淺析信息化背景下如何做好檔案管理工作

■趙 品

信息化背景下，給檔案管理的工作帶來了新的挑戰，既有利的一面，也有弊的一面，因此如何正確的看到信息化給檔案管理工作帶來的變化，趨利避害，積極的創新檔案管理的方法，成為了檔案管理主要的工作內容。然而目前在具體的管理中，還存在著網絡安全問題、數據歸檔問題、電子檔案真實性等問題，不利于檔案工作的開展，因此本文以此為背景，來對信息化背景下，檔案管理的工作進行探討。

信息化背景下，檔案管理的主要對象為數字檔案，管理的核心也往搜集利用方向轉變，而且檔案的利用方式也逐漸的網絡化，在給用戶提供方便的同時，也給檔案管理工作帶來了挑戰。工作人員需要改變傳統的管理模式，從思路、方法以及策略等方面，利用信息計劃進行創新，以此來保證檔案管理的質量。

一、信息化背景下，檔案管理的特征

信息化背景下，檔案也往信息化方向發展，因此使得檔案管理具備如下特征：

首先管理的對象主要為數字檔案。信息化背景下，電子檔案逐漸的取代了紙質檔案，使得目前絕大多數檔案都是以電子檔案為主。而電子檔案跟紙質檔案相比，具備一定的虛擬性，又具備復制、拷貝、以及傳輸等功能。

其次，檔案管理的核心向收集利用方向轉變。傳統的檔案為紙質檔案，在收集、保管、整理等方面都需要消耗大量的時間和人力，效率非常低，而信息化背景下，紙質檔案向電子檔案轉換，就無需花費大量的時間和人力來進行管理。信息化背景下，只需要利用互聯網技術、電子技術就能快速的對檔案進行收集、歸納、檢索等，有效的提高了檔案管理的質量。

二、信息化背景下，檔案管理面臨的問題

信息化背景下，優化了檔案管理路徑、方式、策略等，但是與此同時也面臨著一些問題，如歸檔問題、網絡安全問題、以及真實性等問題等，本文通過歸納總結如下：

（一）檔案數據歸檔問題

紙質檔案主要是文書、實物、照片等，因此可以明確的對紙質檔案進行劃分。而信息化背景下，紙質檔案轉換成電子檔案，這些以數據形式存在的檔案歸檔成為了一個問題，因為目前還沒有一個相關的歸檔規定，在歸檔、分類起來大家也都意見無法保持統一，從而導致檔案歸檔混亂的現象。并且每一個的檔案信息都非常多，如果歸檔的方式不一樣，歸檔的系統也不一樣，這樣對于檔案的檢索、查詢、以及管理都是十分不利的。

（二）網絡安全問題

眾所周知，信息技術的出現，即給人們帶來了便利，同時又帶來了挑戰。在檔案管理中，利用信息技術，雖然有效的提高了管理的效率以及利用率，但是網絡安全問題又給檔案管理帶來了安全挑戰。近幾年，我國頻繁的爆發出檔案信息泄露的事件，簡單的檔案泄露個人信息，給人們的生活帶來了困擾，或者造成經濟損失，嚴重者國家檔案如果遭到泄露。尤其是一些重要的信息如果落入到競爭國家中，就有可能影響整個國家的安全。因此必須要做好網絡安全問題。

（三）電子檔案的真實性問題

紙質檔案，都是通過人工記載、保存的，真實性比較高，只要是工作人員綜合素質高，就不會出現檔案造假問題。但是信息化背景下，檔案通過電子技術，以數據形式存在，其具有虛擬化，所以其真實性就無法確定，并且在保存過程中，由于其便捷性，還很容易發生篡改的事情，讓其真實性待考證。

三、信息化背景下，檔案管理的優化建議

通過以上分析了解到信息化背景下，檔案管理面臨的歸檔問題、網絡安全問題、以及真實性等問題，因此根據本人多年工作經驗，建議做出如下對策，來優化檔案管理的工作。

（一）加強對電子檔案的歸檔

首先統一歸檔方法，制定歸檔要求。信息化背景下，檔案以電子檔案為主，除了加強電子檔案資源的收集，還要制定歸檔要求，明確歸檔的方法，各個工作人員需要完全按照歸檔要求來進行歸檔，以此來保證歸檔效率。

其次做好電子公文的歸檔。在收集公文檔案時，要保證內容的全面性、可靠性，然后在按照規定對公文進行電子轉換，并且設置歸檔的模塊，以此來做好電子公文的歸檔。

此外，做好多媒體檔案的歸檔。目前檔案種類中，多媒體類的檔案非常多，如照片檔案、視頻檔案以及音頻檔案等，歸檔的工作量也比較大，因此也要制定相應的規章制度，來對這些多媒體檔案，讓這些檔案可以有章可循，如按照類別來進行歸檔，或者按著時間來歸檔，又或者按著同一件事情、同一個人、同一個主題來進行歸檔。

（二）以法治思維構建檔案信息安全體系

鑒于目前檔案管理中的網絡安全問題，建議利用法治思維來創新檔案管理的信息安全體系。目前，我國有《網絡安全法》、《國家保密法》、《各級檔案館檔案使用范圍規定》等法律，法律中明確了破壞檔案信息安全的一些處罰，以及一些保障措施，因此在檔案管理中也要以嚴格遵守這些已經實施的法律為基礎，來做好檔案的安全。其次，全員樹立科學的信息安全觀，在具體的工作中，學會用法律的思維，按照法律的原則來搜集檔案、歸檔檔案、檢索檔案等。此外還需要實施安全制度，全員按照安全制度來進行執行。而且對于一些檔案，還可以按照我國信息系統安全等級保護標準，來進行檔案安全劃分，以此來做好檔案的安全管理。而且，相關的法律體系也需要定期進行完善，以此來彌補現有法律條款的漏洞，以法治的思維來保護檔案信息的安全。

（三）創新檔案利用機制

首先要主動的提供推送服務。在具體的管理中，檔案管理人員需要利用信息技術來深挖檔案的價值，以及檔案利用者的需求，主動為其提供推送服務，提高檔案的利用率。

其次加強檔案的共享。信息化背景下，應該利用信息技術將部門之間的檔案跟檔案館進行整合，然后進行共享，以此來為檔案的使用者提供一站式的服務。

此外，還需要各大檔案館還需要加大對檔案管理的經費投入，完善基礎設施，引進信息化檔案管理人才，做好檔案管理的培訓工作，以此來保證檔案管理的工作。

綜上所述，信息化背景下，為檔案管理的搜集、歸納、檢索等工作提供了便捷，但是與此同時，還帶來了歸檔問題、網絡安全問題、檔案真實性等問題，不利于檔案管理工作的開展。因此需要加強電子檔案的歸檔，統一歸檔方法，并且以法制思維創建信息安全保護系統，通過法律、準則等方式來保證網絡安全。此外，還需要創新檔案利用機制，不斷的優化檔案管理的方法，來做好信息化背景下的檔案管理工作。