淺談做好新時期村級檔案管理工作重要性

■崔彩萍

近年來，隨著深化改革的不斷深入，我國社會主義新農村建設、基層黨組織建設、精準扶貧、村級文化精神文明建設等各項工作都步入了正常運行軌道。檔案工作作為促進各項事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據，建立和完善村級檔案管理體制機制，做好村級檔案管理便成為當前村委的一項非常重要的工作職責。在我駐村扶貧兩年多的時間里，發現這項工作仍處于不規范或混亂狀態。由此可見，當務之急是把新時期村級建檔和檔案管理工作納入到村委重要議事日程上來，應把檔案管理工作真正成為村委的一項重要工作抓緊、抓實、抓細。

一、新時期村級檔案管理工作重要性

檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進各項事業科學發展,維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。檔案具有儲存知識、傳播知識和文化傳承的功能。檔案工作是記錄歷史、服務社會、造福人民的崇高事業，是黨和國家各項工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是各級各部門各單位的重要職責。村級檔案是村民委員會在村民自治過程中形成的具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的原始記錄。村級檔案真實客觀地記錄著廣大農民勤勞智慧和歷史發展的軌跡。因此，根據檔案法律法規相關規定，村級應切實加強對檔案工作的領導，配備檔案人員，建立綜合檔案室，配備必要的檔案管理設施設備。做好村級檔案管理是村委的一項非常重要的工作職責。

新時期和新形勢下，村委工作內容之多、工作量之大、工作對象錯綜復雜，村級檔案的內容和載體也就不拘一格、多種多樣，主要包括六大類。一是村容村貌建設類,如基礎設施建設、道路修建、危房改造、宅基地審批、電網路網改造等。二是社會治安綜合治理類，如民俗民風、敬老愛老和殘疾人事業、留守兒童和孤寡老人管理、民事糾紛處理、計劃生育、婚姻、農村新型合作醫療保險、五保戶、低保戶等。三是精準扶貧類內容,如建檔立卡貧困戶申請書、信息采集表、收入測算表，精準識別扶貧手冊及各種臺賬（教育扶貧、民政救助、醫保救助、危房改造、異地搬遷、小額貸款等）。四是村級建設工作類，如黨建工作、村級行政工作、支村兩委換屆選舉、精神文明建設、村級文化建設等。五是廉政建設類，村委財務收支情況、村務活動和財務公開、退耕還林和土地承包、各種承包協議和承包合同等。六是榮譽實物類，如錦旗、獎牌、獎杯、榮譽證書及舊印章等。

二、當前村級檔案管理中存在的主要問題

按照行政層級劃分，村委會是最基層管理單位，也是行政基礎性管理單位，是上一級或更上一級行政管理工作的重要源頭。那么，檔案工作作為村委的一項非常重要的基礎性工作，應科學規范地做好村級檔案管理工作，更好地為村級經濟建設、政治建設、文化建設、社會建設和黨的建設服務。但在實際工作中，由于工作內容復雜、管理水平、文化差異和一些村干部對檔案管理的輕視，使村級檔案管理工作處于不規范或混亂狀態。目前，村級檔案管理工作主要存在以下幾方面的問題。

（一）重視不夠，檔案管理體制機制不健全。一些村干部對檔案工作認識不足，重視不夠。首先，從管理機制上沒有村檔案管理領導小組，村委沒有分管領導，沒有制定相關的規章制度，沒有配備檔案人員。其次，從管理設施設備上沒有村綜合檔案室，沒有檔案柜、復印機、打印機等。第三，從管理業務上也沒有較規范的簿、表、卡等管理臺賬。

（二）文件材料無人管，檔案資料亂堆、亂放、亂存現象嚴重。在工作中由于村委會無檔案管理人員、無辦公場所、無設施設備，導致文件材料和檔案資料亂堆、亂放、亂存。雖然一些木質柜、鐵皮柜里擺放著文件材料，但均沒有進行過系統的收集整理裝訂和歸檔。這些散亂和未整理過的文件材料，隨著時間的推移最終還是隨意銷毀、丟失或以廢紙處理，造成嚴重的檔案資料流失。

（三）管理不規范，檔案資料的規范管理沒有形成經常化、制度化。在日常工作中，一些村雖然有檔案管理制度，但只是流于形式，雖然有檔案人員也是身兼數職，無暇顧及檔案工作，對本村形成的文件材料、資料以及上級下發的有關文件材料均無規范的收發或登記，也沒有進行規范的收集、整理、裝訂和歸檔，包括本村的財務會計資料也只是放在鐵皮柜里。村級檔案沒有實行集中統一管理；還有一些村干部工作責任心不強，在村干部變動中檔案工作不交接，出現檔案管理中空檔、脫檔現象；還有的村干部將檔案資料據為己有，成為了自己的私有財產；還有一些村雖然有村檔案室，但檔案數量寥寥無幾，檔案之間無連續性。

（四）村級檔案人員專業素質不高，村檔案信息工作嚴重匱乏。在村民自治工作中每天都要形成大量的文件材料資料，這些文件材料都應進行系統的收集整理，形成一套規范的歸檔程序或管理辦法，但在實際工作中，由于檔案人員缺乏專業技術和對檔案專業知識的學習，使得村級檔案工作在管理上出現諸多漏洞和問題。一是村檔案人員沒有接受過檔案專業知識培訓，對檔案管理工作一竅不通，有的檔案人員連最基本的檔案工作俗語也叫不上來。二是村檔案人員工作積極性、主動性不強，缺乏工作熱情和奉獻精神。三是文件材料和檔案資料的管理出現了無集中管理的混亂現象。

