如何加強新形勢下城市社區檔案管理工作

王雪冰

摘 要：就檔案而言，它可以記錄當前的社會發展狀況和現狀也可以反映當前的社會和經濟狀況。因此，檔案在社會的發展進程中起著非常重要的作用。在這個階段，城市化進程不斷加快，城市社區的檔案管理已經成為一個社區管理工作不可分割的部分，在城市發展中起著重要作用。本文探討了在新形勢下加強城市社區檔案管理的方法，介紹社區檔案的重要性，并根據發展現狀，提出了加強工作的有效措施。

關鍵詞：城市社區;檔案管理;加強方法

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.006

檔案的真實性本身就代表著記錄和反饋，而當今社會工作中取得的無數進步都是從不斷的記錄、總結、反饋中獲得的。檔案的記錄代表著信息的搜集，人員的評價，數據的參考，歷史的借鑒。而檔案的體現形式也不止文字一種，可以是影視資料、也可以圖像、更可以是動物骨骼，礦山等。檔案是我們追根溯源的渠道，也是我們朝著未來邁進的基石。

1 完善城市社區檔案管理工作的意義

首先，城市社區檔案足夠真實，是真實記錄社區活動和生活的體現。因此，它可以為社區自身的權利保護提供支持依據。一旦社區的權利受到損害，我們就可以使用社區檔案文件中的某些文本、圖像、聲音等材料進行權利保護。第二，對于那些沒有穩定職業、個人生活沒有保障的居民來說，檔案的作用非常關鍵。檔案會在居委會和街道辦事處中建立留存，將建立并收集一些就業信息。社區的工作人員就可以使用此信息為失業者提供一些就業機會，以幫助失業者開展工作再就業。第三，城市的黨建工作主要依靠于社區，完善社區檔案的管理有利于開展黨建工作，了解黨員情況。

2 城市社區檔案管理工作現狀

當前在城市社區檔案管理工作建設中仍然存在在某些問題上，例如在部分地區檔案管理中，一些管理者尚未意識到檔案工作的重要性。因此，這些社區的檔案中會缺少很多材料。比如一些重要的時間安排和崗位職責，這讓社區的檔案管理工作存在瑕疵。另外社區工作涉及了許多方面，有更多的內容和更重的任務需要處理。這也導致某些工作人員沒有太多精力投入于社區檔案管理工作中，致使社區檔案管理水平較低。另外，部分城市檔案管理人員的素質水平仍然很低，他們認為社區檔案管理工作很無聊，薪水低，導致在社區檔案工作中參與案件管理的人數少，吸引力低，從而影響了社區文件管理的發展。近年來，社區檔案管理工作正在朝著智能化和數字化轉變，這種轉變需要大量的資本投資。但是，社區檔案管理工作資金有限，不久的將來一定會面臨資金短缺的問題。

3 新形勢下提高城市社區檔案管理工作質量的有效措施

1）增強檔案管理人員的對檔案管理方針的重視程度并規范社區檔案管理工作。為了提高城市社區檔案的管理水平，必須提高檔案管理人員的素質并改善檔案管理流程和規范。城市社區必須了解清楚自己的社區建設的相關情況，同時組織人員建立相關檔案管理工作小組，安排專業的管理人員進行管理工作，以確保檔案完整性、準確性。另外，城市部分地區必須建立檔案管理系統，完善相關法規，并利用法規約束管理者的行為。同時，城市社區必須建立健全地區檔案館責任制，并對每個管理人員實施責任制。這不僅可以提高管理人員的責任感，還能夠敦促他們改善社區檔案管理情況。最后，城市社區必須制定社區檔案管理計劃，并根據其重要性對檔案信息進行分類和規劃。只有這樣才能夠有效地促進社區檔案管理工作的開展。

2）增加資本投入，促進社區檔案建設。為了提高城市社區檔案管理水平并適應現階段地區檔案管理的發展要求社區，增加資本投資，加大力度建立檔案基礎架構勢在必行。首先，社區檔案管理人員必須增強自己的檔案管理意識，并重視檔案庫的基礎設施建設，高層管理人員應積極支持建設工作，并提供適當的財政支持，幫助檔案部門購買促進檔案館發展的高級設施。另外，城市社區還必須加強檔案基礎設施的建設并增加大型檔案館的安全投資，以確保檔案館的安全。同時，社區檔案工作人員必須使用先進的技術對檔案文件編號分類，實現檔案管理的電子化轉型，改善檔案管理水準。

