計生檔案管理的幾點思考

（山東省菏澤市成武縣汶上集鎮衛計辦，山東 菏澤 274200；山東省菏澤市成武縣永昌街道辦事處社區衛生服務中心，山東 菏澤 274200）

計生檔案作為衛生健康部門檔案的一部分，屬于國家檔案的重要內容，但因為客觀條件、思想認識、人力以及經費等方面的因素影響，計生檔案管理工作依舊存在一些薄弱環節。為了促進計生工作的順利開展，充分挖掘出檔案資源的實用價值，更好地為計生工作服務，我們應進一步規范計生檔案管理工作。

一、檔案管理工作中存在的問題

一是重視程度不足。對檔案管理工作重視程度不足是當前普遍存在的現象，不管是領導層還是一線的工作人員，對檔案管理的認知還是停留在傳統的狀態，認為檔案管理工作就是簡單的對檔案進行保管，在需要的時候能調出所需的檔案即可。這種認知嚴重影響了檔案管理工作的發展，沒有充分的發揮出檔案管理的意義。

二是檔案管理制度不健全。部分衛生部門未制定詳細的管理制度，這種制度的不健全導致工作人員在開展工作的時候缺乏依照，而且制度的不健全也使檔案管理工作缺乏約束性，導致其他部門不能更好的配合檔案管理工作。同時，因為管理制度的不健全，在出現問題的時候，往往不能責任到人，發生相互推諉的情況。

三是工作人員能力不強。計生檔案管理工作人員缺少系統的管理知識，使得雖然檔案在他們的管理之下，盡管能夠做到不丟失，但是在尋找資料的時候，往往會因為能力問題和檔案管理不系統，導致檔案非常難以查找。

四是硬件設施薄弱，管理手段落后。當前，不少計生檔案管理工作仍采用傳統的人工錄入方式進行檔案信息的錄入，缺乏對現代信息技術的運用，消耗大量的時間和精力，而且還不能保證錄入信息的準確性，在今后進行查閱時也不能做到有效性。從而嚴重影響了檔案的保存。

二、計生檔案管理的對策措施

一是加強計生執法檔案管理。計生執法檔案管理要求準確、完整，所有適用于計生執法工作的檔案材料都必須要經過檔案信息資源的篩選整理，進而加工之后發揮出價值。我們要重視執法檔案的完整性和正確性，力求分類明確、歸檔規范、組卷合理。針對年代較為久遠的檔案材料，部分存在缺卷或者紙張老化、書寫材料不符合規范要求、檔案損壞或字跡模糊的問題，必須要第一時間進行搶救，部分具有價值的執法檔案材料要進行信息化轉化，同時做好保存工作。此外，部分衛生執法檔案材料在很長的時間內都能夠發揮出重要價值，所以在進行歸檔整理的過程中應當堅持廣泛利用和長久保存相結合的原則，實現檔案利用和保護工作相互促進，從而符合計生執法工作的實際需要。

二是不斷完善相關管理制度。唯有完善的管理制度才能夠保證檔案管理工作的有序開展，結合筆者多年實踐經驗，計生檔案管理制度應當包含下面幾部分內容：對檔案管理人員實施月度、季度、年度考評機制，計生檔案的收集、整理以及保存工作必須規范有序，嚴格按照上級業務部門的要求和標準實施操作；建立定期談話制度，檔案管理工作人員應當定期對各科室負責人進行溝通，從而取得工作主動權；建立計生項目登記制度，為各級計生辦公室和醫療保健相關機構制作檢查登記表，收集完整的一手資料；推行檔案收集整理時限機制，要求檔案管理人員在每天下班之前應當對各個科室、部門的資料進行匯總，每月對檔案收集整理和歸檔情況進行匯報等。

三是加強檔案人員隊伍建設。在信息時代下，計生檔案管理的信息化建設也逐漸推進，這不僅要求檔案管理人員必須要具備豐富的專業知識，同時還應掌握計算機操作技能。所以我們應當鼓勵支持檔案管理人員積極參與培訓學習，定期開展培訓講座會議，努力提升在職檔案工作者的綜合能力，同時幫助他們樹立現代化、信息化的檔案管理理念。在組織進行培訓教育的過程中必須要選擇多樣化的培訓方式，構建立體化的培訓模式，力求培訓工作的針對性與時效性。此外，還應進一步強化計生檔案工作者的圖書館學與情報學等關聯學科知識，讓他們能夠主動地投入到檔案管理研究工作中來，清楚地認識和了解檔案管理工作的現狀與發展趨勢，更新其知識結構體系。

四是加快檔案數字化建設。隨著社會經濟的不斷發展，要求檔案管理工作要進行有效的創新，檔案信息化和數字化的建設是時代發展的必然趨勢，因此，計生要加快檔案數字化的建設。首先要確保紙質檔案與電子檔案的一致性，在進行電子檔案錄入時，要求工作人員必須做到細心、負責，對錄入的電子檔案進行檢驗，以避免出現檔案有誤的情況，為今后的工作減少不必要的麻煩。檔案數字化的建設要適應本單位的實際情況，不能盲目的開展，而是要借助信息化技術，對檔案管理工作中存在的弊端進行改革，從而促進檔案管理與本單位共同發展。

五是實施檔案科學化管理。計生檔案管理人員必須定期對收集的檔案實施科學規范的歸檔整理。為確保檔案管理質量和效率，實現檔案類目規范設置的要求，我們應當努力做好下面幾方面的工作：第一，科學設置檔案類目；第二，貫徹落實計生檔案管理工作檢查制度；第三，檔案人員要樹立依法治檔意識，落實檔案歸檔利用相關規范，保證檔案材料的準確性與完善性；第四，開展好年度檔案收集整理工作。發現問題之后能夠第一時間排查解決，實現計生檔案管理的制度化、規范化。

隨著近年來我國檔案事業的飛速發展，對計生檔案管理工作也提出了更多的要求，這成為了每一名檔案管理人員必須深入研究的課題。而檔案管理模式的創新與改革在于認清當前計生檔案管理工作存在的問題，采取有針對性的解決措施才能夠讓檔案管理工作順應時代發展的要求，滿足計生工作的實際需要。我們要認識到，檔案管理工作的創新是一項長期性系統性的工程，檔案管理改革還有很長的路要走，只有不斷努力才能夠發揮出檔案材料的價值與優勢。