探討如何提高銀行檔案工作的服務(wù)功效

（江蘇銀行鹽城分行，江蘇 鹽城 224000）

引言：作為銀行工作中的重要模塊，銀行檔案工作在維護銀行和客戶權(quán)益、防范經(jīng)營風(fēng)險、促進業(yè)務(wù)順利開展等方面具有重大作用。但在銀行檔案工作中尚存有重業(yè)務(wù)輕管理、服務(wù)意識不強且素質(zhì)不高、制度不健全等問題，影響檔案工作效率。對此，還應(yīng)采取有效措施促進銀行檔案工作服務(wù)功效的提高。

一、健全檔案工作服務(wù)制度

知識經(jīng)濟時代下，銀行要想做好檔案管理與信息服務(wù)工作，還應(yīng)不斷加強對檔案服務(wù)工作的重視，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)健全制度建設(shè)，從而為各項業(yè)務(wù)的開展提供可靠的依據(jù)。一方面，健全檔案管理制度。一是檔案信息更新制度，即收集和整理制度，確保信息資料的時效性和實效性。二是借閱管理制度。明確借閱規(guī)程、期限及其他使用或調(diào)用權(quán)限等，記錄好借閱時間等信息。三是分類保管和歸檔制度。結(jié)合銀行業(yè)務(wù)屬性明確相應(yīng)的保管辦法，并對檔案材料進行有序分類和歸檔，明確入檔時間。另一方面，健全責(zé)任制度，推進法治化檔案管理工作。對不按時移交檔案、歸檔、丟失檔案、偽造更改檔案、泄漏重要機密信息等行為追究相應(yīng)的責(zé)任[1]。

二、強化檔案工作指導(dǎo)與審查

銀行業(yè)務(wù)廣泛、種類繁多，會產(chǎn)生海量重要信息和原始數(shù)據(jù)，因而對檔案工作的要求極高。因此，為有效提高銀行檔案工作的服務(wù)功效，并為業(yè)務(wù)開展等事情提供充足的依據(jù)和證明，銀行還應(yīng)強化檔案工作的指導(dǎo)與審查力度，及時發(fā)現(xiàn)并解決其中存在的問題。首先，強化指導(dǎo)。可邀請檔案管理專業(yè)人士蒞臨指導(dǎo)，如指導(dǎo)大方向的檔案管理機制建設(shè)、法規(guī)及管理技術(shù)的應(yīng)用與操作等。同時，結(jié)合各類檔案的特點對銀行各部門的信息檔案收集、分類整理等展開有效指導(dǎo)，以便及時移交進行統(tǒng)一管理。其次，強化審查。嚴(yán)格審核銀行各門類檔案的有效性、規(guī)范性、完整性等，并定期、不定期對之進行檢查。最后，強化監(jiān)督。對銀行檔案的管理與使用進行監(jiān)督，嚴(yán)防出現(xiàn)丟失、盜用等不良現(xiàn)象。

三、完善檔案服務(wù)信息化建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，對銀行檔案工作提出更高要求的同時也為之帶來了創(chuàng)新發(fā)展機遇，推動著檔案工作朝著更加安全、實時、高效的方向發(fā)展。因此，銀行在開展檔案工作時，要想全面提高并發(fā)揮其服務(wù)功效，還應(yīng)完善檔案服務(wù)工作的信息化建設(shè)，以促進工作和管理效率的提升。首先，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。結(jié)合銀行發(fā)展現(xiàn)狀等合理更新相關(guān)軟硬件設(shè)施設(shè)備，如自助服務(wù)設(shè)備、庫房設(shè)備等。其次，完善信息化系統(tǒng)建設(shè)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、掃描技術(shù)等將紙質(zhì)檔案、聲像文件掃描轉(zhuǎn)化成電子檔案進行歸檔保存。構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，強化線上查詢、瀏覽等功能，以便檢索，促進數(shù)字化、信息化檔案的實現(xiàn)，提高檔案管理的有效性。如客戶可通過銀行官方網(wǎng)站或公眾號上線上查詢自己的檔案信息，減少排隊等待的時間，并可以節(jié)省人力投入，使檔案服務(wù)更加信息化、高效化。最后，加大對信息化檔案系統(tǒng)的維護力度。定期對檔案系統(tǒng)或程序進行檢查與維護，保障其運行的穩(wěn)定性。

四、增強檔案安全管理意識

要想提高銀行檔案工作的服務(wù)功效，還應(yīng)重視安全管理的實施。首先，增強安全防范意識。提前做好自然災(zāi)害、突發(fā)事件、技術(shù)操作、人為因素等方面會給檔案帶來風(fēng)險的防范工作，制定并實行有效的應(yīng)急處理機制。同時，對重要檔案采取相應(yīng)的加密處理，并利用先進技術(shù)開展異地異質(zhì)備份工作，如檔案縮微等。其次，加強檔案工作過程的安全管理。加強銀行實體檔案在收集整理、加工、使用等環(huán)節(jié)的安全管理，最后，增強檔案庫房的安全管理意識。嚴(yán)格檢驗庫房承重是否達標(biāo)，做好清理工作，并對庫房周邊環(huán)境的安全性進行分析，如空氣濕度、溫度等是否會對紙質(zhì)、聲像文件產(chǎn)生不良影響[2]。

五、提升檔案工作人員素質(zhì)

銀行檔案工作人員的素質(zhì)是影響服務(wù)功效提高的一個重要因素。對此，在開展檔案工作時，銀行應(yīng)重視相關(guān)人員素質(zhì)的提升。首先，針對工作服務(wù)態(tài)度、檔案服務(wù)制度、職業(yè)操守等展開培訓(xùn)，促進其職業(yè)素養(yǎng)的強化，以提高銀行客戶在檔案業(yè)務(wù)處理等工作中的滿意度，給銀行樹立良好形象。如定期召開員工交流會，讓員工在會議上分享經(jīng)驗和建議，使之在交流中產(chǎn)生創(chuàng)新思維碰撞，并強化團隊協(xié)作意識。其次，展開專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，如檔案分類歸檔的操作、檔案管理的安全防護等，提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。最后，銀行要重視檔案工作專業(yè)技術(shù)型人才的引進與培養(yǎng)，并實施有效的獎懲制度，激發(fā)員工的創(chuàng)新創(chuàng)造能力，鼓勵其重視自我業(yè)務(wù)能力的進步。

結(jié)語：綜上，檔案工作服務(wù)功效的有效提高需要銀行從健全制度、強化指導(dǎo)與審查、完善信息化建設(shè)、增強安全管理意識、提高人員素質(zhì)等方面著手，為自身和客戶提供更高效的檔案服務(wù)，推動銀行檔案工作朝著更加規(guī)范化、有序化方向發(fā)展，促進其內(nèi)部管理水平的提升。