信息化時代職稱檔案管理

（錫林郭勒職業(yè)學院，內蒙古 錫林郭勒 026000）

引言

企業(yè)職稱檔案管理人員構成了“人”的要素，隨著職稱檔案管理向信息化、智能化趨勢發(fā)展，提升他們適應時代要求的職稱檔案管理能力則成為了第一要務。職稱檔案管理的對象則構成了“物”的要素，企業(yè)職稱檔案管理對象涉及科研、人事、文書、圖情等多個板塊，所以實現(xiàn)對這些職稱檔案對象的開發(fā)與利用則成為了做好企業(yè)職稱檔案管理的落腳點。

一、企業(yè)職稱檔案管理存在的不足

隨著增強企業(yè)助力區(qū)域社會經(jīng)濟發(fā)展的要求被提出，企業(yè)已將職稱檔案資源開發(fā)與利用提上議事日程，但在實踐中卻缺少長效機制保障。具體表現(xiàn)為:（一）參與職稱檔案資源開發(fā)和利用工作的人力資源整合工作相對滯后；（二）職稱檔案資源開發(fā)與利用相脫節(jié)，難以對區(qū)域社會經(jīng)濟發(fā)展提供建設性建議；（三）職稱檔案資源開發(fā)與利用的工作體系尚不健全，無法實現(xiàn)全域式的職稱檔案資源開發(fā)與利用工作。由于這項工作還未形成機制，則導致了大量的人才職稱檔案資源仍處于“沉睡”狀態(tài)。在國家大力推進教育扶貧的歷史背景下，便弱化了就業(yè)與人才服務中心的服務能力和與社會保障部門之間的協(xié)作能力。

二、信息化時代職稱檔案管理措施

（一）堅持更新觀念，持續(xù)推進職稱檔案現(xiàn)代化建設

信息化時代職稱檔案管理措施之一是堅持更新觀念，持續(xù)推進職稱檔案現(xiàn)代化建設。觀念的更新是實現(xiàn)職稱檔案管理工作模式創(chuàng)新建構的重要前提，作為職稱檔案管理工作人員，在接納大數(shù)據(jù)與信息資源共享發(fā)展觀的基礎上，積極地對管理工作模式進行創(chuàng)新建構。對職稱檔案管理工作更新觀念，就要求管理人員將“數(shù)字化”這一詞匯作為管理工作的關鍵詞，基于此，管理人員必須摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，樹立電子職稱檔案管理意識，以快速地適應數(shù)字化職稱檔案的發(fā)展進程。

（二）積極構建職稱檔案資料的信息化管理系統(tǒng)

信息化時代職稱檔案管理措施之二是積極構建職稱檔案資料的信息化管理系統(tǒng)。在進行數(shù)字化的職稱檔案資料信息化管理系統(tǒng)構建時，職稱檔案館的單位領導應對職稱檔案管理系統(tǒng)的信息化建設加大投入，在發(fā)展基金充足的基礎上做到完備購置信息化管理的硬件設備，同時要積極的對軟件工具進行引進。此外，要保障職稱檔案資料信息化管理系統(tǒng)的操作人員具有較高的技能水準。在信息化管理軟件系統(tǒng)的支持下，管理人員可以實現(xiàn)對職稱檔案資料的實時更新，可以在管理人事職稱檔案時通過特定檢索直接添加某一位工作人員的勞動成果與績效情況。對職稱檔案資料信息化管理系統(tǒng)構建時，要關注各個系統(tǒng)分支的聯(lián)動性，以實現(xiàn)對職稱檔案信息的及時導入與轉換，并實現(xiàn)對職稱檔案資料的全生命周期管理。

（三）提高相關管理人員的綜合素質與能力

信息化時代職稱檔案管理措施之三是提高相關管理人員的綜合素質與能力。管理人員，是整個管理系統(tǒng)的核心人物，管理人員的綜合素質和能力直接關系到職稱檔案管理的工作質量。因此，對管理人員的培訓必須提上日程，企業(yè)方面要高度重視起來，以定期培訓的方式提高管理人員的職業(yè)意識和服務精神。必要的時候，還要進行業(yè)務能力的定期考察，保證管理人員的工作高效進行。關鍵還是要培養(yǎng)管理人員對計算機的操作能力，鼓勵使用電子設備存儲職稱檔案資料。因為使用電子設備存儲資料不僅節(jié)約空間，也可減少人力物力的投入，還可以提高管理工作的效率。必要時可以制定相關的獎懲措施，激勵員工學習計算機應用方面的能力。

（四）明確職稱檔案整理的內容，確保職稱檔案材料齊全完整

信息化時代職稱檔案管理措施之四是明確職稱檔案整理的內容，確保職稱檔案材料齊全完整。專業(yè)技術人員職稱檔案歸檔材料主要包括職稱評審中形成的材料。職稱評審工作，情況復雜，涉及面廣，時間長；再加上機構改革變化，管理人員調動，管理無章可循等原因，使職稱檔案材料缺損嚴重。因此，首先整理出既全面又能突出重點的歸檔材料，是職稱檔案信息化的前提和基礎。收集重點應包括專業(yè)技術人員的學歷水平、專業(yè)特長、工作單位、學識水平、工作業(yè)績、繼續(xù)教育情況、創(chuàng)造發(fā)明、成果論著及年度考核等。其次根據(jù)職稱檔案的性質特點，把收集好的職稱檔案材料按不同系列、不同專業(yè)分類整理，可按以下步驟操作：一是按不同系列、不同專業(yè)挑選材料，分類存放。二是在分類基礎上篩選，逐人逐項裝訂成冊。三是按專業(yè)分類、以姓氏筆畫，編號排序，整齊存放。對于外地調入的專業(yè)技術人員職稱檔案，應填寫外地人員調入確認表，完善職稱檔案內容。

（五）服務創(chuàng)新，升級發(fā)展

信息化時代職稱檔案管理措施之五是服務創(chuàng)新，升級發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代下，職稱檔案數(shù)據(jù)資源開始變得更加易得，但是針對職稱檔案服務價值而言，在對職稱檔案進行管理時，管理工作人員應注重對當前的服務模式進行創(chuàng)新，才能保證職稱檔案本身的作用真正被發(fā)揮出來。在創(chuàng)新職稱檔案服務模式時，職稱檔案管理工作人員應首先對信息進行充分挖掘，在大數(shù)據(jù)挖掘技術下，職稱檔案數(shù)據(jù)的自身價值可以被分類，并可以在創(chuàng)新應用視角下對職稱檔案內容進行調整，形成全新的職稱檔案數(shù)據(jù)內容服務體系，從而實現(xiàn)對職稱檔案知識服務框架的優(yōu)化。在創(chuàng)新服務方面，應確保具備層級完善的職稱檔案管理組織結構，政府應提倡信息高度公開，提倡職稱檔案更多的關注對用戶的個性化服務與用戶新需求的不斷滿足。在具體創(chuàng)新時，則要從信息檢索方式、職稱檔案利用模式以及個性化信息供給方式等方面加以改進，確保職稱檔案數(shù)據(jù)信息資源供給質量上乘，形成覆蓋范圍更廣的職稱檔案服務網(wǎng)絡格局。

結語

總之，企業(yè)需積極改進職稱檔案管理工作中的問題，合理運用現(xiàn)代信息化技術，促進其工作的現(xiàn)代化發(fā)展。職稱檔案是對以前工作經(jīng)驗的記實，可對企業(yè)起到參考作用，利于其后續(xù)的發(fā)展。