建設項目原生電子文件安全歸檔的思考

朱蘭蘭 丁曉雪

摘? 要：建設項目原生電子文件安全歸檔對于形成高質量的項目檔案至關重要，需要從歸檔文件、歸檔主體、歸檔流程三方面分析和解決歸檔文件質量、責任和技術問題。可以通過工序質量節(jié)點確保歸檔文件質量，制度規(guī)范保障歸檔主體責任履行，采取關鍵節(jié)點歸檔進程控制、設計自動歸檔系統(tǒng)、應用安全防范技術等措施，實現(xiàn)建設項目原生電子文件安全歸檔。

關鍵詞：建設項目;原生電子文件;歸檔;安全防范

Abstract： The safe archiving of original electronic files of construction projects is essential for the formation of high-quality project files. It is necessary to analyze and solve the quality，responsibility and technical problems of files from three aspects： archiving documents、archiving subjects and archiving processes. Some measures can be taken to achieve the safe archiving of the original electronic files of construction projects such as using the process quality nodes to ensure the quality of the archiving documents，using regulations to guarantee the archiving subjects to fulfill their responsibility，taking control of key nodes' archiving process，designing an automatic archiving system and applying safety guard technologies.

Keywords： Construction projects; Original electronic files; Archiving; Security precautions

原生電子文件歸檔是檔案信息化建設的重要環(huán)節(jié)，對提高項目檔案質量和利用效率意義重大。建設項目原生電子文件目前的相關研究，還主要側重建設工程電子文件檔案化模式[1]以及歸檔進度控制[2]等理論問題的探討，而對建設項目原生電子文件歸檔問題的系統(tǒng)思考和研究較少。

本文擬結合公路建設項目原生電子文件歸檔實踐，以科技文件歸檔理論與方法為基礎，深入探討建設項目原生電子文件的安全歸檔問題，以期對項目電子文件管理工作提供借鑒。

1 建設項目原生電子文件歸檔的理論探討

1.1 對建設項目原生電子文件的理解。《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》第三條指出，“本辦法所稱建設項目電子文件是指建設項目在建設過程中通過計算機等電子設備產生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄” [3]。

1.1.1 原始性與關聯(lián)性。這里所講的原始性，主要突出的是建設項目電子文件的形成對原系統(tǒng)的依賴性，不涉及通過數(shù)字化手段形成的電子文件。

同時，建設項目規(guī)劃、設計、施工、驗收等環(huán)節(jié)形成的各類原生電子文件，在系統(tǒng)中基于業(yè)務規(guī)則彼此關聯(lián)。

如基于分項工程的項目電子文件聯(lián)，或者基于“單位工程—分部工程—分項工程”的項目電子文件集合，以及系統(tǒng)自動生成的相對應的描述電子文件的內容、結構、背景及其管理過程的元數(shù)據(jù)，共同形成了一個系統(tǒng)的建設項目原生電子文件有機整體，構成了建設項目電子檔案的核心內容。

1.1.2 專業(yè)性與復雜性。建設項目往往涉及面廣，需要設計、城建、消防、監(jiān)理等多個部門共同協(xié)作才能完成，且項目內容涉及地質、水文、采暖等多個專業(yè)領域，需要多個學科領域的交叉融合應用，因而形成的原始文件專業(yè)性也很強。

建設項目進行過程中，還可能會根據(jù)主客觀情況或突發(fā)狀況而做出調整、修改，因此所形成的電子文件也需要隨之做相應調整更新，使得相關文件的復雜性凸顯。

1.1.3 階段性與長期性。建設項目原生電子文件的階段性與長期性，是由項目建設的程序和特點決定的。一般而言，建設項目需要經過立項審批、設計規(guī)劃、工程施工、竣工驗收、使用維護等過程，具有明顯的階段性特征。

而且建設項目自提出項目建議書到竣工驗收，時間跨度不等，短則數(shù)月，長則數(shù)十年。如港珠澳大橋，1983年最初提出港珠澳大橋計劃的構想，2009年國務院常務會議正式批準該工程可行性研究報告，2009年舉行開工儀式，2018年正式通車，長達35年之久。

