大數據背景下事業單位檔案管理效率提升策略分析

（內蒙古通遼市疾病預防控制中心，內蒙古 通遼 028000）

引言：

隨著現代社會的快速發展，在給事業單位檔案管理工作帶來發展機遇的同時，也帶來了一定的挑戰。事業單位檔案管理單位在新時期階段應該準確把握機遇，同時積極面對挑戰，通過發現目前管理工作中存在的問題，進一步結合社會實際發展情況進行管理方式的創新，提高檔案服務水平，進而為檔案事業的長遠發展做出貢獻。

一、大數據的概念

科技的進步改變著人們的生產生活，使社會各個領域朝著信息化、智能化的方向發展，為生產力的發展提供了強勁動力的同時，也帶來了大量的數據。安全地使用數據。這就對傳統的數據處理模式提出了新的要求，而大數據技術的產生很好地解決了大量數據處理方面的問題，為社會的信息化進程提供了極大的推動。

二、存在的問題

（一）檔案管理人員綜合水平素質與專業能力較低

事業單位中大多數的檔案管理人員是通過人才招聘或選拔出來的，專業性與技術都有保障，但其中也不乏兼職人員。對這些兼職人員，因其要求不夠嚴格，自身專業能力與素質都沒有達到管理人員的平均水準，在工作中難免發生錯誤，整體工作效率也得不到保障。在信息化時代，檔案管理人員如果不接受定期的培訓，無法適應新的設備和新的管理方法，就會產生不進則退的現象，綜合素質和業務能力都得不到提升，僅僅注重一些表面光的方面對提高實際工作效率并沒有幫助。

（二）人事檔案管理存在安全問題

首先，人事檔案的信息化程度的低下導致了檔案本身的安全問題受到影響，容易造成檔案的遺失、損壞和被修改等情況的發生，而相關基礎設施的缺乏，也影響了檔案保密制度的嚴格實施，對檔案的安全管理造成了極大的威脅。其次，許多單位已經基本實現了人事檔案的信息化管理，將紙質資料轉變為計算機數據，但由于管理人員信息技術水平的制約和管理制度的不完善，容易造成數據信息的泄露和惡意篡改，對來自網絡的威脅不能進行有效的重視和預防，嚴重影響到人事檔案的安全。

（三）技術水平滯后

當前，事業機構檔案管理的建設經費來源重點以財政支付的形式獲取資金，因為國家對事業機構檔案管理投資的資金量有限，所以造成事業機構檔案管理設施更新不全面，檔案管理科技條件比較滯后，現存的檔案管理形式不能迎合新時代檔案管理業務的發展需求，以往的檔案設施影響著大數據系統的推廣。因為缺少專門的檔案管理平臺，無法創建優秀的檔案信息庫，所以不能突出分布式檔案保存機制的優勢，無法實現數據的個性化檢索，不能對潛藏檔案數據資源進行進一步開發，無法迎合事業機構檔案資源應用需求，影響著檔案管理行業的發展。

三、大數據背景下事業單位檔案管理工作策略

（一）加強人員培訓，提高綜合素質，改變工作模式

要加強檔案人員的工作技能培訓，杜絕形式主義作風，以提升工作技能和工作效率為出發點，從技能和方法的角度深入學習，改善人員的信息化操作水平，多角度多方面的提高管理人員綜合素質。從自身出發，以自身力量迎接新的未來。

（二）加強檔案信息化程度

許多單位對人事檔案實現了基礎的信息化管理，但只是對現有文字信息的轉變，沒有進行深入的分析和處理，無法形成有效的數據。檔案檔案管理工作人員要合理利用大數據技術，對數據資料進行準確的分析整理，對有問題的人員檔案進行及時補充或修改，并做到及時的更新。同時要建立完善的人事檔案信息數據庫，對檔案資料進行有效整合，構建科學的管理機制，提高人事檔案數據的利用效率。

（三）加快智慧檔案建設速度和力度

首先，要樹立大數據思想。檔案管理人員的思維對檔案管理的服務水平提升具有決定性的作用，因此，檔案管理人員必須要樹立大數據的思維，將大數據的檔案管理理念運用到實際工作中，為構建現代化的檔案管理模式奠定基礎。其次，要加大資源投入力度。提升檔案管理服務水平需要從軟硬件方面對檔案管理進行全面優化。硬件設施上，應對檔案的保存條件、計算機網絡等進行必要的更新維護；軟件設施上，則要加強對電子檔案和檔案管理系統的安全保衛工作，保證檔案信息資源安全、完整。最后，要構建多元化的智慧檔案信息系統。加強電子檔案的收集與歸檔管理，同時要提升紙質檔案向電子檔案的轉化速度和效率，從檔案信息需求出發，將各類信息資源收集到資源共享平臺，以實現檔案資料及其他各種信息資源的智能采集和自動歸檔。

（四）豐富管理方式

提升大數據環境下檔案管理業務的有效性，還應完善檔案管理方式，改進檔案管理操作模式，重視結合事業機構電子文件和紙質檔案共存的現實改進檔案管理設施。第一，建立健全的檔案管理方案，完善檔案管理形式，強調以宏觀方面優化檔案管理流程。第二，創建專業的檔案管理服務網站，在大數據環境下，創建檔案管理服務體系，真正在事業機構中實現檔案信息共享，而且建立開放式的信息查詢檢索體系。第三，還應優化整理檔案文檔，實現對檔案文檔的合理化整理，由此科學管理電子檔案，進而隨時處置檔案信息資源，不斷提升檔案管理高效性。

結束語：

總之，隨著現代化發展，事業單位檔案管理工作迎來新機遇，為了提高事業單位檔案管理水平，需要引入大數據技術，要不斷進行創新與改革，以此才能不斷提高事業單位檔案管理工作效率，希望研究能夠為事業單位可持續發展提供有效保證。