檔案信息化發(fā)展指數(shù)研究之構(gòu)建方法

劉永 龐宇飛 任妍

摘? 要：本文對(duì)檔案信息化建設(shè)績(jī)效、發(fā)展能力、信息化管理等方面的測(cè)度、評(píng)估、評(píng)價(jià)指標(biāo)體系研究現(xiàn)狀進(jìn)行了梳理。針對(duì)現(xiàn)有檔案信息化評(píng)估中存在的問(wèn)題，依據(jù)國(guó)家信息化發(fā)展指數(shù)基本規(guī)則，構(gòu)建了檔案信息化發(fā)展指數(shù)（AIDI，Archive Informatization Development Index）和相應(yīng)的計(jì)算分析方法。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;發(fā)展指數(shù);績(jī)效評(píng)估;指標(biāo)體系

Abstract： This paper combs the research status of the measurement， evaluation and evaluation index system of the performance， development ability， information management of archive informatization construction. In view of the existing problems in the assessment of archive informatization， based on the basic rules of the National Informatization Development Capability Index， an Archives Informatization Development Index（AIDI） and corresponding calculation analysis methods were constructed.

Keywords： Archive informatization; Development index; Performance evaluation; Index system

檔案信息化指標(biāo)體系是衡量一個(gè)地區(qū)或機(jī)構(gòu)檔案信息化能力的重要手段。為了更有效和針對(duì)性地提高各省市區(qū)檔案機(jī)構(gòu)的檔案信息化能力，必須要不斷優(yōu)化檔案信息化指標(biāo)體系和評(píng)價(jià)方法，找出各地區(qū)檔案信息化工作中的缺點(diǎn)和問(wèn)題所在。因此，本文針對(duì)現(xiàn)有檔案信息化評(píng)估中存在的問(wèn)題，提出了檔案信息化發(fā)展指數(shù)和相應(yīng)的計(jì)算分析方法。

1 研究現(xiàn)狀

在檔案信息化指標(biāo)體系構(gòu)建與分析的相關(guān)研究中，既有理論層面的探討，也有直接提出確切指標(biāo)并建立普適的檔案信息化指標(biāo)體系的相關(guān)研究。

包括檔案信息化指標(biāo)體系構(gòu)建原則[1]、測(cè)度指標(biāo)[2][3]、定性定量結(jié)合[4]、企事業(yè)單位檔案信息化評(píng)估[5][6]等層面，探討檔案信息化管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。

還有一些學(xué)者圍繞檔案信息系統(tǒng)、檔案信息化服務(wù)和檔案信息安全等方面的檔案信息化相關(guān)問(wèn)題展開(kāi)了指標(biāo)體系和績(jī)效評(píng)估的相關(guān)研究。[7-13]

通過(guò)上述分析還可以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)研究主要針對(duì)檔案信息化績(jī)效評(píng)價(jià)角度進(jìn)行，主要包括評(píng)價(jià)原則和評(píng)價(jià)指標(biāo)體系設(shè)置兩個(gè)方面。[14]

總體上講，已有研究提出的評(píng)價(jià)體系或評(píng)價(jià)方法中的檔案信息化績(jī)效評(píng)價(jià)基本原則和要求過(guò)于嚴(yán)格;診斷分析不明確;指標(biāo)體系相對(duì)復(fù)雜，相互之間具有一定的相關(guān)性，且存在數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)和操作層面的系列問(wèn)題。

2 檔案信息化發(fā)展指數(shù)設(shè)置

本研究參照國(guó)家信息化發(fā)展指數(shù)基本規(guī)則，設(shè)置檔案信息化發(fā)展指數(shù)（AIDI，Archive Informatization Development Index）。

