機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策

夏春穎

（河北省城市建設檔案館，河北 石家莊 050000）

一、數字化檔案管理的優勢

（一）提高辦公自動化水平，減少資源浪費

在事業單位檔案管理工作中，傳統的管理方式比較粗放，需要不斷增設人員，定期更新管理軟件和硬件設備，不僅會提高管理成本，還會影響檔案管理效率的提升。在數字化檔案管理模式下，檔案可以擺脫傳統紙質載體形式，以數字化方式儲存在電腦中，便于隨時調取和使用，可以節省許多空間，降低管理成本，還能夠提高工作效率。

（二）保證檔案得到充分利用，資源隨時共享

數字化檔案通過先進技術的處理后，可以及時得到歸檔與存儲。事業單位對于檔案資料的利用相對較多，許多部門均需要通過調用、查詢相應的檔案資料才能指導工作。數字化檔案管理可以為各部門隨時提供及時準確、有效的信息，為決策提供相應的參考依據。同時，數字化檔案管理可以實現資源共享，便于人們在不同時間、不同地點隨時使用和查閱信息。

二、事業單位在開展數字化檔案管理中所面臨的工作現狀

（一）沒有專業的管理人才作為工作的保障

數字化的檔案管理，對管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要有專業知識，又要有現代化知識，還要將其與數字化的技術結合起來，共同作用于檔案管理工作之中，但是就事業單位的情況來看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現在很多工作人員沒有將兩者兼顧起來，有的工作人員除了管理檔案之外，還要負責其他方面的工作，沒有對檔案的管理工作進行研究；加之有的單位在對檔案進行管理時，主要還是沿用傳統的紙質管理的方式，工作人員對傳統的紙質檔案的管理比較熟悉，但是由于對數字化技術了解地不夠深入，以至于在運用數字化技術進行檔案管理不能做到得心應手。

（二）檔案管理的技術相對滯后

在進行數字化檔案管理時，數字化技術的應用是非常關鍵的。但是就工作開展的情況來看，數字化應用還存在不夠理想的狀態。這主要表現在有的單位在應用技術時，沒有與時俱進地運用最新的技術，使得技術和檔案管理之間存在著差距，所應用的技術相對落后。再加上由于資金投入有限，一些管理上所用到的各種硬件設施也存在老化的現象，不能夠進行有效地利用，這些老化的設備給檔案管理人員在工作中帶來了很多的不便。

三、事業單位數字化檔案管理現狀對策

（一）在思想上，應該高度重視檔案數字化管理

檔案管理部門的負責人及具體檔案工作者，要高度重視檔案數字化管理工作，將檔案數字化建設納入部門業務工作實際中，為檔案數字化管理添置必備的計算機、掃描儀、數碼照相機等先進信息設備，注重檔案數字信息的采集、加工、傳輸等。完善檔案數字化管理規章制度，針對部門檔案數字化管理的現實需要，研究制定檔案數字化管理、查詢、利用等規定。此外，要優化人員配置，根據檔案數字化管理工作的實際需要，配置數字化、信息化和網絡化檔案管理工作所需的復合型人才隊伍。

（二）建立并完善科學的管理體系

在事業單位未來的檔案管理工作中，數字化的應用以及與紙質、電子等各種形態檔案的有機融合是主要的發展方向。為了能夠達到這樣的工作效果，事業單位要采取一些必要的措施和管理策略，例如要對不同性質、不同類別的檔案資料采取不同的管理方式；設置具體的檔案管理的科學權限，要明確并細化具體的工作負責人和工作職能，將管理的責任落實到實處。

（三）建立檔案管理數字化標準

合理、全面、科學的數字化標準能夠使檔案的收集、整理、分類、保存等各個關節都處于可控、可查狀態，保證檔案管理工作的科學、有序、高效。首先要建立管理性規范標準，它包括了檔案數字資源的合法性、安全性相關問題，保障了檔案信息的唯一性；其次要建立技術性規范標準，通過對數字化檔案的應用技術做出規定，以消除技術應用不當產生的問題。

（四）提高安全防護技術，及時更新軟硬件設施

要進一步提高安全防護技術，保證數字檔案的絕對安全。數字檔案主要利用網絡和計算機設備進行存儲，因此，其安全必須要得到保障，否則一旦遭到黑客、病毒的攻擊與入侵，就會給機關事業單位的各項工作造成不可彌補的損失。因此，必須要結合實際情況，安裝殺毒軟件，設置防火墻，或者限制訪問權限等；定期更新數據庫與病毒庫，做好文件、檔案的備份工作，一旦發生意外，也不會導致數據資料丟失，加強軟件與硬件的更新和建設，提高技術水平，實現對檔案資源的有效利用與共享。

（五）將管理中涉及到的預算進行適當的增加

數字化檔案管理是需要一定的投入特別是資金的投入作為工作的基礎，所以事業單位在編制工作預算時，要按照工作以及有關規定的要求，對單位的檔案管理方面進行必要的資金投入，其主要著眼點聚焦于數字化技術的開發以及應用，給檔案管理工作提供科學的設備；在預算上，事業單位也要認真聽取財務人員特別是上級財務部門的意見和建議，根據實際情況進行適當的調整和投入，確保在增加預算方面做到依法依規。

（六）建立檔案信息化平臺

檔案管理部門要在實現檔案全文檢索、館藏檔案數字化歸檔的前提下，把檔案管理系統、辦公自動化系統、教務系統、科研系統等連接起來，建立一個檔案信息化共享平臺，讓各個部門能夠共享數據資源、發展成果，達到實現資源共享的目的，以提高各部門的工作效率。

結語

在事業單位中，要對檔案管理的新特點進行有效地研判，并對檔案管理工作中呈現出的新的發展趨勢進行認真研究和部署。隨著檔案管理數字化的不斷改進，要進一步強化創新的工作理念，認真研究并部署檔案管理工作中的對策，實現數字化的全面發展。