檔案信息失真的原因及措施分析

文/ 劉佳梅

隨著科技信息時代的來臨，信息技術已經廣泛應用于各個行業，受到大數據技術的沖擊，檔案信息管理工作也面臨著前所未有的機遇和挑戰。檔案信息管理工作一直以來都是檔案管理部門的工作重點之一，傳統的檔案信息保管方式多數采用了紙質和手寫記錄，存在著保管難、更新難、數據統計難等情況，而且經過長時間的保管和多次搬運，部分檔案信息數據已經字跡模糊難辨，甚至有些基礎性數據都已經丟失了，這就給檔案信息管理工作造成了很大的困難，導致檔案信息數據不完整、不真實。因此，如何將先進的信息管理觀念運用到檔案信息管理工作中，確保檔案信息真實性處于可控狀態是我們當前需要考慮的重點課題。本文從分析檔案信息失真的主要原因入手，進一步提出解決問題的有效措施。

一、檔案信息失真的幾種現象

（一）檔案材料不完整

職工的檔案材料是集中體現出職工從求學到工作的全部成長經歷，可是有些職工的檔案材料中只有簡單的幾張表格，用來說明職工從哪年入學、哪年參加工作等等基礎性信息，沒有詳細的反映出職工的求學過程以及曾經從事過什么類型的工作。還有些職工的檔案中沒有家庭成員的介紹，甚至沒有體現出職工的專業能力和技術水平。這種不完整的檔案材料導致檔案信息失真，無法真實的展示出職工是否參加繼續教育培訓學習。

（二）人事檔案不詳實

一個人從小學到大學畢業的求學經歷體現的是學習過程中的學習態度、專業特長等情況，這些成績應該全面和詳實，可是我們通過相關數據統計得知，有個別職工的人事檔案信息資料不夠詳實，比如說，檔案信息中寫了該職工的姓名、年齡、民族、籍貫、就讀的學校等等，有時卻忽略了證明人一欄，沒有填上就讀學校的證明人姓名，這就給后期職工職務調整時帶來了一些困難，無法去一一核實該職工的求學情況，無形之中給企事業單位的職稱評定工作增加了工作量。

（三）電子檔案未采集

年終考核記錄表反映的是職工在一年工作中的工作內容、工作計劃完成情況、思想認識程度、下一年度工作計劃等目標要素。可是從目前情況來看，有些職工的年終考核記錄并沒有采取手寫和電子文檔相結合的方式，部分企事業單位要求職工的年終考核表需要手寫存檔，卻沒有收集電子文檔。檔案信息管理現代化的今天，我們也應該充分重視電子檔案信息的收集和整理工作，將年終考核記錄表做成電子文檔，便于領導查閱以及人事檔案調取。

二、檔案信息失真的原因

（一）思想認識缺乏

有些企事業單位的檔案部門負責人由于不是檔案管理專業畢業的，一直簡單的將檔案信息管理工作當作填填表格、錄入數據等基礎性工作，對檔案管理工作人員的知識層次和專業技術能力也沒有過高要求，忽視了信息化時代對檔案信息管理工作的影響，不了解當前檔案信息管理工作的新思想，導致職工檔案信息資料不全，部分信息失真的現象偶發發生。

（二）專業人員不多

檔案信息管理工作人員的工作能力和專業素養關乎著企事業單位檔案管理工作能否順利開展，然而由于多種原因，很多企事業單位的檔案管理工作人員并非是檔案管理專業出身，有些是相關專業畢業的，雖然已經掌握了大部分的檔案管理工作流程，但在細節處理上，偶爾還考慮得不夠全面，在入職時沒有積極的進行崗前培訓，對很多檔案管理專業相關知識一知半解，檔案管理軟件的操作還不夠熟練，影響了信息化技術在檔案管理中的運用，致使檔案管理工作與生產經營工作相比較稍顯滯后，檔案信息統計數據失真。

（三）基礎數據較少

企事業單位的重大活動事件是見證了企事業單位的發展歷程，這些事件的信息材料尤為珍貴，在活動開展之初，就應該委派專人對整個活動的信息進行基礎數據收集，形成檔案材料，不僅要有文字材料，也不可忽視了影音材料，將這些材料進行匯總并形成報告，這將成為企事業單位檔案管理工作的重要環節。然而，由于檔案管理工作人員較少，工作強度較大，工作內容繁多，導致部分企事業單位的基礎數據還有待完善。