2.1 指標(biāo)體系劃分原則。指標(biāo)體系劃分主要方法為順序制、層累制。其中大類(lèi)用一個(gè)數(shù)字標(biāo)識(shí)，一級(jí)、二級(jí)指標(biāo)分別用二位、一位數(shù)字標(biāo)識(shí)。一個(gè)完整的編號(hào)由大類(lèi)、一級(jí)指標(biāo)、二級(jí)指標(biāo)標(biāo)識(shí)符組成，共三位，如101表示基礎(chǔ)資源指數(shù)中存量資源數(shù)字化率。

本研究設(shè)計(jì)AIDI的一級(jí)指標(biāo)有5個(gè)，分別為基礎(chǔ)資源指數(shù)、技術(shù)創(chuàng)新指數(shù)、應(yīng)用服務(wù)指數(shù)、知識(shí)支撐指數(shù)、發(fā)展效果指數(shù)。參照國(guó)家信息化發(fā)展指數(shù)Ⅱ的權(quán)重設(shè)置規(guī)則，結(jié)合檔案信息化發(fā)展實(shí)際，設(shè)置相應(yīng)的二級(jí)指標(biāo)共同構(gòu)成的指標(biāo)體系結(jié)構(gòu)如表1所示。

2.2 指數(shù)計(jì)算方法。指數(shù)計(jì)算方法采用加權(quán)平均法，具體計(jì)算方法采用國(guó)家信息化發(fā)展指數(shù)計(jì)算公式進(jìn)行。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化方法，當(dāng)省市區(qū)檔案信息化之間指標(biāo)數(shù)值分布均勻時(shí)，采用算術(shù)平均法進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理;當(dāng)省市區(qū)檔案信息化之間指標(biāo)數(shù)值分布不均勻時(shí)，采用對(duì)數(shù)平均法進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理，或者采用開(kāi)平方平均法進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理。通過(guò)采用lg、ln以及取平方根方法進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理可以消除數(shù)據(jù)差別大帶來(lái)的不利影響。

以上數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)完成，根據(jù)各指標(biāo)項(xiàng)的整體情況，可對(duì)檔案信息化水平進(jìn)行評(píng)估。

3 檔案信息化發(fā)展指數(shù)分析方法

3.1 數(shù)據(jù)診斷分析方法。數(shù)據(jù)診斷分析，一般根據(jù)區(qū)域整體水平與專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域整體水平的匹配程度，按照各個(gè)指標(biāo)相互間的均衡性、偏離性、局限性、目標(biāo)達(dá)成性以及區(qū)域整體水平與專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域發(fā)展成效的相對(duì)性等方面進(jìn)行具體分析，找出總體與局部存在的差距，分析相應(yīng)的原因，指出改進(jìn)的方向。[15]

其一，分析經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)和經(jīng)濟(jì)薄弱地區(qū)檔案信息化發(fā)展的不平衡性，發(fā)現(xiàn)各自的一級(jí)指標(biāo)的優(yōu)劣勢(shì)和影響因素。

其二，分析經(jīng)濟(jì)相對(duì)薄弱地區(qū)基礎(chǔ)資源和技術(shù)創(chuàng)新能力存在的局限性，尋求新的發(fā)展動(dòng)力要素。

其三，分析經(jīng)濟(jì)相對(duì)薄弱地區(qū)應(yīng)用服務(wù)和知識(shí)支撐能力存在的局限性并加以強(qiáng)化。

其四，分析經(jīng)濟(jì)相對(duì)薄弱地區(qū)的檔案信息化發(fā)展能力發(fā)展目標(biāo)的達(dá)成性，推進(jìn)應(yīng)用服務(wù)和知識(shí)支撐能力的提高[16]。

最后，分析經(jīng)濟(jì)相對(duì)薄弱地區(qū)檔案信息化發(fā)展水平相對(duì)較好的相對(duì)性，對(duì)向好的關(guān)鍵因素重點(diǎn)優(yōu)化推進(jìn)。

