淺談企業辦公室文秘工作質量和水平優化策略

馬姍姍

摘 要：文秘是企業中比較特殊的一項工作，在企業的日常運營過程中，文秘職員通常是在領導的指揮和安排下開展工作。因此，文秘人員需要具備有效處理信息，以及能夠妥善協調各級關系的能力，發揮文秘上傳下達和溝通協調的作用。而文秘職員的工作水平將會對辦公室的整體辦公效率和質量造成嚴重的影響。基于此，本文將簡單分析企業文秘工作的質量和水平的重要性，進而對優化企業辦公室文秘工作的有效策略進行探究。

關鍵詞：文秘工作;工作質量;優化策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.202

1 辦公室文秘工作質量水平的重要性

辦公室是為企業行政管理辦公的重要場所，承擔企業的各類管理和行政工作，是企業正常運轉的重要紐帶。對上級，需要明晰工作開展情況，并及時匯報工作進展，對下級，需要及時有效地傳達上級的通知和任務，并且在這其中，還需要處理好工作中的各種細節。除此之外，辦公室還具有對內對外的協調溝通職能，對內，辦公室需要對企業中的各項工作之間、各級員工之間以及工作和工作人員之間的關系做好協調，對外，需要進行溝通交流，并做好經濟交易等工作。因此，辦公室文秘職員作為辦公室中最為關鍵和特殊的工作人員，其工作質量和工作水準關系到了辦公室的工作效率和質量，企業必須高度重視起文秘的工作質量和水平，通過有效策略對其進行提高。

2 企業辦公室文秘工作的主要問題

1）文秘人員工作能力欠缺。企業的辦公室工作普遍比較繁重和瑣碎，面對超負荷的工作，辦公室文秘人員常常為了完成大量的工作任務而變得被動和機械，因此難以在大量繁雜工作中把握到重點，導致文秘人員難以得到能力上的鍛煉和提升，長期則導致辦公室文秘人員的工作能力欠缺的問題，無法將文秘人員在辦公室中的工作中應有的作用得到充分發揮，最終影響到辦公室的工作效率。

2）辦公室文秘人員數量不足。企業辦公室工作量大，文秘工作更是繁重，使得許多人并不喜歡文秘工作，尤其當代大學生普遍不愿受苦挨累，畢業生很少有人愿意投身辦公室文秘事業。因此各企業文秘工作者的數量始終難以達到工作的需要，而大量的工作造成文秘工作壓力大，難以控制工作節奏，導致在實際工作中，文秘人員經常出現或大或小的錯誤和失誤，難以保證辦公室的辦公質量和效率。

3 提高企業辦公室文秘工作水平的策略

1）加強對文秘工作者培訓和管理。要想提高企業辦公室的文秘工作水平，首先要從文秘工作的執行者入手，提高文秘職工的工作能力和專業水平。加強對文秘工作者的培訓和管理對于提高他們的工作能力十分重要，首先應當有目標、有計劃地對文秘工作者進行逐步的培訓，通過專項技能培訓以及強化職業教育，來培養和提升文秘人員的辦公能力、服務意識和職業素質。其次，要加強對人的管理，完善和明確責任制度，將工作責任落實到人，規范文秘工作人員的行為和態度，提升工作人員的責任心，從而使文秘工作者的專業水平得到提升。

2）完善監督機制和考核制度。監督是管理工作的重要職能之一，對于提高工作效率和水平具有很好的效果，在企業辦公室文秘工作中，完善監督體制，加強工作監督，可以安排多人進行互相監督，或者安排專人專項負責監督工作。對于一些工作的細節要做出明確的規定和標準，并將工作過程和成果納入績效考核，制定科學完善的獎勵和懲罰辦法，對于工作積極的、能力突出的、成果優異的員工分別給予獎勵，并視情況對各方面能力都很突出的員工提供晉升機會，以此來激勵員工積極面對工作，確保工作更加優質地完成。但相對的，企業的考核制度必須要做到賞罰分明，對于工作消極、錯誤頻出的員工應視情節嚴重性給予警告或其他處分。

