淺析辦公室主任如何有效的履行職責

王 毅

恩施市煙葉分公司，湖北 恩施 445000

辦公室是一個可以把領導和員工結合起來的并進行協調的一個部門。所以說辦公室主任的存在就是十分重要的。這就要求辦公室主任要具有良好的綜合素質，以及充足的知識儲備。并且要求辦公室主任可以有效的履行職責，發揮自己的作用，這樣才能促進企業的長遠發展。

一、辦公室主任的職責

辦公室主任的職責主要和辦公室的業務有關，企業的日常事務對辦公室業務會產生一定的影響。所以說辦公室主任的主要職責就是管理辦公室的日常事務，能夠讓辦公室業務順利開展，并且對員工進行管理，給企業和領導提供一些相關的發展建議。而且辦公室主任的職業素質應該是比較全面的，要具備良好的綜合素養和職業道德，這樣才有利于企業更好的發展。

二、辦公室主任有效的履行職責的方法

（一）具有良好的綜合素質

要想辦公室具有比較好的氛圍，那么辦公室主任就要具有良好的綜合素質。辦公室主任要有優秀的政治素質，才能在日常出現的一些情況和問題上進行高度的思考和解決，而且還要樹立正確的事業觀和世界觀，還有權力觀。在工作的時候，要踏踏實實的做事，做一個光明磊落的人，具有良好的執行能力，應該知道自己什么可以做，什么不能做，什么話該說，什么話不該說，在做事情的時候要講究原則，不要觸碰底線。

作為一個辦公室主任，難免會在工作的時候受到委屈和一些爭議。這個時候就需要辦公室主任具有良好的品德素質，能夠忍受住，從企業的角度出發去解決問題。辦公室主任的任務還是很繁重的，而且還會有比較大的壓力，需要處理一些比較緊急的問題，這個時候就需要辦公室主任能夠知難而上，承受住壓力，要學會把壓力轉化為動力，在遇到困難的時候，積極地想出解決辦法，從而來解決出現的一些問題。而且辦公室主任在工作中要做到不搶風頭，不推卸責任，以企業的榮譽為關鍵，努力工作。并且辦公室主任要廉潔奉公，不能為了自己的私利，而去以權謀私，這就違反了辦公室主任的職業操守，所以要想有效地履行職責就要在對待事情上做到光明磊落。

要想做好一名辦公室主任，就要具有良好的知識儲備，在平常中要善于思考，積極的參與實踐，在實踐中不斷提高自己，這樣才能有寬闊的視野和良好的知識素養，在遇到困難時可以很好的看清局勢，找到突破口，從而可以解決問題。作為一名辦公室主任，要具有良好的心理素質，在遇到問題時不煩躁不憤怒，可以從容而隨和的解決。而且還要對自己有信心，多多的思考，做事情的時候要謹慎小心。而且在平時的工作中，說話要有一定的力度，做事情的時候也要有毅力。在取得一些優秀的成績的時候不要驕傲，要保持清醒的頭腦。

（二）對企業發展事物進行科學參謀

辦公室作為管理層的意愿，要對企業的管理具有一定的責任。在日常工作中，辦公室主任要對企業的發展和管理提出一些有效的建議。雖然辦公室主任不能直接地對企業做出決策但是在發現問題的時候，可以通過對一些事物進行調整來解決問題。對于企業的發展，辦公室主任要對未來有一個良好的規劃，在日常工作中如果發現了問題，要及時地向企業進行匯報，并且提供出一些有效的解決措施。使企業更好的發展，就要對員工的信息進行核查，把這些信息進行總結，分析出員工在企業發展中存在的一些問題，不僅如此還要對未來的發展提出一些比較科學的具體的建議。

（三）安排有序、提高工作效率

辦公室的任務還是比較多的，所以說為了能夠讓辦公室井然有序可以很好的配合，就要發揮辦公室主任的作用了。作為辦公室主任，在辦公室的事務中就要突出政務服務。在領導進行決策前，要提供充足的資料，并且提前對資料進行深刻的分析、標注，這樣才能提出一些比較有效的建議。而且在角色中，要與領導的精神思想保持高度的一致，這樣才能準確無誤地指導領導的意圖。在決策后要及時地制定出解決方案，合理地分配工作才能有效地提高工作效率。

在處理日常工作中，要提前有一個完善的工作思路，找出問題的重點，從這個重點進行突破。在進行解決問題的時候，要學會冷靜沉穩，而且還要有一個準確的定位。對員工進行積極的協調。鼓勵大家一起解決問題，并在問題解決后，認真的進行總結。及時反饋也是一個十分重要的事情，如果不及時的進行凍結和反饋，就會在一些事情上出現小失誤，這樣就會給企業帶來不利的影響。

對于辦公室主任來說，在工作中要突出重點抓關鍵抓全面。在進行工作時，辦公室主任要對工作的方法和要求做到仔細檢查，并且非常嚴謹的對待，不要在可能會出現的一些比較小的事情上出現紕漏。在工作中很小的一些細節，可以較好地反映出一個辦公室主任的職業水平。所以說在工作中就要求辦公室主任能夠以小見大，增強對工作的敏感性，不可以忽視任何事情，尤其是領導特別關注的事情，而且在事情辦妥辦完為止之前不能夠放松，要全身心的投入到工作中，才能更好的發揮辦公室主任的職責。