（四）監督力度不強

檔案信息監管工作應該是企事業單位工作重點之一，應定期或者不定期的開展檔案信息真實性和完整度檢查，企事業單位的主要領導及檔案管理部門負責人應從內部防控、外部監督的角度積極開展檔案信息真實性的監管工作，對職工檔案信息數據及時進行檢查及指導。督促檔案管理相關部分盡可能的完善信息資料。

三、加強檔案信息管理工作的有效措施

（一）完善檔案管理制度

為了全面管控檔案信息失真情況，我們應進一步完善檔案信息管理制度，從規章制度上對檔案信息管理工作進行指導，讓工作人員有章可循，有規可依。首先，制定統一的考核制度表。將職工的日常工作完成情況、考勤簽到、工作計劃等納入考核制度中，保證檔案信息數據的連貫性，讓年終考核數據有源可溯，而不是憑空捏造，確保檔案信息的真實可靠；其次，建立內部控制制度。把每一項工作落實到個人，讓檔案信息管理人員各司其職，防止一項工作多人完成，結果一團糟。每位檔案信息管理人員都只對自己的分內工作負有直接責任，遇到工作中的問題能夠立刻處理。同時，職工之間互相監督責任落實情況，發現問題及時整改，從根源上杜絕檔案信息失真現象。

（二）嚴格遵守相關規定

相關規章制度的落實情況是檔案信息管理工作的關鍵。我們應該嚴格遵守并執行檔案管理工作相關的法律法規政策，在法律法規政策的執行的過程中，要不斷結合企事業單位自身的情況加以完善，避免出現滿足不了相關需求的情況，并且能接受相關的監督考核。針對檔案管理信息失真這一現象，應該在出現信息失真的時候，及時進行嚴格的處理，并且根據其所引發的結果進行公示。在懲處的時候，還需要對相關負責人進行深入調查，按照每位負責人所應該負責項目給予不同程度的懲罰，保證檔案信息管理工作始終在可控范圍之內，保證檔案信息的真實性。

（三）提升管理人員素質

檔案信息管理工作人員責任心不強、工作疏忽等因素，都會引起檔案信息的失真，這就需要對檔案信息管理從業人員的素質進行全面提升，從根源上使檔案信息的真實性得到保障。在進行檔案信息管理人員的招錄時，應該適當提升招錄條件，招錄具有較高職業素質以及職業操作技能的檔案管理人員。另外，還應該對職工進行職業道德以及法律法規的培訓，其培訓結果應該通過測試的形式來檢查，保證培訓能起到較好的效果。讓檔案信息管理人員能深刻地認識到檔案信息工作的重要價值，保證工作人員在工作過程中能對每一項檔案信息都秉持負責的態度。

（四）健全監督管理體系

要全面預防和控制檔案管理中的信息失真現象，企事業單位各部門應該給予其足夠的監督。全體監督不僅具有公正性，同時也具有廣泛性，能起到較好的作用。首先應該對檔案管理制度的執行力度的監督進行加強，確保檔案信息工作能在一個較為合理的范圍內開展。相關負責人也應該對自己的工作認真負責，在保證工作質量的前提下，組織監督小組，對檔案信息進行實時檢查，對相關問題及時的發現，然后責令相關負責人在規定時間內對問題進行解決，使檔案信息的真實性得到保證。

（五）落實檔案資料編制

在進行檔案編制工作的過程中，應該有計劃、有目的的操作。在進行檔案資料編制的時候，應該由單位固定人員進行專門編制。在具有憑證作用或者具有參考價值的檔案資料編制時，應該對檔案資料的輕重緩急進行區分，因為這類檔案資料需要進行編目成冊的內容較多，會受到人力和物力等因素的限制，就需要對工作進行合理計劃，對上級下發的指導性文件，會持續不斷地進行；針對重要活動，應該在活動開始之前，就將相關資料編纂好，滿足隨時使用的需求，而且對編制的檔案資料應該靈活適度，保證其全面、簡潔且精確。如果是與具體事件有關的資料，應該做到完整細致、有序準確。