因此，對應形成的相關項目電子文件長期性的特點已經不言而喻，而長期性當中還體現(xiàn)著明顯的階段性。

1.2 建設項目原生電子文件安全歸檔理論依據(jù)和內容

1.2.1 建設項目原生電子文件安全歸檔的理論依據(jù)。建設項目原生電子文件從概念上講屬于科技文件[4]的范疇。

就建設項目而言，歸檔不僅包括各參建單位將形成的工程文件按歸檔要求向建設單位移交，還包括建設單位將項目文件向城建檔案館移交歸檔。

這其中，不僅涉及到項目參建各方的歸檔責任劃分，還包括歸檔文件質量要求、歸檔時間、文件審查、歸檔手續(xù)履行等問題。

1.2.2 建設項目原生電子文件安全歸檔的三個要素。筆者認為，建設項目原生電子文件安全歸檔至少應包含歸檔文件、歸檔主體、歸檔流程等三個要素。

歸檔主體是指建設項目各參建單位，各參建單位既是業(yè)務形成歸檔文件主體，同時也是文件利用主體。各參建單位需要嚴格按照歸檔流程來履行歸檔責任，及時處理和反饋流程中的各類問題。

此外，歸檔文件基于項目建設業(yè)務被納入歸檔流程，并于系統(tǒng)流程中自動生成對應的元數(shù)據(jù)，作為歸檔文件的重要組成部分。三者相互關聯(lián)、相互影響，構成建設項目原生電子文件安全歸檔工作系統(tǒng)模型，如圖1所示。

做好建設項目原生電子文件安全歸檔需要重點關注三個問題，即歸檔電子文件的質量問題、歸檔主體的責任問題、歸檔流程的技術問題。

理論上講，只有解決好歸檔文件、歸檔主體、歸檔流程中的質量、責任和技術等問題，才能實現(xiàn)建設項目原生電子文件的安全歸檔。

2 建設項目原生電子文件安全歸檔的意義

建設項目原生電子文件的安全歸檔，對有效積累和傳承項目建設經驗、保護和利用檔案資產具有十分重要的意義。

2.1 順應單軌制發(fā)展趨勢。數(shù)字技術的發(fā)展，推動了檔案管理逐漸從雙軌制向單軌制發(fā)展。《建設工程文件歸檔規(guī)范》指出，“電子檔案簽署了具有法律效力的電子印章或電子簽名的，可不移交相應紙質檔案”。[5]

2.2 提高管理效率。建設項目原生電子文件管理不僅實現(xiàn)了施工過程的實時化、可視化，保障了管理的規(guī)范化、標準化，而且過程管理的信息具有實時運用功能，促進信息共享和便捷利用。

2.3 確保真實可靠。原生電子文件歸檔通過技術手段有效規(guī)避文件可能被人為泄密和篡改等問題，使文件更加安全保密。前端控制機制使系統(tǒng)為各部門、各單位全程共用，確保文件的真實可靠。

3 建設項目原生電子文件安全歸檔的困境

由于電子文件形式和特性均比較復雜多樣，而且目前各地域、各行業(yè)開展建設項目電子文件歸檔工作要求不一，因此在歸檔文件質量、歸檔主體責任、歸檔技術規(guī)范等方面還存在著一些問題。

3.1 歸檔電子文件質量不一。歸檔電子文件質量主要取決于建設項目電子文件的形成質量。目前建設項目歸檔的電子文件質量不一，原生電子文件與數(shù)字化副本共存現(xiàn)象還較為普遍，不少建設項目歸檔的電子文件多是紙質文件的數(shù)字化副本，原生電子文件反而往往未納入歸檔范圍。

3.2 歸檔主體責任履行能力需提升。由于技術水平的局限，當前在建設項目原生電子文件的歸檔工作中，往往實行“雙套歸檔制”。

由于相關規(guī)定在實際工作中尚未被有效貫徹實施，加上部分施工單位不注重電子文件的歸檔工作，造成工程建設進程與檔案工作相脫節(jié)，致使當前建設項目原生電子文件的歸檔工作整體參差不齊。

3.3 缺乏相對系統(tǒng)的統(tǒng)一歸檔標準。建設項目原生電子文件直接形成于網(wǎng)絡環(huán)境，不同行業(yè)在不同階段的文件格式存在很大差異，這對電子文件歸檔工作造成一定困難。

