淺析如何做好人事檔案管理工作

（北方魏家峁煤電有限責任公司，內蒙古 鄂爾多斯市 010308）

人事檔案是記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位集中保存起來以備考察的文字、表格及其他形式的歷史記錄，是全面考察了解正確選拔人才的一個重要依據。

人事管理部門根據人事檔案為職工提供身份認定和辦理社會保險；為員工申報職稱；調整工資；根據檔案確定退休年齡；根據檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養老保險、失業保險和大病醫療統籌、出具與人事檔案有關的證明材料等等。

要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，加強對人事檔案的管理，提高人事檔案工作的管理水平，及時研究解決人事檔案管理工作中遇到的問題，為人事管理工作提供保障和服務。

一、人事檔案管理主要存在的問題

（一）人事檔案管理重視程度不夠

相當一部分人認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不能給單位創造經濟效益，因此忽視人事檔案管理工作，最終形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況。人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

（二）人事檔案管理工作缺乏力度

一是少數管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度，建立了制度也存在執行不嚴格現象，收集歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面、不真實準確，人事檔案中有些材料在內容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評價材料大都是套話，內容形式相同，不能準確反映每個人的真實情況。三是人事檔案用紙規格不一。人事檔案材料須統一使用16開規格的辦公用紙，但現行的辦公材料大部分是A4紙，紙張的大小不同，在立卷歸檔時進行技術加工、折疊、剪裁及裱糊，使人事檔案案卷很不美觀。

（三）人事檔案管理人員業務不熟

由于機構調整、科室重組、人員競聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動，接任的管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解。日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

（四）檔案室設備配備不齊全

大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設施，也無其他硬軟件設施，防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。

（五）檔案管理手段落后

目前人事檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，僅限于把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。由于反復調用原件，造成紙張發黃變脆、字跡褪色，直接影響到檔案的完整與安全，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

二、筆者關于人事檔案管理的建議

（一）重視人事檔案管理工作

單位領導將其納入到議事日程，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

（二）提高人事檔案管理工作水平

首先，進一步完善各項檔案管理制度，狠抓落實。要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案整理工作細則，使人事檔案的整理更加科學、全面、完整。其次，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備。

（三）加強人事檔案管理人員隊伍建設

首先選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事人事檔案管理工作，教育培養他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，提高檔案管理的技術水平。檔案員要勤奮學習，提高自身素質與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業建功立業。

（四）更新檔案管理設施

要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查；檔案庫房、整理室、閱檔室和檔案人員辦公室應四室分開。要加大資金投入，配備先進計算機管理設備。

（五）注重人事檔案管理現代化建設

對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時，可以利用計算機網絡技術進行人事檔案管理創新，對不屬于保密范圍的檔案信息實現有效共享。

總之，人事檔案管理工作要從制度上更新，還要從觀念上更新，積極采取有效措施，探索檔案現代管理模式，走出目前人事檔案所存在的困境，做到與時俱進，加快發展，更好地為企業的組織、人事工作服務。