論高校創新創業檔案建設的實然狀態與應然指向

張寶強

摘? 要：本文針對當前創新創業檔案建設亟待解決的問題，對以完善創新創業檔案建設為突破口，提高思想認識、完善管理機制、加強檔案編研、實施數據管理，不斷提高檔案管理水平等方面對實然狀態和應然指向進行了思考。

關鍵詞：高校創新創業檔案;概念建構;實然狀態;應然指向

Abstract： This paper consider actual state and ought to point about taking improving the construction of innovative and entrepreneurial Archives as a breakthrough， improve the ideological understanding， improve the management mechanism， strengthen the compilation and research of Archives， implement data management， and constantly improve the level of Archives management faced to inevitably many problems to be solved in the construction of innovative entrepreneurial Archives.

Keywords： University innovation and entrepreneurship archives; Concept construction; Actual state; Ought to point

高等學校“雙創”教育過程中學生參加創新實驗、發表論文、獲得專利和自主創業等出現大量檔案材料，對于準確評價學生的學習狀況和服務學生的就業擇業具有重要的參考價值，需要加強建設。[1][2]

1 高校創新創業檔案建設的實然狀態

1.1 思想認識不夠到位。有些學校實現了檔案管理的機構、人員、場地、經費“四個到位”，但是對創新創業檔案這一新型檔案門類認識不足、關注不夠，行為不夠積極。還有些學校學生創新創業內容比較分散，學生創新創業檔案涉及面比較廣、時間跨度比較大，建設起來有許多難度。加之部門之間條塊分割、職責不夠清晰，建設創新創業檔案的熱情普遍不高，高校創新創業檔案建設任重而道遠。

此外，許多學校檔案管理模式落后，計算機和信息技術運用不到位，紙質檔案存儲浪費空間、使用不便、容易損壞。急需轉化為可以存儲的、數字化、電子化的檔案信息，在計算機網絡中有效保存。

1.2 政策制度不夠健全。目前，高校檔案建設的指導性文件是20世紀90年代初期出臺的。當時，高等教育的發展規模和現在存在很大差距，尤其是高校創新創業教育尚未起步。因此，關于“創新創業”的檔案門類還不存在。21世紀初期，高校創新創業教育開始萌芽，當時發展還是極為緩慢。國家出臺的《高等學校檔案管理辦法》，關于學生檔案的內容只明確了入學前的高中檔案、入學登記表、大學學籍檔案、畢業生登記表等內容，仍然沒有將創新創業檔案納入檔案管理范疇。

黨的十八大以來，國家出臺系列文件推動“雙創”教育，高校創新創業教育蓬勃發展，取得了突出的成效。然而，還沒有建立創新創業檔案管理體系，許多創新創業檔案材料散落在不同的部門或者學院，沒有實行集中統一管理。

1.3 實際操作存在困難。由于資源掌握的不均衡，部門站位各不相同，高校創新創業檔案建設在實際操作中存在許多困難。加之對高校創新創業檔案本身研究不夠，檔案的歸檔范圍、保管期限、使用開發等難以形成統一認識，檔案管理部門在歸檔過程中存在許多這樣那樣的困難。

2 高校創新創業檔案建設的應然指向

2.1 提高思想認識。高校創新創業檔案是記錄、傳播大學創新創業文化的重要載體。高校創新創業檔案建設，體現的是整個社會對高校創新創業教育的認知和態度，是對大學校園文化建設的重視程度、理解程度和支持程度的直接體現。

因此，高等學校必須牢固樹立創新意識、發展意識，通過創新創業檔案建設提高全校對深化創新創業教育改革的認識，不斷調整對創新創業檔案建設的認知程度。用高水平創新創業檔案建設，服務師生和社會各界查閱和利用創新創業的檔案需求，推進“大眾創業”“全民創業”的蓬勃發展。

2.2 完善管理機制。高校創新創業檔案建設是一項專業性極強的工作，必須規范管理、科學管理。在工作機制方面，要建立黨委統一領導、職能部門牽頭負責、各二級單位支持配合的工作機制，層層壓實檔案管理責任。要成立全校性的檔案管理委員會或者檔案管理領導小組，由學校主要領導牽頭負責。

學校檔案館要發揮專業優勢，協同學校有關部門做好職責分工和工作要求，明確創新創業檔案管理的具體內容和要求。各個學院按照學校統一要求做好檔案材料的定期移交和歸檔;在人員配置方面，要構建“學校領導——職能部門——基層學院”三級工作體系。

通過制度建設，確保每個部門至少配備檔案工作分管領導和一名兼職檔案管理員，并做好定期或不定期開展業務培訓、工作指導和工作交流工作，統一對創新創業檔案管理的認識，提高創新創業檔案管理的水平;同時，加強創新創業檔案建設的檢查與考核，提高高校創新創業檔案建設質量。

2.3 加強檔案編研。以專業化的思維統籌檔案管理工作。定期召開創新創業檔案建設研討會，明確每一個檔案材料的性質、功能、歸檔范圍和保管期限等，使得檔案的過程管理、痕跡管理更為清晰，保證歷史記錄的完整性、歸檔材料的系統性。

在適當的時候，開展創新創業檔案成果展示，進一步宣傳檔案知識，提高廣大師生對創新創業檔案建設的認識，更有針對性地開展創新創業檔案管理工作，形成檔案建設的良性循環。

2.4 實施數字管理。面對海量的傳統檔案資料，快速獲取信息滿足用戶需要的難度愈來愈大。實行檔案數字化建設與管理，是時代對檔案管理工作的新要求。高校創新創業教育涉及內容多、人員廣、范圍大，也迫切需求實施檔案數字化管理。

實施高校創新創業檔案的數字化管理，將傳統的以紙質為主的管理模式改為網上操作，一方面可以大幅度減少保管儲存的費用和占地空間，另一方面有利于檔案信息的查詢和運用。

與此同時，實施高校創新創業檔案的數字化管理，可以大大減輕檔案管理人員的工作負擔，有效避免反復復印造成的紙張浪費、環境污染和人員利用。

數字化檔案由于可以原樣電子化處理、數字化備份保存，這樣還可以打破“孤本”限制，在不同部門、不同地域之間快速傳輸，有效實現檔案材料的資源共享。[3][4]

用習近平總書記杭州考察時的講話，就是要“運用信息化讓城市變得更“聰明”。通過大數據、云計算、人工智能等手段推進高校創新創業檔案管理的現代化，是新時期高校檔案管理的必由之路。

*本文系2020年河南省高校人文社科類科技創新人才項目（項目編號：2020-cx-025）、2020年度河南省高等學校重點科研項目（項目編號：20A630008）、2019年度河南省高等學校重點科研項目（項目編號：19A630011）、2019-年度河南省教育廳人文社會科學研究一般項目（項目編號：2019-ZZJH-316）階段性研究成果。

參考文獻：

[1]李玲.高校學生創新創業檔案建設與管理研究.檔案管理，2018（3）：94-95.

[2]王琳.高校創新創業檔案系統構建與管理.蘭臺世界，2017（21）：54-56.

[3]龐小銘.試論高校學生創新創業檔案管理工作.創新創業理論研究與實踐，2018（8）：108-109.

[4]李鴻，蔣宏靈.試論高校學生創新創業檔案管理工作.檔案時空，2017（8）：16-17.

（作者單位：河南工業大學? ? 來稿日期：2020-02-20）