審查投標單位的資質、人員、制度等情況。三是制定詳細的實施細則，對中標單位執行了“三定五查方案”。所謂“三定”：一定規則制度，對檔案保密、人員穩定、掃描質量、案卷情況寫在紙上落實在行動上，工作人員在掃描過程中，不準拍照，不準將檔案帶到掃描區以外，對掃描完的設備送到保密局進行處理，對涉密件不準掃描；二定期培訓，對掃描人員上崗前培訓，重點是機讀目錄與掃描文件掛接，機讀目錄與原文一一對應，不能掛錯，出現牛頭對馬尾的情況，確保檔案掃描的質量，不能出現倒訂、換位的現象，并盡量減少拆掃檔案的損壞；三定驗收方案，對掃描的檔案采取隨時抽查定期驗收相結合的方法，對出現的問題在8 小時內予以解決。五查：一查案卷頁碼，對掃描案卷頁碼是否完整，對需完善的案卷，掃描之前就補充完整；二查卷內目錄是否齊全，掃描之前要把卷內目錄補充完整，并完善機讀目錄；三查案卷檔案是否有破損，有問題的檔案進行處理；四查案卷題名是否符合要求，對不能揭示檔案內容的案卷，擬定副標題或者更換卷皮重新擬定標題；五查案卷掃描后，重新裝訂的案卷是否符合要求。經過這些措施后，確保了館內數字化工作有序有質開展。

人人都有夢想，作為一名普普通通的檔案工作者，我的夢想就是完成學生時代的美好愿望，在檔案管理崗位上，久久為攻，持之以恒地把清貧無趣的檔案搞活，滿足社會對檔案的需求。