淺談高校檔案收集與管理工作的現狀與創新發展

李 瑩

魯迅美術學院，遼寧 沈陽 110004

高校檔案的管理與收集，是高校行政、教學管理運行的重要保證與信息憑證，也是高校師生活動軌跡的真實記錄和工作學習的有效證明。但傳統的紙質檔案收集與管理模式正面臨著信息社會的不斷沖擊，處于信息媒介發展的轉折期。

一、高校檔案收集與管理工作的發展現狀

目前，高校檔案的收集與管理正在發生多樣化、信息化與資產化的轉變。

《高等學校檔案管理辦法》規范了高校所收集檔案的幾種基本類別，人事、基建、儀器設備等檔案也受到了重視。伴隨高校管理體制的逐步完善，檔案收集工作也變得更加復雜多樣。對學校資產、學生成績及出勤表現、教室使用情況等信息的收集也被納入了高校檔案收集的工作范圍之內。

信息技術的推動使檔案收集的多樣化得到了有效保證。傳統檔案打印、分發、手寫、回收、整理、歸檔的流程不僅耗時耗力，而且往往會占用大量儲存空間，甚至產生火災隱患，但電子檔案在一定程度上解決了這一問題。

此外，伴隨法制化、商品化社會的逐步發展，對學校資產的界定方式也發生了改變。人力資源、土地資源、教具教室等都被視為學校的資產內容，那么對其進行記錄的檔案就是學校資產的清單。對檔案的保護也是對學校資產與管理工作的保障，因此必須保證原始材料的真實性、完整性。

二、高校檔案收集與管理工作存在的問題

高校檔案收集工作的多樣化、信息化、資產化趨勢使很多學校在進行檔案收集、管理時也產生了很多新的問題：

（一）缺乏檔案意識，信息收集不完整

缺乏檔案意識表現在對檔案收集的懈怠和對檔案概念理解的不徹底。首先，對檔案收集的懈怠會導致很多資料、信息的遺失，而這些檔案資料卻是學校管理工作和工作成果的重要證明。而且很多檔案資料并非以文字、卷宗形式存在，而是以照片、視頻、素材、證書等形式存在。其次，很多檔案還存在收集不完整的問題，如黨建材料涉及入黨申請記錄、黨課學習記錄、黨課通過記錄、黨員學習記錄等，任何一環的缺失都可能造成整個信息鏈的不完整，產生不必要的麻煩。

（二）收集標準混亂，檔案整理無序

檔案收集人員如果缺乏對檔案的分類標準，會導致檔案的雜亂無序，從而增加檔案整理、抽調、轉移的難度，很容易導致檔案的混亂、散佚、損毀。很多高校對檔案形式缺乏統一、有序的規劃，對格式、內容、分類也沒有統一的設計，致使檔案在生產、收集過程中產生大量的整理工作，這一點在學生學籍檔案的收集整理工作中也很常見，很多高校在學生學籍整理工作中不注重檔案的封袋、編號、目錄制作，導致學生檔案的無序存放，嚴重降低了檔案整理、抽調時的工作效率。

（三）輕視電子檔案，技術更新滯后

很多學校沒有及時地引入電子信息技術，仍然依賴紙質、手寫的傳統檔案形式，這為檔案收集、整理工作帶來了很多不便，也為學校師生帶來很多手寫、收集的麻煩。而很多社會檔案、學生信息系統都建立在數字平臺之上，如果學校不進行技術對接，技術更新上的滯后，會造成檔案收集、管理上的極大不便，也影響了學校的信息化、現代化發展建設的進程。

三、高校檔案收集與管理工作的創新發展

本文針對目前高校檔案工作存在的問題，提出一下三點創新意見：

（一）完善檔案分類，實現完整收集

在處理校企合作的相關文件、人員調動的具體去向、電子支付憑據等新興的檔案形式時，部分管理人員對這部分材料的忽視會使學校失去大量重要資料，從而造成額外的搜集成本和信息丟失，對此需要培養工作人員的檔案意識，用信息化、體系化的工作思路處理、收集信息，完善檔案分類制度，從而對各種重要信息進行完整、必要的收集工作。

（二）統一檔案標準，保障合理分類

針對不同檔案形式、內容、格式，學校需要進行規范的統一。如在學校官網上傳統一、規范的相關表格、申請書、文件，保證全校范圍內文檔格式上的一致，從而建立統一的文檔標準，保障文檔的合理分類與高效處理。在對文檔進行收集、儲存的過程中，還要確定文件分類，優化文件儲存、裝訂方案，做好文件排序，并為復雜文檔制作內容目錄，實現文檔的有序分類。

（三）利用電子檔案，提高管理效率

各高校需要重視電子檔案的價值，承認電子檔案將扮演越來越重要的角色，從而做好理念更新、技術更新、收集和管理模式更新的準備。利用電子檔案，可以大幅節省工作人員整理、收集檔案的工作量，也能快速適應社會信息化的總體進程。對此，學校需要引進電子信息技術，聘請電子信息人才，建立電子信息檔案室及管理系統，并實現各項信息采集工作的電子化、信息化，從而大幅提高行政人員收集、管理文檔時的工作效率。

四、結語

在當今條件下，各高校必須重視檔案的多樣化、信息化、資產化趨勢，重視檔案管理方式的靈活性、統一性、發展性，并實現檔案的完整收集和合理分類，才能保證其行政與教學工作的高效展開。