3）充分發揮社區檔案的作用，讓檔案更好地服務于社區建設。就城市社區檔案管理而言，它不僅是社區情況的反映，還是為人民提供服務的組織。在社區建設過程中，社區檔案發揮著極大的作用。不斷增強著檔案對社區、對人民服務的本質。首先，社區檔案管理人員在檔案管理過程中，必須與人們的日常生活保持緊密聯系，了解人民的需求，并在維護人民的權益中發揮作用。此外，為了幫助社區中的失業者重新就業，需要對社區檔案進行重新建立，增加失業者的相關信息。從而可以為失業者提供就業情況，并適時提供一些招聘信息、就業機會，以支持失業者的再就業。最后，為了全面改善社區檔案，社區管理員必須了解并記錄社區相關信息，包括生活，文化，黨建活動和其他活動，并創建一個有針對性的特殊檔案，以便完整記錄社區的狀況，為提高檔案管理水平做好準備。

4）社區要建立健全檔案工作領導組織機構，并制定專項的管理制度。社區檔案管理工作領導小組要根據實際情況、明確分工，將檔案工作納入年度目標管理考核檢查的范圍，制定社區檔案管理工作計劃和檔案管理專項制度;堅持資料集中整理、統一保管，根據《城市社區檔案分類方案、基本范圍和保管期限》表，將社區的資料按工作性質及重要程度進行合理的劃分，確保檔案資料的原始、完整、連貫。同時既要加強資料的收集和歸檔，又要方便平時工作的查閱，這就需要檔案管理員花點心思、下點工夫，比如：當年還未歸檔的文件資料平時即可用文件夾或舊檔案盒分類裝，將常用的資料放在上面或單獨裝，這樣既可將資料收集完整，又方便同事查閱，還為年底資料歸檔工作打下了基礎，而且費時不多，效果較好。已歸檔的資料按歸檔文件目錄查閱非常方便，但應嚴格按照檔案利用制度進行登記，防止資料的丟失。

4 城市社區檔案管理工作的新實踐

在如今這個人民安居樂業的時代，檔案管理工作有了全新的作用。和平年代，人們早已忘卻了該如何應對突如起來的自然災難。那些不可抗拒的自然災難猶如一場場遭遇戰，考驗著城市各種職能的運作。在每一次人定勝天的戰果背后都離不開檔案管理工作給予的經驗支持，數據借鑒。在地震，海嘯，等自然災害來襲時，檔案本身的性質使其成為記錄抗震救災實況的真正載體，如何做好抗災情況的記錄，如何做好城市社區人員信息的分類、搜集，如何協助抗災人員做好災情防控記錄？這些都是檔案管理工作面臨的新挑戰。 專業的檔案管理人才，在這場遭遇戰中發揮著中流砥柱般的作用，正是由于國家沒有疏忽人才的培養，才在關鍵時刻涌現出力能扛鼎的大才者。也正是由于政府對資金安排的及時性，一座座抗震救災檔案館在各個地區相繼落成，一本本檔案記錄著抗災的精神傳承和防災措施。而這些檔案還將反作用于現實世界，我們在更多的檔案中探查在這些災難中城市職能的缺失，社會道德的情況，這些檔案也會用于國外對自然災難的分析和防御，落實了檔案更好的服務于城市社區建設、服務于人類社會的最終目的。

5 結語

綜上所述，在當今社會飛速發展的新形勢下，我們需要用以史為鑒的眼光來回溯過往，亦需要用迎接挑戰的姿態來面對未來，而這些行為所需要的準備工作，都需要從檔案中汲取營養。對于城市社區的檔案管理工作，我們必須秉持著高標準，嚴要求的態度，只有建立好檔案管理系統，城市社區才有規劃與發展的動力，只有準備好檔案管理工作，人類才有抗擊災害，穩步向前的依據。城市的發展離不開檔案管理工作的建設，人類社會也是如此。

參考文獻

[1]李莉.如何加強新形勢下檔案管理工作的規范化[J].人力資源管理，2018.5.

[2]郭小林.新形勢下社區檔案管理工作改革初探[J].辦公室業務，2018.11.

[3]王正儀.貫徹“三個代表”思想推進社區檔案工作[J].檔案與建設，2002，（010）：16-17.