淺談檔案管理中電子檔案管理

（湖北省荊門市委黨校，湖北 荊門 448000）

引言：

利用電子信息技術管理的檔案是順應事業單位信息時代的快速發展而產生，很多的事業單位都已經改變了其檔案管理的傳統形式，利用先進的電子檔案管理更好地保存和管理自己的檔案。利用電子檔案管理，依靠先進的電子信息檔案管理技術，不需要過多的依靠人工時間的進行收集和整理，從而大大減輕了檔案管理人員的工作壓力，提高了檔案工作的管理效率。從事電子檔案管理的人員不僅要求具有豐富的管理電子檔案的知識和經驗，還要熟練的掌握網絡和計算機的技術，因此，要想有效的做好其電子檔案管理，需要進一步的提高其管理人員的整體綜合素質和能力，以便更好的適應事業單位電子檔案管理的實際要求，順利的進行和完成管理工作。

一、電子檔案的優越性

（一）減輕了辦公壓力，提高了管理效率和質量

當前我國正處是一個信息檔案管理技術的發展時代，為了檔案管理的改革和發展進步提供了可靠的信息技術，利用先進的電子企業檔案管理技術解決了當前傳統企業檔案管理的很多問題和不足，比如，電子管理的檔案方便了工作人們的隨時查閱，提高了傳統企業檔案的質量和利用率，同時，電子企業檔案管理也代替了傳統的人工，不需要直接依靠檔案管理人員利用紙質和筆記對檔案信息進行記錄，收集，以及存檔。減輕了檔案管理工作人員大量的檔案管理工作，電子企業檔案管理技術省去了很多繁瑣的檔案管理工作，大大提高了傳統檔案管理的效率和質量，促進了我國檔案管理的健康發展。

（二）電子檔案管理更有利于文檔的安全保密

在我國過去，檔案管理的資料都是以整卷形式保存的，在我們查閱紙質檔案時，只要在整卷中查閱一部分就可以直接查看到一整卷的檔案信息，這樣既不利于檔案信息的查閱，也不利于檔案的保密性。但是電子檔案管理的查閱和保管工作方式與我國傳統的紙質檔案管理不一樣，檔案都只能是單份的由一個人保管，查閱時也就是只能直接看到檔案管理需要的一部分，其他不相關信息無法隨意翻看，大大提高了檔案管理的安全性和機密性。

（三）電子化管理檔案有助于檔案的共享及重復使用性

傳統的紙質檔案管理只有一份，也就是一份檔案只能夠提供一個管理人自己查閱或者是利用，一旦別人停止了查閱或者借走后，其他人員無法及時查閱相關的檔案信息，而電子檔案完全改變了信息檢索的方式，可以為多人同時提供檔案信息，充分顯示了電子檔案的共享性。電子檔案可以進行多次的重復查閱或者利用，紙質的檔案如果經過多次的使用，可能會在檔案上出現一些字跡不清楚，或者是丟失部分的檔案內容，而使用電子的檔案就不會永遠沒有這些的困擾，即使是使用多次，檔案的內容也永遠不會發生變化。

二、電子檔案管理中存在的問題分析

（一）對電子檔案管理的認識還有一定的局限性

由于對電子檔案的研究發展還不太成熟，對于電子和紙質檔案的的區別和認識還不夠深刻，因此，當前所有企業和單位的檔案管理運行雙軌制，也就是電子檔案和傳統的紙質檔案同時管理和使用，利用兩種不同的管理方式進行檔案管理，形成兩套管理體系。

（二）對電子檔案原始憑證性的鑒定比較困難

檔案必須是企業用來收集記錄整個企業信息資料傳輸處理過程的整個信息資料，也就是原始的信息資料和過程記錄，檔案必須應當具有一定的信息真實性和其它的原始性，從而能夠充分發揮企業電子文件檔案的重要引導作用。但是，電子文件檔案的基本格式和具體內容容易發生變化，我們有時候甚至可以因為通過惡意進行復制，或者某些不一定可以進行確定的物理因素從而造成這些電子文件檔案的基本形式和具體內容發生變化，當這些電子文件檔案在進行信息處理傳輸或者信息轉存的整個操作過程中，被某些社會組織或者某個人或者惡意的進行改動，卻根本沒有對該電子文件檔案內容留下任何的修改痕跡，導致對于這些電子文件檔案的格式內容是否真實性和其中的原始性難以準確的進行分辨。