在一個企業的發展中，所有部門都是一個群體，所以說要互相尊重，并且真誠的對待對方。在工作中，如果員工遇到困難的時候就要辦公室主任及時地對他進行幫助，不要過多的去批評，這樣會打擊員工的上進心。只有互相配合和支持，才能夠更好的促進企業的發展。而且在日常生活中，要和員工之間進行多方面的溝通，在同事遇到問題的時候及時的提出幫助，如果同級的同事在工作上出現了一些差錯時，就要盡自己最大的努力去解決問題，進行補救，這樣就可以獲得同事的尊重，而且同事之間就應該是相互理解相互支持的關系。要想一個企業可以更好的發展，團結合作是一個關鍵前提，所以說辦公室主任要在平時的工作中懂得團結的重要性。要和外部力量以及相關的單位進行溝通和協調，那樣才能提供一個良好的工作環境，對企業的發展也能提供一個很好的幫助。

（四）善于對工作進行總結和創新

作為一名辦公室主任，就有很多的責任。一些企業的事務，員工的工作思想和在生活中的思想，以及在工作和生活中遇到的問題，都需要由辦公室主任去解決。并且辦公室主任要及時對自身進行總結，這樣才可以更好的開展工作。并且要對企業的發展以及自己的工作方法進行創新。這樣才能更好的對員工和企業進行服務。辦公室主任也需要不斷的學習，在休息時可以與員工進行溝通，了解一下員工的內心想法，還可以像一些其他的管理者學習一些經驗來提升自己的工作水平，這樣才可以更好的幫助企業使企業得到更好的發展。

（五）胸懷全局，逐步強化綜合能力

辦公室主任的主要工作職責是為上級領導做好服務工作，充當領導的好助手。所以，辦公室主任一方面要具備優異的素質，另一方面也要具備高超的本領。

第一，要擁有整體判斷能力。辦公室主任由于處于較為特殊的位置，必須要具有長遠的眼光、良好的戰略性思維。要能夠從政治層面出發考慮問題，不僅要觀察到事情的表象，同時也要深入認識到事情的本質屬性，突破重點矛盾，理清主流與輔佐事情，明白事情的輕重緩急，精準權衡利弊得失，為領導制定長遠發展計劃提供科學的建議，充分發揮自身引導和輔佐的功能。第二，要擁有良好的創新水平。辦公室主任要具有敏銳的分析能力與感知能力，要擁有較好的想象力。思路要不拘一格，要能夠在困境中尋找突破口，根據問題提出有針對性、有效的解決方案，從而促使問題能夠及時、快速的解決。第三，要擁有良好的組織協調能力。辦公室是企業正常運營中不可或缺的一部分，而辦公室主任更在日常事務中扮演非常重要的角色。由于辦公室主任工作職責的特殊性，每天都需要協調各種各樣公司部門內部、公司與其它公司之間的事情與關系，而良好的組織協調能力能夠讓辦公室主任在工作中游刃有余。第四，要擁有良好的語言組織能力。在辦公室日常工作任務中，文字工作時其中非常重要的一部分，良好的文字功底有助于產生事半功倍的效果。所以辦公室主任必須要充分加強自身語言組織能力訓練，逐步提高自身的語言綜合運用水平，憑借扎實的文字功底將領導的核心思想以及公司的發展決策通過公告、通知等方式完美傳達給各個部門與員工。第五，要能夠熟練應用現代化管理手段。辦公室主任在日常工作過程中，許多工作都需要應用到計算機以及現代化辦公設備，能夠很好的改善工作效率與品質。辦公室主任不僅需要掌握心理學、企業管理學，同時還需要了解組織行為學、人才培養學等。

（六）與時俱進，不斷推進辦公室工作新局面

辦公室主任是企業發展中極其重要的一個職務，一定程度上關系到企業未來發展狀況，因此辦公室主任必須要具有較好的綜合素養，始終以科學發展觀為指導，加強與現代化社會的交流，積極主動的接受和學習新技術、新思想，為企業發展尋找新的生機，逐步提升辦公室整體工作品質，為企業進一步發展提供有力支持。首先，要改變現有思維理念，積極接受新思想、新理念。一方面要養成良好的市場觀念。辦公室主任要積極了解現代社會市場環境變化，提高自身的競爭意識與風險防范水平，不斷開拓市場，提高企業內部管理效果，從而為企業經營帶來更好的經濟效益。另一方面要充分重視工作效率。辦公室主任要提高自身的組織協調能力，構建健全的企業內部工作體系，不斷提高工作效率，促使各個部門、各個人員在開會、辦公或者處理工作事宜等時，都要做到行動迅速、不拖泥帶水，提高工作效率。其次，要強化服務水平。在現代化社會環境中，辦公室主任必須要形成良好的服務理念，不論是為領導，還是基層人員或者其他部門，都要做到一絲不茍，以實際行動強化辦公室的服務水平。

三、結語

所以說，分公司主任在企業中是一個特殊地位的存在，他既屬于管理者，又屬于普通員工。要積極的對企業出現的問題進行提議，并且要對企業的決策負責。而且一個好的辦公室主任要具有良好的發展眼光，在面對困難時，細心并且耐心完成工作時要具有良好的毅力。并且可以給領導提供一些有效的建議，而且在員工遇到困難時，可以對員工進行幫助，從而來解決困難。作為一名辦公室主任，需要不斷的學習，這樣才能更好的統領好辦公室工作。提高辦公室的工作水平和服務質量，這樣既有利于辦公室的進步，也有利于企業的進步，而且還要為企業的發展做出更多的貢獻。