（五）村級檔案管理中，對人力、物力和財力投入不夠?，F階段，農村經濟快速發展，經濟形勢發生了根本性變化，村集體經濟不斷壯大，但是村委在檔案工作上投入不夠，村級檔案管理設施設備嚴重缺乏。這也是造成村級檔案管理混亂的主要原因之一。

三、做好新時期村級檔案管理工作的措施對策

新形勢下，村委會應嚴格按照檔案法律法規的規定，明確工作職責，落實工作任務，制定工作措施，加大投入力度，實施規范管理，充分發揮檔案資料在各項事業中的特殊作用，真正將村級檔案管理工作納入村委的重要議事日程，抓在手上，落實在行動上，具體措施如下：

（一）完善工作機制體制，形成檔案工作管理網絡。一是成立以村支書或村委主任為組長的村級檔案管理工作領導小組，進一步明確分管領導，明確工作任務，確定檔案人員，做到村級檔案工作同村經濟工作同安排、同部署、同落實。二是建立村級綜合檔案室，配置檔案柜（架）、復印機、打字機、掃描儀、檔案管理軟件等必要的檔案管理設施設備。三是配備專（兼）職檔案管理人員，努力提高檔案人員專業素質，經常參加上級有關部門舉辦的檔案專業知識培訓。檔案人員應刻苦鉆研檔案業務知識，掌握檔案管理相關技能，成為檔案工作行家里手。四是建立完善檔案工作相關規章制度，如：檔案資料歸檔制度，文件材料收集、整理、登記制度，檔案資料（查）借閱利用登記制度，檔案資料鑒定銷毀制度，檔案資料集中管理制度，檔案資料保管制度等等。五是建立和完善村級檔案管理網絡。各村民小組都應設置檔案資料工作聯絡員，明確工作職責、任務，及時將村民小組形成的文件資料進行歸檔，確保檔案資料系統完整。

（二）加大投入力度，改善檔案保管體系。村級檔案是國家全部檔案的重要組成部分，村委應加大資金投入力度，拿出專門資金，配備必要的設施設備。按照村級檔案管理規定，根據村實際情況應設置15平方米的檔案專用庫房，15 平方米的查閱閱覽室，配置必要的辦公桌、椅、柜、架，配備空調、防潮、防濕、防鼠、防蟲、防高溫等設備，落實檔案保管“八防”措施。

（三）規范村級檔案管理，切實做好村級檔案資料收集整理歸檔工作。當前，村委工作已不同于以往的農業生產、栽樹、修路等單一性的工作。在實際工作中，特別是新時期的村委會，會議文件、工作內容以及管理性質都發生了根本性的變化。因此，村委所形成的檔案資料的門類和載體也發生了巨大變化。一是建立村級文件材料收發文登記簿，并責成專人做好村委會收發文登記工作，防止各類文件材料的丟失和失密，防止立卷、歸檔時的不齊全、不完整現象。二是建立和完善村級檔案分類方案和分類示意圖，科學劃分各類檔案資料的收集整理歸檔范圍、保管期限及檔案資料種類等。三是建立和完善科學規范的檔案資料管理臺賬，如村級檔案資料總目錄，歸檔文件目錄，檔案案卷目錄，會計檔案目錄，實物檔案目錄，聲像檔案目錄等。四是建立和完善文件材料和檔案資料的移交手續。村民小組向村委移交有關檔案資料須辦理相關移交手續，村委內部相關工作人員因工作變動時，應辦理相關移交手續，確保文件材料和檔案資料之間的歷史聯系，確保檔案資料的系統完整和絕對安全。

（四）強化檔案工作宣傳力度，多管齊下做好村級檔案工作。村干部檔案意識的強弱是直接關系到村級檔案能否按規定建立和規范管理的關鍵所在。因此，要在農村加大對檔案法律法規知識的宣傳力度，利用廣播、電視、圖片、展覽、咨詢、板報、標語、報紙等多種媒體進行廣泛宣傳教育。首先，在村干部范圍內宣傳檔案知識，真正用檔案法律法規武裝頭腦，增強村干部檔案意識。其次，要對村級檔案人員進行檔案業務知識的培訓，強化村檔案人員的業務素質，提升做好檔案工作業務水平。第三，要加大對廣大農民群眾檔案知識的宣傳力度，努力提高依法治村，管檔用檔自覺性，真正用法律法規規范和約束村干部和廣大群眾檔案工作行為，努力提高村級檔案工作管理水平。

（五）切實開展村級檔案開發利用工作，充分發揮檔案在農村經濟社會發展中的積極作用。檔案的價值在于利用，檔案資料管理的目的是對檔案信息資源的開發利用，最大限度地發揮檔案在各項事業發展中的積極作用。因此，村級檔案和村級檔案工作在不斷增加檔案數量和不斷趨于規范的前提下，為農業農村工作、脫貧攻堅工作、村級精神文明建設、文化建設、村容村貌建設、社會治安綜合治理工作、農村醫保、五保、計生、養老、殘疾人管理等等提供第一手資料。

新時期村級檔案是實現農業增產、農民增收、農村穩定的重要歷史資源。建立和完善村級檔案管理體制機制，依法加強對村級檔案工作的領導，努力規范村級檔案管理，做到事事記錄在案，件件有據可查，使村級檔案和檔案工作與村委全面工作密不可分，同時,又是做好基層基礎性工作的根本所在。