淺談高校教學檔案的數字化管理

謝真珍

[摘 要]高校教學檔案十分重要，但檔案資料的收集、分類、編碼、存放等工作十分煩瑣。在信息化背景下，數字化技術應運而生。高校教學檔案管理利用現代化技術，采取數字化管理方式，可以大大提高工作質量和效率，提高高校教學檔案管理的科學化和規范化。基于此，本文以數字化管理為切入點，結合高校教學檔案管理的有關內容，探討高校教學檔案數字化管理策略，以期為高校教學檔案管理提供參考。

[關鍵詞]高校;教學檔案;數字化管理;特點

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.20.090

[中圖分類號]G647.24;G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）20-0-02

1? ? ?高校教學檔案的數字化管理特點

數字化管理是高校教學檔案管理的大勢所趨，在高校教學檔案管理中具有巨大的優勢。其中，高校教學檔案的數字化管理主要呈現三大特點，分別是數字化歸檔、虛擬化平臺和數據化信息，具體內容如下。

1.1? ?數字化歸檔

對于高校教學檔案管理而言，數字化管理就是在教學檔案中利用數字技術進行的管理。其中，對教學檔案的歸檔也不可避免地打上了數字化的烙印。所謂歸檔，就是教學檔案的存檔工作，在數字化管理的作用下，經系統整理移交檔案室或檔案館保存，使高校教學檔案管理更加便捷，便于統一管理和控制。由于歸檔工作中涉及很多原始性的資料，通過數字化歸檔以數字文件的方式保存，更有利于長時間存放。

1.2? ?虛擬化平臺

高校教學檔案的數字化管理建立在虛擬化平臺上，依托虛擬化平臺進行教學檔案管理，有利于實現教學檔案管理數字化。一般來說，高校教學檔案的數字化管理工作并不是某個學科的教學檔案，而是各個學科、院系的教學檔案資料，都交由檔案管理部門管理。數字化管理通過虛擬化平臺實現教學檔案的整合，使管理覆蓋各個學科和院系。

1.3? ?數據化信息

在數字化管理中，高校教學檔案以數據化的形式呈現檔案信息，無論是紙質文檔還是照片檔案、視音頻檔案，都轉化為數據化信息，以數據報表的形式進行記錄、查詢、存儲。高校教學檔案管理通過收集、整理、記錄、分析數據，以數據作為教學檔案的重要參考指標，使教學檔案直觀展現。不僅如此，在數字化管理的作用下，高校教學檔案簡潔、明確、高效，這種現代化的管理方式，日益成為檔案管理者的得力助手。

2? ? ?高校教學檔案的數字化管理策略

數字化管理的重要性不言而喻，教學檔案作為高校檔案管理的重要內容，教學資料較多，教學重要文件也較多，應用數字化管理方式需要一定的技巧和方法，具體的應用策略如下。

2.1? ?加強數字化管理意識

高校教學檔案的數字化管理必須具有數字化管理意識，也就是說，在高校教學檔案管理工作中要體現數字化管理意識，并將數字化管理方式運用到具體的教學檔案管理事項中。首先，高校領導要重視數字化管理的作用，在高校檔案管理中強調數字化管理的重要性，加大對數字化管理的宣傳和引導力度，為實施數字化管理奠定思想基礎。其次，加強高校教學檔案管理人員的數字化管理意識。只有將數字化管理意識深入人心，才能外化于行，使高校教學檔案管理在實踐中游刃有余。目前，筆者所在學校各級領導非常重視教學檔案的數字化管理，公開招標數字化公司，部門人員配合工作，有序開展數字化工作。

2.2? ?健全數字化管理安全體系

利用數字化手段管理高校教學檔案時，存在一些不確定因素，影響教學檔案的數據安全。因此，為了確保高校教學檔案數字化管理的安全，健全數字化管理安全體系非常必要。在具體做法上，要從高校教學檔案數字化管理的全局進行部署，做好教學檔案數字化管理的頂層設計工作，從統籌規劃教學檔案數字化管理規劃到數字化管理安全目標細分以及數字化管理安全管理機制建立等。一方面，加強對高校教學檔案數字化管理的軟硬件監管，加強數字化檔案應用軟件的安全管理，加強安全技術保障，如利用多級權限設置及密碼管理等，避免教學檔案數據非法訪問、篡改及破壞等，而硬件安全管理則需要聯合高校內部的計算機專業人員，制定設備故障、損害以及載體破壞的預防性措施，做好教學檔案數字化備案工作;另一方面，加強對高校教學檔案數字化管理的安全監督檢查，設置專人專職對高校教學檔案數字化管理的安全狀態進行監督，確保教學檔案的安全性和保密性。

