淺談企業人事檔案材料的收集

（國網青海省電力公司海西供電公司，青海 格爾木 816099）

一、收集工作在人事檔案管理工作中的重要性

收集工作是人事檔案管理工作的首要環節。人事檔案工作分為收集、鑒別、整理、保管、利用、轉遞工作等環節，收集工作是首要環節。人事檔案材料不是由檔案管理人員編寫形成的，而是產生于和員工有一定關系的各相關部門的現實工作中。是人事檔案管理部門檔案管理人員按照檔案材料分類通過各種渠道將所管人員新近產生的人事檔案材料收集起來整理而成的。人事檔案管理人員通過收集材料,把所管人員的有關信息材料統一收集整理組成案卷,為整個人事檔案管理與建設工作提供物質保障。

二、把握好人事檔案材料的形成規律

人事檔案材料收集與其他事物發展一樣都有自身規律,只有善于觀察、分析、總結才能找出其中的規律性,為人事檔案管理工作奠定堅實基礎。

（一）信息規律

所謂信息規律就是要善于把相關信息和人事檔案材料的產生聯系起來,判斷哪些信息會產生應該歸檔的人事檔案材料,并及時收集歸檔。例如，利用公司告信息掌握公司近期進行的各項工作，從相關信息中判斷所需材料，及時準確收集到所需歸檔材料；收到有關干部提拔、人員調整信息,則要及時收集干部任免審批表、考察等材料；對公司職稱評審、技能鑒定等工作結束后,及時與部門專責溝通收集專業技術評定表等材料。要想掌握好這些規律,檔案工作者應隨時關注公司的發展動態,充分利用現代辦公信息手段，及時獲取各種信息,更好地做好檔案材料收集工作。

（二）時間規律

所謂時間規律是指在每年一定時間內會形成一定的檔案材料,即人事檔案材料的形成有一定的時間規律。例如,公司年度職代會、營銷會、安全會中表彰先進材料；“七一”黨委評選“優秀共產黨員”和“優秀黨務工作者”等。每次評選或表彰活動都會形成先進人物的先進事跡材料,掌握這些檔案材料形成的時間規律,可以有針對性地及時收集；相反,如果錯過時機,有些材料可能會丟失或損壞,造成無法挽回的局面。

（三）動態規律

人事檔案不像其他檔案那樣,形成后很少變化,它是不斷充實變化的,檔案材料隨著個人工作、業績成績的變化而變化。一般來說,凡是人事檔案記載的內容發生變化,就會相應的形成反映變化過程的材料。例如,定期填寫的干部履歷表,表內學歷和職務欄內填寫的內容如有變化時,就必然形成職務任免審批表和各種學歷材料;員工學歷發生變化,其工資級別也相應變化,就必然形成調整工資審批表;新填的登記表或呈報表中政治面貌發生變化,就必然會形成相應的入黨、入團材料等。

三、如何做好人事檔案材料收集工作

（一）增強檔案法律意識

首先,加大對人事檔案工作政策法規的宣傳。通過學習使人們認識到不僅人事檔案管理部門應該認真貫徹執行,廣大員工及檔案材料形成部門也應該自覺地遵循實施。其次,增強各級領導的檔案意識,使他們在思想上引起足夠重視,將檔案工作列入工作的議事日程。領導干部的檔案意識增強了,對人事檔案工作的各個方面都會給予重視和支持,這樣就可以促進人事檔案工作更好地開展。

（二）加大宣傳力度,提高檔案意識

人事檔案材料的形成,牽扯的部門多,并且涉及到每位員工,時間又不固定，要把那些分散的,而且是不斷產生和形成的材料收集歸檔,光靠檔案管理人員的努力還遠不夠,必須有領導的重視和支、持,有形成材料的部門的配合和協助。

（三）建立健全檔案收集網絡制度

首先,建立檔案網絡收集聯系制度。檔案材料形成部門為網絡收集成員單位，明確網絡成員單位職責，收集材料的歸檔范圍及送交時限，收集網絡制度的建立,可以全面、系統地開展檔案材料收集工作,有利于發現有價值的材料,并將工作中形成的歸檔材料及時完整的收集歸檔，把反映員工德、能、勤、績的材料不斷地充實到檔案中去。其次,建立定期催要制度。人事檔案管理部門不能坐等材料形成部門把檔案材料送上門來,要根據實際情況,及時向涉及產生材料部門索要形成的檔案材料,如公司開展的技能競賽、演講、發表論文及獲獎等材料,要集中統一收集,以便保證檔案材料的齊全、完整。

（四）積極收集,嚴格把關,保證人事檔案的真實完善

作為檔案管理人員,要密切與相關部門的工作聯系,注意了解管理范圍內的人事信息變動,變被動等待為主動收集。對應該及時轉入、轉出的材料要及時辦理相關手續,不等不靠。面對較難收集的材料,要出主意想辦法,不厭其煩,加大收集力度。盡量保證檔案材料的及時、齊全、完整,保證檔案收集工作高效、為人力資源管理工作提供完整而全面的人事信息。

（五）實現檔案管理信息化

人事檔案材料收集的及時、完整是做好人事工作中各項工作的前提。進入知識經濟時代,現代信息技術飛速發展,傳統的手工操作管理模式已不能適應現代信息社會要求，這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地維護人事檔案信息，提高人事信息管理的時效性。總之,只有充分認識人事檔案材料收集工作在整個人事管理中的特殊地位,分析、掌握檔案材料的收集規律,建立健全檔案材料收集制度,才能做好人事檔案材料收集工作。工