試談辦公室文書與文書檔案管理存在的問題

（河南中核五院研究設計有限公司，河南 鄭州 450052）

引言：辦公室文書檔案管理工作主要是代表著企業、事業單位以及政黨機構等重要歷史變革、人丁流動記錄與發展形態的情況，而文書管理人員的高效率、高水平的工作有利于保障企業檔案信息資料的完整性和真實性，企業管理者應該積極整合文書檔案管理的工作內容、管理制度等方面，從而推動企業的進步。

一、淺析辦公室文書與文書檔案管理中的主要問題

文書檔案管理作為企業發展的重要基本點，在日常管理工作和制度等方面切不可馬虎。但是部分企業的檔案管理部門依舊存在問題，其中具體的問題如下所示。首先，文書工作與文書檔案工作之間難以協調統一。辦公室文書與檔案工作既可以是兩個完全獨立的工作單位，又能代表兩者之間的具有密不可分的關系。檔案工作是以辦公室文書工作為基礎，進而延伸企業辦公室的各個部門，由于種種外界原因，兩者經常是獨立工作，文書人員自身只在乎自身的工作內容，根本沒有時間顧忌文書檔案工作，而檔案人員卻忽視文書工作的重要性，直接造成兩者之間的工作形成一種水火不容的態勢。例如，文件格式不整齊、檔案的信息出現混亂等問題[1]。

其次，企業管理者缺乏文書檔案管理的重視。現如今企業管理者將重心多數放在企業的業績、整體的經濟效益等方面，進而忽視了內部部門之間的合作協調性，或者是把關注點過多偏向文檔管理的最終結果，對于文檔管理過程的重視度明顯不足，很容易導致后期的管理工作流程不規范。如若管理者想要立刻調取相關資料，而文檔管理人員沒有具體的整理記錄和流程安排，這大大浪費了所有部門的工作時間，并將工作進度嚴重拖慢。最后，文書檔案管理人員的工作積極性較為匱乏。由于企業管理者對檔案工作的不重視，致使檔案管理人員上行下效，對自身管理工作的積極性大大減弱。再加上管理人員的綜合素質較為低下，理論管理知識和業務水平等專業能力普遍不高，致使有些管理人員無法勝任此項工作。

二、如何提升辦公室文書與文書檔案管理的效率措施

（一）加強部門之間的協調默契

企業管理者只有將辦公室文書與文書檔案管理兩者之間的矛盾性、沖突性相互協調統一，提升各個部門的默契值，才能有效提高辦公部門的整體工作質量。因此，企業管理者應注意以下方面。第一，增強管理人員的檔案意識。管理人員應該從實際出發，認真思考自身工作內容，并通過工作期間不斷進行自我總結與歸納，體現文書檔案管理的主要作用。企業管理者要幫助管理人員不斷提升自身的工作價值，主要就是突出如何能有效地根據企業發展，更好的進行信息文檔的收集、整理。第二，促進企業部門之間的交流。企業管理者應積極調動檔案部門與其他部門之間的工作關系，定期將各個部門集合起來進行部門溝通，使得檔案部門與其他部門兩者相互了解業務流程、工作內容的詳細信息，熟悉各個部門最近開展的工作計劃，而企業管理者也應積極配合檔案部門與各部門的工作目標。第三，建立部門反映大會。企業管理者可在內部建立“反映角”，或者是定期舉辦協調會議，主要作用就是幫助解除檔案部門、文書部門之間的隔閡，將所有的不滿都發泄出來，企業管理者可根據反映情況制定出合理的解決方案，提升各部門的工作默契。

（二）強化企業管理者對文書檔案管理的重視

企業管理者想要提升企業的經濟效益和內部和諧發展，就應該端正自己的管理者身份，根據企業文書檔案工作的具體現狀制定出合理的工作規劃。（1）日常管理制度。企業管理者對檔案部門管理體系要按照現實的情況不斷的完善，提升自身的管理權威。例如，規定檔案部門要有月度、季度和年度等工作計劃，保證部門內的管理人員都有具體的工作，同時建立相關的核實部門對文書檔案管理信息進行第三方審核，以防出現資料出現弄虛作假等問題。（2）提升企業管理者的工作方向。企業管理者要定時調動檔案資料，對里面的整理內容進行抽查，并給相關的工作人員提出幾點建議。多聽取管理人員的工作匯報，對文書檔案管理部門的日常工作有大致的了解，鼓勵文書檔案部門創新整理的方法，給予相關的資金支持[2]。

（三）提升文書檔案管理人員的綜合素質

文書檔案管理工作需要管理人員具備相對業務能力、邏輯思維能力等專業素質，管理者應該以提升文書檔案管理人員的能力為前提，進而管理文書檔案部門。首先，招聘一些專業知識與技能較強的人員，在一定的基礎上能夠保證管理人員自身的敬業精神。其次，企業管理者應建立專門的培訓課程，并且聘請專業的信息技術高手教授管理人員計算機、網絡等高科技技能，從而提升管理人員檔案信息的收集和整理效率。最后，部門制定獎勵與懲罰制度，用此來強化管理人員的工作積極性，明確認識具體的工作法則，促進管理人員自身的學習能力和專業管理能力。

結束語：綜上所述，辦公室文書檔案管理和文書工作對企業具有重要意義，而相關的管理者也應該積極協調兩者之間的工作內容與工作效率，并將關注點放在檔案部門的管制體系、檔案管理人員的專業能力和強化自身的管理責任等方面，進一步提升檔案管理人員的工作積極性，從而促進企業的繁榮發展。