建設項目原生電子文件中有些BIM數(shù)據(jù)是三維模型，但目前不少檔案管理系統(tǒng)缺乏接收BIM數(shù)據(jù)歸檔的功能，導致文件信息無法完整歸檔。

建設項目電子文件歸檔，應包括項目立項、審批、招投標、施工、監(jiān)理、竣工全過程的電子文件，現(xiàn)有的歸檔標準不太適用和指導全過程原生電子文件歸檔，主要表現(xiàn)為分類標準和元數(shù)據(jù)標準的適用性問題。

3.4 原生電子文件存儲存在安全風險。由于建設工程自身特性的影響，建設工程檔案對原件的要求非常高，一旦遭遇黑客或病毒攻擊，電子文件的可信性就大打折扣，而且建設項目往往涉及金額巨大。

尤其是一些隱蔽工程項目，若是發(fā)生信息遭泄露、盜用、竊取等情況，將給建設項目造成巨大損失。

4 建設項目原生電子文件安全歸檔策略

實現(xiàn)建設項目原生電子文件的安全歸檔，需要做到系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡安全、信息內容與元數(shù)據(jù)安全、存儲安全。本文主要從歸檔文件、歸檔主體、歸檔技術等層面探討建設項目原生電子文件的安全歸檔策略。

4.1 工序質量節(jié)點保障。歸檔文件質量的保障主要取決于建設項目原生電子文件的形成質量，而基于工序質量節(jié)點形成的原生電子文件能夠保障其真實性、完整性和有效性。

以河南省公路局公路建設項目實施為例，他們成功應用公路建設項目業(yè)務與流程一體化管理系統(tǒng)，并在省內若干公路建設項目中試點應用，實現(xiàn)了公路建設項目信息化管理。

系統(tǒng)平臺設計時，就基于建設項目工序質量節(jié)點標準，在各個節(jié)點嵌入符合公路建設項目電子文件歸檔范圍的標準化電子表單，于公路建設項目施工、監(jiān)理過程中，通過對項目各工序質量節(jié)點處進行實時實地采集數(shù)據(jù)、照片，同步形成電子表單，并實時歸檔，形成了真實完整的建設項目原生電子文件檔案。[6]

這樣，基于工序質量節(jié)點的建設項目原生電子文件形成與歸檔，從根本上解決了項目文件的真實性、完整性和有效性等問題，保障了歸檔文件質量。

4.2 制度規(guī)范運行保障。要做好建設項目原生電子文件安全歸檔，各參建單位依托系統(tǒng)平臺履行好文件歸檔責任至關重要。

項目參建單位應在法規(guī)遵從前提下，制定好電子文件分類標準和元數(shù)據(jù)標準，一線的項目實施責任人更要履行好歸檔主體的職責，做好建設項目原生電子文件的歸檔。

為此，需要做好以培訓提升法規(guī)遵從意識、加強標準研制、抓好責任落實等三個方面的工作。

4.3 關鍵節(jié)點進程控制。要對建設項目原生電子文件的歸檔進程進行合理控制，確保應歸檔文件可以按時保質進館，須從兩方面著手。

一方面，按照“前端控制”和“全程管理”的思想，在建設項目業(yè)務與文件管理系統(tǒng)設計時設置預歸檔節(jié)點，加強預歸檔節(jié)點控制，并對原生電子文件進行價值鑒定，分類納入預歸檔文件管理，提高檔案管理精細度。

另一方面，向城建檔案館移交原生電子文件時要加強四性檢測節(jié)點控制，通過對原生電子文件真實性、完整性、可用性和安全性的檢測，確保接收進館的電子文件符合歸檔質量要求。

4.4 建設項目原生電子文件自動歸檔系統(tǒng)設計。建設單位應在城建檔案館的指導下建立與業(yè)務系統(tǒng)相銜接的建設項目原生電子文件管理系統(tǒng)，將元數(shù)據(jù)采集標準、權限控制表等標準和業(yè)務制度納入系統(tǒng)中，同時運用建筑信息化技術（BIM）和地理信息系統(tǒng)（GIS），建立建筑工程信息庫，便于對地理數(shù)據(jù)進行數(shù)字化處理。[7]

