運用PDCA循環有效推進船舶檢驗技術檔案管理

◎黃鏵

一、PDCA循環內容

PDCA循環是美國質量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，它是質量管理活動的一套科學程序，由Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查） 和 Action（處理）四個英文首字母構成，包含“計劃——實施——檢查——改進”四個階段循環的管理模式。計劃（P）就是對管理工作現狀調查分析，確立質量目標，制訂達成目標的工作計劃；執行（D）就是具體實施計劃規定的內容；檢查（C）主要是在計劃執行過程中或執行之后，檢查執行情況，看是否符合計劃的預期效果結果；處理 （A） 主要是根據檢查結果進行分析總結，固化好的做法經驗形成標準化，運用到下一階段的工作，遺留的問題則轉入下一個PDCA循環解決。這四個階段循環不是運行一次就結束，而是周而復始地進行，并且在每一個階段里又包含“計劃——實施——檢查——改進”的小PDCA循環。從一個循環完了，解決了一部分的問題，可能還有其他問題尚未解決，或者又出現了新的問題，再進行下一次循環解決，實現爬樓梯上升（或稱螺旋式上升）的循環，每轉動一圈，質量就提高一步。PDCA循環不僅在質量管理體系中運用，也已廣泛應用于各行業的質量管理方法，實踐證明對提升各行業管理工作的質量和效率有良好效果。

二、PDCA循環在船舶檢驗技術檔案管理的應用分析

船舶檢驗技術檔案（以下簡稱“船檢檔案”）是指船舶檢驗機構及驗船人員在船舶、海上設施和船用產品（含船運貨物集裝箱，以下同）法定檢驗活動及其相關活動中直接形成的應當歸檔保存的技術文件材料，包括船舶檢驗技術資料、船舶圖紙檔案、工廠認可和型式認可、焊工考試機構認可、檢修檢測服務機構、船檢檔案交接憑證等類別檔案。

（一）計劃階段（Plan）

分析船檢檔案的管理現狀和存在的問題，問題產生的原因和關鍵制約因素要點，并制訂相應的工作計劃。①船檢檔案管理現狀和原因分析。以我中心為例，所檢驗的每一艘船舶從圖紙設計、開工建造、到完工投入營運，整個周期涉及船舶檢驗機構、設計方、造船廠、第三方檢測機構等，所要歸檔船檢檔案種類多、數量大、涉及部門人員多、時間跨度長，目前仍存在檔案管理思想上不夠重視，檔案工作崗位匹配專業工作人員緊缺，執行歸檔制度力度不夠，歸檔資料收集不完整，簽署填寫不準確，資料收集遺漏、移交和歸檔不及時等船檢檔案管理不夠規范問題，降低了船檢工作效率，影響船檢工作質量。②制訂年度或一定周期船檢檔案工作計劃，明確工作目標和相應的實施方法措施，盡量明確細化，具可操作性；同時作為單位年度績效考核工作指標，與業務工作同部署、同落實、同檢查，將檔案管理工作與績效掛鉤，利用績效考評機制促使相關人員從思想上對檔案工作給予重視，激發做好檔案工作的積極性。③計劃具體化，責任到人。船檢檔案管理負責人科學評測年度船檢檔案業務工作量，預計各類船檢檔案的歸檔數量，明確各相關人員收集和移交、歸檔各類檢驗資料的時間和任務，即計劃指標能夠用數量來表示的盡可能量化，并有時限性。如我中心規定船舶檢驗人員在船舶檢驗工作完成后，應及時系統收集整理所形成的技術文件材料，一般營運檢驗不晚于10個工作日、建造檢驗不晚于20個工作日內應將經審查合格的完整檢驗資料提交檔案管理人員歸檔。

（二）執行階段（Do）

具體實施船檢檔案工作計劃的內容： ①將計劃下發至具體從事船檢檔案工作的船舶檢驗人員和檔案管理人員，讓相關人員都理解和掌握制定的計劃內容和要求，讓每個人都知曉需要做什么，如何做；組織人員學習檔案管理規章制度，熟悉現行有效的船檢檔案收集方法、收集范圍和歸檔要求等，避免無關資料也收集或遺留應該收集的資料，影響檔案歸檔準確性和完整性，提高質量和效率。②調配資源保障，根據船檢檔案管理工作量，合理調配專職檔案員或配備臨時協助工作人員，增加相應的電腦、打印機、檔案柜、檔案盒等檔案工作設備，保障計劃落實。③檔案管理負責人推進計劃的實施過程中，應注意加強具體工作的指導和檢查，了解相關人員工作的進度和質量，可定期召開業務討論會、學習交流會，通過溝通交流、培訓、指導和支持相關人員完成工作，確保工作能夠按計劃進度實施。

（三）檢查階段（Check）

對執行計劃的進展和工作質量情況進行檢查，看是否符合計劃的預期結果效果，重點找出存在的問題，使問題在產生初期被發現，被解決。船檢檔案管理負責人每季度或不定期進行一次船檢檔案的質量檢查，檢查盡量覆蓋所有船舶檢驗工作人員和檔案管理人員，以及時了解計劃進展程度和發現存在問題，把問題消滅在萌芽階段。船檢檔案管理負責人與相關工作人員應互相加強溝通和反饋，對個別性偶發性的問題要求具體責任人立即糾正；出現普遍性或多發性的問題，共同探討查找出影響因素，有針對性提出改進意見，要求每個檔案相關人員舉一反三，自查自糾，避免再次發生。在此階段如果檢查結果發現達到計劃目標，就對前期的工作進行實時總結、提煉好的經驗做法在后期的工作中借鑒運用；若達不到預期目標，就應從多方面進行分析目標是否偏高或不切實際，必要時應及時調整計劃，使計劃更符合實際，利于推進船檢檔案管理工作。

（四）處理階段（ Action）

對上一步檢查的結果進行總結分析，從整個計劃制訂的合理性到每個環節執行的有效性進行梳理，得出前面PDC三個環節中船檢檔案管理好的做法經驗，存在的不足之處和未解決的問題。基于總結分析，船檢檔案管理負責人制訂并提出下一步改進措施計劃，并注意征求、吸收船檢檔案一線工作人員的意見和建議，既是集思廣益，也是引導相關檔案工作人員積極參與管理工作，提高下一階段工作計劃的科學性和可行性；同時向領導層匯報，使領導層掌握船檢檔案實際工作存在的問題，整體考慮船舶檢驗機構下一階段的檔案管理標準和工作計劃等，形成由下向上，再由上向下的反饋系統，為提高下一個階段工作質量打好基礎。船檢檔案管理是一項基于制度性，側重標準化、日常性的基礎工作，在這一階段，對好的做法繼續發揚，將已被證明成效明顯的做法和措施標準化，形成檔案管理工作標準或管理制度，使今后工作更加標準化和制度化，工作效率更高效。而對上階段尚未解決的遺留問題，放到下一PDCA循環里加以改進和提高。

三、結語

綜上所述，在船舶檢驗機構中運用PDCA循環，能夠及時發現和處理船檢檔案管理中存在的問題，好的經驗做法繼續得以保留和發揚，指導和規范后續的檔案工作，提升檔案的管理規范化和科學化水平；然后再進入下一個循環提升周期，如此反復循環，在重復過程中不斷發現問題，尋找解決辦法，逐步解決問題，推進檔案管理工作向科學合理方向動態發展，從而實現船舶檢驗機構船檢檔案管理工作質量不斷改善，管理水平持續提高。