淺談企業(yè)人事檔案材料的收集

（國(guó)網(wǎng)青海省電力公司海西供電公司，青海 格爾木 816099）

一、收集工作在人事檔案管理工作中的重要性

收集工作是人事檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)。人事檔案工作分為收集、鑒別、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞工作等環(huán)節(jié)，收集工作是首要環(huán)節(jié)。人事檔案材料不是由檔案管理人員編寫(xiě)形成的，而是產(chǎn)生于和員工有一定關(guān)系的各相關(guān)部門(mén)的現(xiàn)實(shí)工作中。是人事檔案管理部門(mén)檔案管理人員按照檔案材料分類通過(guò)各種渠道將所管人員新近產(chǎn)生的人事檔案材料收集起來(lái)整理而成的。人事檔案管理人員通過(guò)收集材料,把所管人員的有關(guān)信息材料統(tǒng)一收集整理組成案卷,為整個(gè)人事檔案管理與建設(shè)工作提供物質(zhì)保障。

二、把握好人事檔案材料的形成規(guī)律

人事檔案材料收集與其他事物發(fā)展一樣都有自身規(guī)律,只有善于觀察、分析、總結(jié)才能找出其中的規(guī)律性,為人事檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（一）信息規(guī)律

所謂信息規(guī)律就是要善于把相關(guān)信息和人事檔案材料的產(chǎn)生聯(lián)系起來(lái),判斷哪些信息會(huì)產(chǎn)生應(yīng)該歸檔的人事檔案材料,并及時(shí)收集歸檔。例如，利用公司告信息掌握公司近期進(jìn)行的各項(xiàng)工作，從相關(guān)信息中判斷所需材料，及時(shí)準(zhǔn)確收集到所需歸檔材料；收到有關(guān)干部提拔、人員調(diào)整信息,則要及時(shí)收集干部任免審批表、考察等材料；對(duì)公司職稱評(píng)審、技能鑒定等工作結(jié)束后,及時(shí)與部門(mén)專責(zé)溝通收集專業(yè)技術(shù)評(píng)定表等材料。要想掌握好這些規(guī)律,檔案工作者應(yīng)隨時(shí)關(guān)注公司的發(fā)展動(dòng)態(tài),充分利用現(xiàn)代辦公信息手段，及時(shí)獲取各種信息,更好地做好檔案材料收集工作。

（二）時(shí)間規(guī)律

所謂時(shí)間規(guī)律是指在每年一定時(shí)間內(nèi)會(huì)形成一定的檔案材料,即人事檔案材料的形成有一定的時(shí)間規(guī)律。例如,公司年度職代會(huì)、營(yíng)銷(xiāo)會(huì)、安全會(huì)中表彰先進(jìn)材料；“七一”黨委評(píng)選“優(yōu)秀共產(chǎn)黨員”和“優(yōu)秀黨務(wù)工作者”等。每次評(píng)選或表彰活動(dòng)都會(huì)形成先進(jìn)人物的先進(jìn)事跡材料,掌握這些檔案材料形成的時(shí)間規(guī)律,可以有針對(duì)性地及時(shí)收集；相反,如果錯(cuò)過(guò)時(shí)機(jī),有些材料可能會(huì)丟失或損壞,造成無(wú)法挽回的局面。

（三）動(dòng)態(tài)規(guī)律

人事檔案不像其他檔案那樣,形成后很少變化,它是不斷充實(shí)變化的,檔案材料隨著個(gè)人工作、業(yè)績(jī)成績(jī)的變化而變化。一般來(lái)說(shuō),凡是人事檔案記載的內(nèi)容發(fā)生變化,就會(huì)相應(yīng)的形成反映變化過(guò)程的材料。例如,定期填寫(xiě)的干部履歷表,表內(nèi)學(xué)歷和職務(wù)欄內(nèi)填寫(xiě)的內(nèi)容如有變化時(shí),就必然形成職務(wù)任免審批表和各種學(xué)歷材料;員工學(xué)歷發(fā)生變化,其工資級(jí)別也相應(yīng)變化,就必然形成調(diào)整工資審批表;新填的登記表或呈報(bào)表中政治面貌發(fā)生變化,就必然會(huì)形成相應(yīng)的入黨、入團(tuán)材料等。