施工單位、設計、監(jiān)理等部門分工負責，做好施工數(shù)據(jù)形成和標準格式轉換工作。電子文件管理平臺做好信息安全防范技術保障，通過為原生電子文件加入數(shù)字簽名，并在傳輸過程中使用文件固化、加密等技術確保文件信息不被非法盜取。

做好分類設計，使辦理完畢的電子文件按類別自動形成有序的文件夾，并將電子文件對應的元數(shù)據(jù)一同進行封裝，形成應歸檔文件信息包，同時應用時間戳等安全防范技術保障其在傳輸過程中的真實性。[8]

在歸檔處理階段，首先要校驗采集到的歸檔信息包，確認未被篡改就可以解析信息包，并對電子文件進行四性檢測，檢測合格的加蓋電子歸檔章進入城建檔案館，完成在線歸檔工作。若檢測不合格，則重新返回文件的整理階段，并再次進行歸檔處理。

4.5 歸檔移交前安全防范技術應用。要從電子文件管理系統(tǒng)以及文件內容與對應元數(shù)據(jù)兩個方面加強安全防范，通過技術層面的安全避險，確保電子文件的真實完整安全可用，實現(xiàn)電子文件的安全歸檔。

首先，加強建設項目電子文件系統(tǒng)平臺的安全防范技術的應用。城建檔案部門還要按規(guī)定對接收的建設項目原生電子文件做好備份，確保檔案安全、可用。

其次，加強建設項目原生電子文件內容信息安全防范技術應用。保障建設項目原生電子文件在歸檔流程中的真實、完整、可用等特性，實現(xiàn)安全歸檔。[9]

5 結語

建設項目原生電子文件歸檔既是“舊基建”的產物，更是順應了“新基建”的時代發(fā)展浪潮。隨著建設行業(yè)信息化推動力度的不斷加大，建設項目原生電子文件歸檔工作逐漸受到重視。確保建設項目原生電子文件的安全歸檔，更需要項目管理和信息技術的深度融合，而推進行業(yè)標準規(guī)范和一體化系統(tǒng)平臺建設，是確保建設項目原生電子文件的安全歸檔的重要途徑。

*本文系河南省交通運輸廳科技項目“公路建設項目電子檔案分類辦法與元數(shù)據(jù)方案研究”和國家檔案局科技項目“基于工序質量節(jié)點的公路建設項目原生電子文件形成與歸檔研究”（2019-X-03）階段性成果。

參考文獻：

[1]黃曉旭.建設工程電子文件檔案化模式探討[J].黑龍江檔案，2019（02）： 47.

[2]李越仲.城建電子歸檔關鍵節(jié)點信息導入探討[J].城建檔案，2017（02）： 76-77.

[3]國家檔案局，國家發(fā)展和改革委員會.《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》[EB/OL].[2020-05-19]. http：//www.saac.gov.cn/daj/gfxwj/201910/157c09e6c8b64df9a139de210ffee24a.shtml.

[4]王傳宇，張斌.科技檔案管理學（第三版）[M].北京：中國人民大學出版社，2009.

[5]GB/T50328-2019，《建設工程文件歸檔規(guī)范》[S].北京：中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設部，中華人民共和國國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局，2019.

[6]周口日報·新周口客戶端記者 杜洪亮 通訊員 艾明玉.信息化和電子檔案管理成為周口市公路建設亮點[OB/OL].[2019-12-31]. http：//www.zhld.com/amucsite//pad/index.html？from=singlemessage#/detail/863309.

[7]賀頌華.BIM+GIS城建檔案管理平臺建設的設想與探索[J].檔案與建設，2019（09）： 46-48+64.

[8]趙屹.電子文件防篡改技術發(fā)展對檔案管理的影響及啟示[J].檔案學研究，2019（06）： 77-85.

[9]聶云霞，肖坤，何金梅.基于區(qū)塊鏈技術的可信電子文件長期保存策略探析[J].山西檔案，2019（04）： 76-82.

（作者單位：鄭州航空工業(yè)管理學院? ? 來稿日期：2020-08-20）