3.2 診斷優(yōu)化分析方法。診斷優(yōu)化分析一般根據(jù)數(shù)據(jù)診斷分析結(jié)果，具體分析二級(jí)指標(biāo)和三級(jí)指標(biāo)相互之間的優(yōu)劣對(duì)比，指出應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化的相關(guān)指標(biāo)，結(jié)合區(qū)域發(fā)展實(shí)情提出相應(yīng)的建議和對(duì)策。[17]

對(duì)檔案信息化整體發(fā)展能力強(qiáng)、二級(jí)指數(shù)累加值高且平衡性較好的省份應(yīng)當(dāng)繼續(xù)強(qiáng)化各級(jí)指標(biāo)因素。對(duì)檔案信息化整體發(fā)展能力強(qiáng)、二級(jí)指數(shù)累加值高但平衡性不夠的省份應(yīng)當(dāng)在保證其他指標(biāo)穩(wěn)定發(fā)展的同時(shí)注重協(xié)調(diào)發(fā)展。對(duì)檔案信息化整體發(fā)展能力強(qiáng)、二級(jí)指數(shù)累加值持平但平衡性不夠的省份應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化均衡發(fā)展。對(duì)檔案信息化整體發(fā)展能力高、二級(jí)指數(shù)累加值低但平衡性和顯著性較強(qiáng)的省份在保持均衡發(fā)展的同時(shí)，對(duì)標(biāo)整體發(fā)展能力強(qiáng)的省市區(qū)，進(jìn)一步提升整體發(fā)展能力。對(duì)檔案信息化整體發(fā)展能力較高、二級(jí)指數(shù)累加值低且平衡性和顯著性一般的省份，應(yīng)對(duì)標(biāo)整體發(fā)展能力較高和較強(qiáng)的省市區(qū)，同步推進(jìn)均衡發(fā)展能力和整體發(fā)展能力的提升。

4 結(jié)語(yǔ)

本文提出了檔案信息化發(fā)展指數(shù)和相應(yīng)的計(jì)算分析方法，可以針對(duì)全國(guó)各省市區(qū)或者某一個(gè)省市區(qū)所轄地市縣的檔案信息化能力，運(yùn)用指標(biāo)體系中所包含的各類(lèi)要素進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)并開(kāi)展計(jì)量與評(píng)價(jià)分析。

檔案信息化指數(shù)計(jì)算結(jié)果的運(yùn)用分為診斷分析、內(nèi)外因分析和對(duì)策建議三個(gè)步驟。一是運(yùn)用數(shù)據(jù)診斷分析方法和診斷優(yōu)化分析方法進(jìn)行診斷分析;二是各類(lèi)指標(biāo)表現(xiàn)的優(yōu)劣勢(shì)現(xiàn)狀和原因分析;三是結(jié)合實(shí)際情況和現(xiàn)有條件，深入研究基礎(chǔ)資源、技術(shù)創(chuàng)新、應(yīng)用服務(wù)、知識(shí)支撐、發(fā)展效果等方面的進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)的可能性并提出檔案信息化發(fā)展的對(duì)策建議。該部分內(nèi)容將在后續(xù)的檔案信息化發(fā)展指數(shù)實(shí)證分析研究中進(jìn)一步展開(kāi)討論。

*本文系國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“面向治理體系現(xiàn)代化和應(yīng)急處置決策需求的檔案數(shù)據(jù)能力建設(shè)研究”（批準(zhǔn)編號(hào)：2020-R-5）、科技部、財(cái)政部中央補(bǔ)助地方科技創(chuàng)新專(zhuān)項(xiàng)資金項(xiàng)目“河南省科技創(chuàng)新云服務(wù)平臺(tái)”（項(xiàng)目編號(hào)：豫財(cái)科[2016]149號(hào)）、面向治理體系現(xiàn)代化和應(yīng)急處置決策需求的檔案數(shù)據(jù)能力建設(shè)研究（項(xiàng)目編號(hào)：2020-X-10）階段成果。

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（作者單位：劉 永，龐宇飛， 鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院; 任妍，武漢大學(xué)信息管理學(xué)院? ? 來(lái)稿日期：2020-08-18）