3）工作中突出重點。企業辦公室文秘工作雖然任務重，工作繁雜，但事實上，在這些工作當中也有主次之分，有工作重點。對于文秘人員而言，最主要的工作就是對信息和文件進行整理，并將重要信息準確無誤地傳達給上下級。因此，文秘人員應當在不斷實踐中掌握工作的重點和工作的主要脈絡，充分發揮出自己的作用，及時地將下級重要信息細致全面地匯報給上級領導，也及時地將上級領導的指示詳細傳達給下層工作者，并強調要點和注意事項，從而推動企業工作的順利開展。

4）壯大文秘人員隊伍。企業文秘工作繁重且復雜，因此文秘工作人員過少難免導致工作不夠周全，因此企業有必要擴充文秘工作員工隊伍，增添文秘工作人員數量，使文秘工作者相互配合和補充，從而促進企業的穩定發展。但由于文秘工作需要消耗員工的大量時間和精力，少有人主動投身文秘崗位，故而需要企業提出豐厚的招聘條件，使收入回報與精力的付出對等，來吸引新的文秘工作人員，同時還需要提高原有文秘人員的待遇，留住原有文秘人員。

4 文秘工作者提高自身工作能力

1）合理安排工作的能力。從事文秘工作的職員，必須能夠將自己的工作進行妥善的安排，不但要對工作任務進行合理細分，還需要正確判斷工作的輕重緩急，合理的安排工作的順序和時間，優先處理緊急和重要的事務，不能拖延，之后再處理其他事務，并規劃出最有利和最有效率的工作方法。同時還需要及時做好記錄，包括需要處理的事情，重要和緊急的工作，以及工作的進展等內容，對工作的記錄也是文秘工作的一部分。除此以外，文秘工作者還應當留出一定的空白時間，用于處理可能出現的遺漏工作和臨時補充工作等。

2）加強文秘人員的溝通和表達能力。文秘工作對于員工的溝通和表達能力具有很高的要求，人與人之間的溝通交流至關重要，生活中很多誤會都是由于溝通不當造成的，在工作當中也是如此，文秘工作人員的其中一項主要工作就是與領導及時溝通，對領導的安排和指示向下層進行傳達，如果這當中出現溝通問題，或表達有誤的情況，很可能傳達錯誤指示，造成工作的延誤。這就需要文秘工作人員加強自身的溝通交流以及表達能力。首先，從事文秘工作，應當學習基本的社交禮儀，在協同領導進行對外商務洽談等工作時，要表現得體，尊重他人，能夠與他人進行良好的溝通。其次，文秘工作人員應當及時與領導溝通，了解領導的需求，避免因為自己的情報信息不足，導致開展活動時出現紕漏。最后，在進行對上下級的信息傳遞時，不但要將信息整理核實，還需要進行準確、全面、有重點的傳達，避免因為表達上的失誤，造成工作上的延誤和麻煩。

3）文秘人員應當不斷提高自身專業技能。優秀的文秘工作者，需要學習許多方面的知識技能，包括公文寫作能力、辦公軟件的應用能力、簡單的電腦操作、口語表達能力以及社交禮儀的練習等。隨著社會的發展進步，我國已經進入到了信息時代，而企業辦公也與時俱，向信息化方向前進，對于辦公室工作人員也提出了新的要求。辦公室文秘人員也應當對自身的專業技能不斷學習和提升，更新自身的知識體系，學習新的技能，主動適應新時代的要求。

4）提高服務意識。作為辦公室的文秘人員，必須要幫助領導完成日常工作，處理瑣碎事務，并對領導的工作要求進行傳達以及跟進監督。這需要文秘人員具有為事業奉獻的精神，企業辦公室文秘人員的身份要求其以大局為重，以企業的利益為主，因此，辦公室文秘人員必須要樹立起愛崗敬業的精神，認真負責的心態，認真完成工作中的每一件事。

5 結束語

綜上所述，要提高辦公室文秘工作的質量和水平，從企業的角度出發，可以加強對文秘工作者的培訓和管理、完善監督機制以及考核制度、突出工作中的重點并適度壯大文秘工作者的隊伍。從文秘工作人員的角度出發，可以加強文秘工作者合理安排工作的能力、溝通表達能力、對專業技能的掌握以及服務意識的提高。這些措施都將對企業的長久發展產生積極的促進作用。

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