三、如何做好人事檔案材料收集工作

（一）增強(qiáng)檔案法律意識(shí)

首先,加大對(duì)人事檔案工作政策法規(guī)的宣傳。通過(guò)學(xué)習(xí)使人們認(rèn)識(shí)到不僅人事檔案管理部門(mén)應(yīng)該認(rèn)真貫徹執(zhí)行,廣大員工及檔案材料形成部門(mén)也應(yīng)該自覺(jué)地遵循實(shí)施。其次,增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí),使他們?cè)谒枷肷弦鹱銐蛑匾?將檔案工作列入工作的議事日程。領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)增強(qiáng)了,對(duì)人事檔案工作的各個(gè)方面都會(huì)給予重視和支持,這樣就可以促進(jìn)人事檔案工作更好地開(kāi)展。

（二）加大宣傳力度,提高檔案意識(shí)

人事檔案材料的形成,牽扯的部門(mén)多,并且涉及到每位員工,時(shí)間又不固定，要把那些分散的,而且是不斷產(chǎn)生和形成的材料收集歸檔,光靠檔案管理人員的努力還遠(yuǎn)不夠,必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支、持,有形成材料的部門(mén)的配合和協(xié)助。

（三）建立健全檔案收集網(wǎng)絡(luò)制度

首先,建立檔案網(wǎng)絡(luò)收集聯(lián)系制度。檔案材料形成部門(mén)為網(wǎng)絡(luò)收集成員單位，明確網(wǎng)絡(luò)成員單位職責(zé)，收集材料的歸檔范圍及送交時(shí)限，收集網(wǎng)絡(luò)制度的建立,可以全面、系統(tǒng)地開(kāi)展檔案材料收集工作,有利于發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的材料,并將工作中形成的歸檔材料及時(shí)完整的收集歸檔，把反映員工德、能、勤、績(jī)的材料不斷地充實(shí)到檔案中去。其次,建立定期催要制度。人事檔案管理部門(mén)不能坐等材料形成部門(mén)把檔案材料送上門(mén)來(lái),要根據(jù)實(shí)際情況,及時(shí)向涉及產(chǎn)生材料部門(mén)索要形成的檔案材料,如公司開(kāi)展的技能競(jìng)賽、演講、發(fā)表論文及獲獎(jiǎng)等材料,要集中統(tǒng)一收集,以便保證檔案材料的齊全、完整。

（四）積極收集,嚴(yán)格把關(guān),保證人事檔案的真實(shí)完善

作為檔案管理人員,要密切與相關(guān)部門(mén)的工作聯(lián)系,注意了解管理范圍內(nèi)的人事信息變動(dòng),變被動(dòng)等待為主動(dòng)收集。對(duì)應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出的材料要及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù),不等不靠。面對(duì)較難收集的材料,要出主意想辦法,不厭其煩,加大收集力度。盡量保證檔案材料的及時(shí)、齊全、完整,保證檔案收集工作高效、為人力資源管理工作提供完整而全面的人事信息。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

人事檔案材料收集的及時(shí)、完整是做好人事工作中各項(xiàng)工作的前提。進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展,傳統(tǒng)的手工操作管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)要求，這就要求檔案管理部門(mén)進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地維護(hù)人事檔案信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。總之,只有充分認(rèn)識(shí)人事檔案材料收集工作在整個(gè)人事管理中的特殊地位,分析、掌握檔案材料的收集規(guī)律,建立健全檔案材料收集制度,才能做好人事檔案材料收集工作。工