闡述檔案管理的重要性研究分析

（邯鄲市邯山區人力資源和社會保障局，河北 邯鄲 056000）

一、檔案管理的重要地位

（一）反映單位發展實際

依據檔案的定義可以發現，信息是檔案管理的重點，檔案信息具有明顯的動態性特征。就企事業單位來說，其要想得到穩定的發展，并不斷提高自身的綜合能力，就需要重視檔案管理工作，充分發揮檔案的價值。在企事業單位的檔案中，檔案可以將其自身的發展實際彰顯出來，如開業時間、經營發展、策略調整、階段目標、會議記錄、體系制定、人力資源等。由此能夠看出檔案管理與單位的發展有著密切的關系，無論是什么樣的工作內容，都可以在檔案中獲得依據或者答案。因此，企事業可記錄檔案信息并從中反映單位的發展實際。

（二）幫助人員作出決策

結合上文的分析可以發現，檔案管理確實能夠反映單位的發展實際，其信息具有重要的作用，可以為決策人提供有價值的參考。例如：在單位的經營發展中，決策人為了適應市場的變化趨勢，想要對當前的經營戰略進行合理的調整，在這一環節中，不能盲目作出決定，而是應該對檔案的相關內容進行詳細的分析，掌握以往戰略調整的內容、意義，并總結當前單位的現狀，從而作出更加合理的決策。實際上，合理的檔案管理可以保證信息的完整性，便于決策人隨時利用檔案信息，以此來保證決策的科學性、完善性，推動企業更加穩定地發展。

二、加強檔案管理的方法

（一）推進信息化建設

在檔案管理工作中，傳統的管理方式基本上以紙質檔案為主，需要專門的檔案室，不僅會影響信息查閱的效率，還會增加管理工作的成本支出。針對這樣的現象，相關單位、部門就應該積極推進檔案管理信息化建設，即將先進的計算機技術應用在檔案管理中。具體來說，以互聯網、計算機為基礎，構建檔案數據庫，并在單位或者部門內部建立內網，便于實現檔案的錄入、利用。在這一基礎上，技術人員應該對信息化的檔案管理設計相應的檢索目錄，并設置相應的管理人員。通過這樣的管理方式，能夠在根本上打破傳統紙質的檔案管理方式，并節省檔案管理成本，為檔案信息的利用提供便利。所以，為了加強檔案管理，必須積極推進檔案管理信息化的進程，發揮先進技術的價值。

（二）健全檔案管理系統

在實現檔案管理信息化建設以后，以往的管理系統并不能保障檔案的安全性，因此必須及時對檔案管理系統進行完善，使其可以適應企業的發展需求。究其原因，以信息化的方式進行檔案管理，常常會出現信息失竊、病毒入侵、系統崩潰、黑客入侵等問題，對檔案管理產生不良的影響。對此，在檔案管理的過程中，應該采用遠程存儲、冷備份、熱備份的方式，對檔案信息進行備份處理，同時將更多網絡安全技術應用在管理工作中，如將內網與外網進行隔離、多子網網關技術、客戶端IP 與防火墻MAC 地址綁定等。通過這樣的技術方式，可以在一定程度上提高檔案管理的安全性，避免發生黑客入侵、信息丟失等問題，有利于充分發揮檔案管理的價值。

（三）提高人員綜合能力

為了實現加強檔案管理的目的，必須全面提高工作人員的綜合能力，以便于適應檔案管理工作的需求。例如：對檔案管理人員進行定期教育、培訓，使其在掌握傳統管理方式、經驗的基礎上，能夠掌握更多信息化檔案管理的技術、技巧。基于這一前提，可以有效提高管理人員的綜合能力，并推進檔案管理的信息化建設，踐行檔案管理系統的相關要求，促進企業更加穩定的發展。所以，企業應該結合自身的實際、檔案管理的需求，重視人員培養的工作，保證其能力可以滿足檔案管理的要求。總體而言，要想對檔案管理方式進行強化，就必須提高人員的綜合能力，為保證信息化檔案管理奠定基礎，從而充分發揮檔案管理的價值。

（四）保證檔案管理信息化的安全

雖然實行檔案管理信息化，用計算機系統保護檔案信息，不會像傳統的檔案管理一樣，容易使檔案文件損壞，丟失，但是，如今科技發達也有一些負面影響，讓一些網絡技術高超的人，俗稱黑客，裝了空子，他們會對網絡檔案信息造成威脅，所以必須加強網絡檔案信息的安全防護，對文件進行加密保護，進行數據備份，還要通過設立身份認證，防火墻等方式進行安全保護，確保信息化檔案管理的安全性。

（五）加強檔案人才建設

企業檔案信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，能夠“知其然，也知其所以然”。所以，檔案部門的人員準入門檻應當提高，檔案管理人員的招聘、調配，應當人崗相適，量才而用。企業決策層面也要從滿足檔案工作長遠發展和規范管理的整體要求考慮，著力改善檔案管理人員結構。企業應將檔案業務培訓納入議事日程，有針對性地開展專業培訓，尤其做好各種檔案新載體的物理性能，網絡安全策略和知識，檔案工作人員職業素養、檔案管理政策法規和規章制度等內容的學習教育，大力培養真正能夠融檔案、網絡、信息、安全等知識于一體的檔案管理高端人才。

三、結語

綜上所述，檔案管理對于企事業單位、國家的發展，具有重要的作用，可以為決策人制定發展方案提供依據。在這一基礎上，管理人員必須重視檔案管理工作，并對管理方法進行改進、優化，充分發揮先進技術的作用、價值，保證檔案管理的效果能夠達到預期目標，充分發揮檔案管理的效用。