（三）電子檔案的安全性問題

電子檔案的管理安全性也存在著很大的問題，檔案的網絡安全性非常的重要，電子文件檔案管理系統會受某些網絡穩定因素的直接影響而使網絡存在不穩定的安全性，比如：在檔案的記錄工作中，由于計算機硬件和網絡的波動，很可能導致正在輸入的數據自動消失；同時，一些違法人員可能會通過篡改電子檔案信息來進行犯罪活動，檔案的信息數據很容易被刪除和修改，不僅使檔案信息真實性受損，還有可能破壞整個經營環節。

三、加強電子檔案管理的措施

（一）建立檔案的資源利用管理制度，整合各類檔案資源

為了能夠更好的有效利用電子進行檔案管理，首先我們要建立一個比較完善的電子檔案利用和審批的制度，制定了檔案利用和審批的管理制度，規范了電子檔案的管理和使用，確保了檔案內容的真實性和信息安全性。檔案相關的人員需要查閱一個電子檔案時，必須嚴格的按照國家有關規定的原則行事，經過國家有關領導的嚴格審批，才有利于可以更好的利用電子檔案。從事電子檔案管理的人員首先要進一步的學會了利用網絡的技術，利用先進的信息技術設備進行電子檔案的管理和收集，使電子檔案的各種信息資料能夠做到收集的及時，同時，要及時的整理更新電子檔案，以便于可以更好的滿足檔案查閱者的各種需要。在建立規范管理電子檔案的制度同時，也意味著要進一步的做好對紙質檔案的收集和管理，將兩者相互的結合，創新檔案管理的手段和方式，促進檔案管理的健康發展。

（二）制度化的建設保證了信息系統管理的規范

目前電力的檔案管理是依靠先進的現代計算機數據處理技術，如果我們的計算機系統出現了問題，硬件設備出現系統性的故障、中了各種木馬病毒等，造成了檔案的系統性數據錯誤和丟失，或者是由于檔案管理工作人員使用計算機的水平低，不能熟練的完全掌握了計算機的技術，對電子檔案沒有及時的進行備份，都會直接導致電子檔案的保密性和數據的丟失，如果我們需要遠程的查閱電子檔案，必須首先要有效的保證電子檔案網絡的信息安全性，這樣我們才能確保電子檔案的信息保密性和數據的安全性。建立一套電子檔案管理的制度，可以有效的規范我們對工作人員的管理和操作，避免了失誤或者丟失檔案的數據，同時，也就是能夠的確保了電子檔案的信息安全性和數據的保密性。

（三）加強對工作人員的管理，提高對檔案的保護意識

電子檔案是依靠先進的數字計算機和網絡技術，來進行收集、保管的檔案，但是其操作依然需要專業的工作人員，工作人員的檔案管理依然是對電子檔案管理的組成部分，必須注意的是要規范和加強對工作人員的檔案管理，提高他們的合法權益保護意識。檔案管理人員一定要適當的組織安排檔案工作人員定期參加檔案管理培訓，通過他們的培訓與知識的學習，提高他們的檔案管理素質，培養他們良好的價值觀和職業道德，在以后的檔案管理工作中，要認真的對檔案負責，謹記自己的檔案管理職責，對于檔案的重要信息內容不能私自的篡改或者泄漏，要工作人員懂得如何保護自己的檔案，強化對于檔案的安全保密性，以免對檔案造成非常嚴重的社會影響。

結束語：

綜上所述，傳統的紙質檔案管理已經過時了，傳統的紙質檔案管理存在很多的困難和問題，工作繁瑣、工作量也比較大，很容易和別人出現弄混的尷尬現象，不利于檔案管理，而現在電子檔案的出現，解決了我們傳統檔案管理的很多困難和問題，不僅大大減輕了檔案工作人員的壓力和負擔，相比以前，檔案的管理收集、查閱、保管更加的方便。但是現在的電子檔案管理還不是很完善，需要進一步的加強和改善，為了使電子檔案管理的提高保密性和檔案的安全性，需要盡快培養一批專業的電子檔案工作人員，不僅要工作人員熟練地學習和掌握使用計算機的技術，還要求具有與檔案相關的知識和經驗，這樣才有利于我國的檔案管理，可以有效推動我國電子檔案的健康發展。