企業(yè)行政管理的成本費用控制

王麗佳

（冀中能源峰峰集團有限公司 河北省邯鄲市 056000）

在大型企業(yè)集團中，各類機關部室是企業(yè)集團的領導機構，承擔著企業(yè)經(jīng)營決策、財務管理、行政管理、對外聯(lián)絡等職能作用，是企業(yè)科學決策、良好運行的關鍵保證。目前，很多大型企業(yè)在多元化、集團化發(fā)展的過程中，其機關部室都存在著管理運行成本費用增加的問題，大量的辦公費用、差旅招待費用、通訊外聯(lián)費用等給企業(yè)帶來了很多不必要的經(jīng)濟負擔，導致了企業(yè)經(jīng)營成本的增加。在當前復雜的社會經(jīng)濟形勢下，煤炭企業(yè)普遍面臨著業(yè)績下滑、資金緊張的問題。為了使企業(yè)得到更好的生存發(fā)展，企業(yè)管理者應當本著精簡集約的態(tài)度，對企業(yè)行政管理的成本費用進行嚴格控制，杜絕不必要的花銷和浪費，這也是企業(yè)適應市場形勢和實現(xiàn)高質量發(fā)展的必由之路。本文首先分析了企業(yè)行政管理成本控制中存在的問題，并提出了成本費用管控的具體措施。

企業(yè)行政管理成本居高不下的原因分析

企業(yè)經(jīng)理辦、技術室、財務部等各類機關部室，在履行相關的職能工作時，會不可用避免地產生各種日常性的成本費用支出，我們一般將其統(tǒng)一歸納為企業(yè)行政管理費用。具體包括：辦公經(jīng)費、活動經(jīng)費、差旅招待費、機關人員工資等。有的開支項目，如培訓費、辦公經(jīng)費等一般長期相對穩(wěn)定；而有的支出項目，如活動經(jīng)費、廣告宣傳費等則會因企業(yè)各種行政管理活動而出現(xiàn)比較大的變化，再加上其費用項目的龐雜多樣，因而成本管控的難度也比較大。一些機關人員認為行政管理費用對于龐大的企業(yè)開銷而言不過是九牛一毛，對企業(yè)運營無關緊要，因此在經(jīng)費使用中存在很多鋪張浪費、違規(guī)報銷，甚至是私吞挪用等問題。具體而言，企業(yè)行政管理成本居高不下的原因主要有以下：

行政管理水平不高。從形式上來說，企業(yè)行政管理費用僅僅是企業(yè)日常經(jīng)營管理中的基本支出，管理效率主要體現(xiàn)在管理費用占據(jù)總成本和總收入的比例，其所占比例越低，則說明管理效率越高。一些企業(yè)在行政管理方面存在制度不完善，把關不嚴格的問題，缺乏對經(jīng)費使用的有效的審核與控制，因而造成了行政管理資金的浪費。比如有的機關人員會將私人家用開銷列入行政管理費用名下；有的存在公物私用，將機關辦公用品私自拿走留作已用；有的則是虛列開支項目，套取經(jīng)費留作他用。以上都是很多企業(yè)在行政管理經(jīng)費使用中的典型問題。

存在費用報銷不合理的情況?；顒咏?jīng)費、差旅招待費用及其它辦公經(jīng)費是不合理報銷問題存在的主要環(huán)節(jié)，這一方面與當事人損公肥私的心理有關；同時也體現(xiàn)了報銷制度方面存在的漏洞。比如有的企業(yè)在財務報銷憑證上會出現(xiàn)實際參與業(yè)務與報銷憑證所填項目不符的問題，個別人員會以編制虛假報銷憑證來套取資金；有的人員會將報銷范圍外的，或屬于自費經(jīng)濟活動的費用篡改為正當?shù)膱箐N項目，形成“個人消費、公款買單”；有的人員在出差時則會通過虛開票據(jù)等方式，虛報開銷。這些都造成了行政管理開支的大量增加。

部分企業(yè)預算制定不合理。很多企業(yè)在預算編制時多采用增量預算的辦法。一些機關部室出于“寧多勿少”的心態(tài)，總是盡可能多地爭取預算；而財務部門在預算編制時，則常常是參照該部室以往的費用水平，缺乏對預算合理性和預算執(zhí)行情況的調查。由此也導致預算編制與實際的費用支出情況相偏離，一些部門由于預算較少，導致經(jīng)費使用時“捉襟見肘”，影響力業(yè)務活動；而有的部門由于預算富余，而大肆花銷。因而造成了行政管理資金使用的浪費。

控制企業(yè)行政管理費用的措施

完善企業(yè)行政資金管理制度，嚴格控制企業(yè)相關財務支出。完善的資金管理制度是控制成本費用，保證經(jīng)費節(jié)約使用和杜絕各種職務侵占的最為有效的措施。首先要根據(jù)各部門的業(yè)務情況，建立相應的資金使用審批制度，各部門主管領導是資金審批使用的第一責任人。各種辦公經(jīng)費、活動經(jīng)費的支取需采用由財務部門統(tǒng)一制定的審批表，由主管領導簽字后方可生效；數(shù)額較大的資金使用項目則需由上級領導簽字審批。二是完善費用報銷制度，嚴格執(zhí)行審批報銷和憑票報銷的工作流程，并由財務部門對報銷事項和金額進行核對，杜絕超限報銷和違規(guī)報銷。三是完善財務核算制度，各部門資金使用時，需將由領導簽字后的審批表、發(fā)票憑證等一同交財務部門進行核算。以確保賬目清晰、賬實相符。四是建立行政辦公費用審查制度，由集團公司財務部門牽頭，組織紀檢等部門相關人員定期對各單位資金使用情況進行審查，對賬目清單、資金數(shù)額、票據(jù)憑證等仔細審核，保證錢款與清單、票據(jù)一一對應。如發(fā)現(xiàn)有弄虛作假、賬實不符、違規(guī)挪用等問題，則應嚴厲追究當事人責任，視情節(jié)輕重給予相應處分；涉及違法違紀問題的交由紀檢、司法部門處理。

合理開展年度預算。財務部門在預算編制時，在參照上年度各部門預算標準的同時，還要認真調查其預算執(zhí)行情況和業(yè)務活動變化情況。在資金節(jié)約高效使用的前提下，合理編制預算，減少不必要的預算開支。特別是對于存在預算執(zhí)行不良以及鋪張浪費現(xiàn)象的，應酌情削減預算。建議采取多預算編制相結合的辦法，除了增量預算法，還可考慮綜合應用固定預算法、零基預算法、動態(tài)預算法等方法，以保證預算編制的科學性，提高資金使用效率。

加強教育宣傳，培養(yǎng)節(jié)約意識。在企業(yè)內部應做好資金管理制度和經(jīng)費合理使用的宣傳教育工作，培養(yǎng)員工的節(jié)約意識，樹立起“省下的就是賺下的”思想。通過具體行動促進企業(yè)節(jié)約創(chuàng)效。為了鼓勵機關人員的節(jié)約行動，還可在機關各部室開展“為企業(yè)節(jié)約創(chuàng)效”的主題活動。根據(jù)各部室物資及經(jīng)費節(jié)約使用情況以及預算執(zhí)行情況評選先進，并給予一定的物質獎勵和授予榮譽稱號，以此來培養(yǎng)員工的節(jié)約意識，使節(jié)約習慣在企業(yè)上下蔚然成風。