2.3? ?完善數字化管理基礎設施

完善數字化管理基礎設施是高校教學檔案數字化管理的有力舉措，通過配備高校教學檔案管理數字化設施，能夠滿足當前高校教學檔案數字化管理的需要，提高高校檔案管理的先進性和現代化水平，使高校教學檔案數字化管理起到事半功倍的效果。在具體做法上，高校應加大對教學檔案數字化管理的投入，考慮到數字化管理對軟件和硬件要求較高，所以高校應在基礎設施建設方面進行數字化管理扶持，如高速掃描儀、相機等;存儲設備，如存儲器、硬盤等;網絡設備，如服務器、交換機等;軟件系統以及數字化加工軟件、檔案管理系統等。做好軟、硬件基礎設施的保障工作，能夠確保高校教學檔案數字化管理工作的有效性。現階段，在各級領導高度重視下，高校數字化管理基礎設施不斷完善，為檔案館教學檔案數字化招標和設備更新增添物力財力，為高校檔案數字化管理奠定物質基礎。

2.4? ?提高數字化管理人員水平

在高校教學檔案數字化管理中，檔案管理人員的水平提升應具有長期性，不斷提高專業能力，應與時俱進，隨著數字化管理應用不斷更新，以滿足數字化管理的需要，更好地推進數字化管理工作在高校教學檔案管理中深入發展。要想提高數字化管理人員水平，可以從兩個方面入手：一方面，加強現有教學檔案管理人員的數字化意識和數字化管理認識，通過定期或不定期開展以“數字化應用”為主題的教學檔案管理培訓，對接數字化管理的前沿知識，了解當前教學檔案數字化管理的發展趨勢，以更好地優化教學檔案管理人員的數字化管理專業知識結構，提高技能水平，提升數字化管理質量;另一方面，聘請行業專家來校講座，對教學檔案管理人員進行專業化、系統化培訓，使他們不斷深入研究，滿足檔案信息的多層次需求，具體表現為高校教學檔案管理人員能夠盡快熟悉電子文件加工歸檔和服務流程，順利完成檔案編碼、歸類、排序等一系列操作任務，健全檔案門類，加快實現數字化管理。

2.5? ?挖掘潛力，“向科技要效率”

科學技術就是生產力，高校教學檔案的數字化管理潛力巨大，在實現數字化管理的過程中，高校需要應用科學技術，最大限度地利用數字化管理方式提高高校教學檔案管理的有效性。科技賦能之下的高校教學檔案管理，開啟了數字化發展的新時代，通過技術架構優化可以支撐數字化轉型，并以用戶使用需求為導向，建立智能化教學檔案管理平臺，不斷完善系統細節，跟蹤測試，讓教學檔案數字化管理符合高校的實際需求，對內管理與對外分享更加合理化，進一步體現“向科技要效率”。人工智能技術在各個方面都占據著絕對優勢，高校教學檔案管理也是如此，應用人工智能技術實現數字化管理，正是“向科技要效率”的表現。

在具體做法上，高校應在數字化檔案服務中引進全新的技術，如人工智能技術，通過模仿人的大腦運行與使用機制解釋和處理檔案管理中的相關數據，建立大腦神經元網絡，并用來傳遞信息，分析圖像、聲音和文字。需要注意的是，人工智能檔案管理系統建設一般分為3個階段：一是成長階段，即設備選擇;二是起步階段，即系統的技術支持;三是發展階段，即數據中心、云端、云服務器的培訓與使用。對于高校教學檔案數字化管理而言，人工智能教學檔案管理是未來發展趨勢，利用人工智能技術進行檔案管理，可以對檔案信息資源進行智能辨別和分類，也可以在現有技術的基礎上，進行信息化、智能化的升級改造或升級轉型，大大提高數字檔案信息資源的使用率。

3? ? ?結 語

高校檔案紛繁復雜、類別眾多，隨著網絡技術快速發展，高校教學檔案的數字化管理成為教學檔案管理的必經之路。數字化管理方式非常方便，還省時省力。要想最大限度地發揮數字化管理的作用，高校教學檔案管理工作應肯定數字化管理的作用，深挖數字化管理在教學檔案管理中的價值，從思想領域、安全領域、基礎設施、管理人員等多方面進行優化管理，“向科技要效率”，力求最大化發揮數字化管理的效能，這樣多措并舉解決數字化管理中遇到的問題，能夠滿足高校檔案海量數據管理的需要，促進高校教學檔案的數字化管理工作取得“質”的飛躍。

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[收稿日期]2020-09-11