對創新機關檔案管理工作的幾點思考

何晶

摘 要：在社會轉型和機關單位改革的推動下，檔案管理創新體現了很強的特殊性地位。科學、系統、規范地對機關檔案進行管理，不僅可以提升機關單位管理的質量，與此同時，還可以提高工作效率。對于政府機關而言，檔案的管理工作內容比較的繁瑣和復雜。機關檔案管理工作想要從本質上滿足新時代的發展需求，那么就需要轉變新思維和新方案。轉變思想，打破常規，解放思想，創新新局面。突破其思維的障礙，適應新形勢下檔案管理工作的新常態、新要求。因此，本文首先提出需要探究的問題，之后結合現狀，針對性的制定出對應的創新路徑。

關鍵詞：創新;機關;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.032

1 問題的提出

隨著科學技術的不斷進步，傳統理念下的機關檔案管理方式已經不能滿足現代化的發展需求。在實踐的過程中，逐漸暴露的弊端，不僅影響機關檔案管理的質量，并且影響了機關檔案管理的建設效率[1]。機關部門想要提升檔案管理工作的水平，那么就需要超越原有思維模式的局限。檔案工作屬于國家檔案資源的源頭，也是“為黨管檔，為國守史，為民服務”的基石[2]。在社會主義轉型的重要時期，體現了一系列新要求、新任務。原有的機關檔案工作存在一定的不足，檔案規范化建設水平參差不齊，檔案信息化建設緩慢滯后，重大活動、重大項目檔案管理缺位，檔案人員業務素質亟待提。面對這些問題的出現，機關檔案工作將如何構建才可以與社會發展同步，與此同時還可以滿足人民群眾需求？就成為目前形勢下，需要探究的

重點。

2 機關檔案管理工作的創新路徑

2.1 營造政策環境，推進機關檔案工作提檔升級

從一定的程度上看，機關檔案管理工作需要以3到5年為周期，從不同的視角做出相關的規定。定制《機關檔案工作指南》，以5年為周期，定期修正相關的工作內容[3]。需要在源頭的基礎上，保證檔案管理的基礎性工作。使用“考評”的方式，將這把“鑰匙”呈現到大家的視野當中，并啟動機關檔案工作提檔升級機制。另外，還需要相關的人員，對檔案損毀、丟失等問題實施調查，一旦出現問題，就需要及時的查處。加強檔案的宣傳力度，保證檔案工作真實記錄。

2.2 突出重要點位，引領機關檔案工作快速提升

首先，需要在“大事”“要事”檔案管理的基礎上，抱著“對歷史負責”的態度，對機關單位檔案工作的建設需求提出了更高的檔次。只有不斷的加強監督建設，推動城市發展的有效路徑，那么才可以締造經典，保持檔案的完整性，滿足規范化的管理需求。其次，需要在民生檔案的基礎上，建立對應的重點管理計劃。例如：教育、房產、金融等行業都需要在工作意見的基礎上，惠及群眾，滿足現代化的發展路徑[4]。最后，需要進一步加強“示范”單位檔案管理的主要內容。在相關的規范化路徑上，創建示范檔案室，為其它的內容

標榜。

2.3 創新培訓指導，推動機關檔案工作平衡發展

這個時候，需要在創新的基礎上，構建機關檔案工作數據庫，其中還包含了機構人員的檔案管理，硬件設施的檔案管理，館藏情況的數據管理等內容。這些內容都需要保持實時性的更新。另外，還需要創新工作理念，在“精準培訓”的視角上，加大上崗敬業建設，注意建設的成效。另外，還需要加大工作方式的創新，提高編制檔案工作的適用性價值。在制作視頻的時候，不僅需要保持生動性，另外，還需要明確需要做哪些。之后，需要相關的人員，在“互聯網+”的基礎上，使用微信或者QQ等社交手段，加大檔案管理人員之間的關系[5]。在相互的分享和交流的過程中，完成自我的教育，加大基礎建設，滿足現代化的發展路徑。

2.4 實施信息化驅動，促進機關檔案工作跟上時代步伐

隨著信息化的不斷發展，網絡技術為各個領域注入了新鮮的“血液”。機關檔案管理也需要跟隨時代的發展步伐，加大信息化檔案管理建設，完成檔案管理電子化與網絡化的發展需求。之后，還需要在數字化的基礎上，提高室藏檔案數字化率。在檔案“雙套制”制度的基礎上，將檔案的數字化管理規劃為統一的部署經驗。最后，還需要機關檔案管理的相關積累經驗，不斷的提升自身的綜合素養，滿足實時性的監督需要，提高電子檔案管理的規范性，加大基礎建設，更新檔案管理軟件，滿足現代化的建設需求。信息化時代，機關為適應新形勢發展的需要，提高機關檔案管理工作的效率和水平，將傳統業務工作流程實施優化和管理，提供信息流向規范、控制集中等多元化的靈活工作平臺，提供查詢和咨詢服務，加快機關檔案信息資源數據庫建設。

2.5 強化館室互通，豐富機關檔案工作內涵

社會的全面信息化改變了人們工作和對應的生存活動，單一的服務渠道已經不能適用于現代化的發展需求。第一，需要加大機關檔案管理館室共享性。對于沒有設定檔案或者是保管條件不足的單位，需要進一步加強管理。在提前接受的基礎上，提供對應的檔案寄存服務，之后，還需要結合自身的實際情況，分析群眾比較關注的內容，哪些是屬于利用率比較高的檔案。這個時候，就可以豐富機關檔案工作內涵，強化館室互通，加大資源的共享性，為群眾提供更為優質的服務項目。第二，需要機關檔案管理館室加大合作性，也就是說，需要在“合作”理念的視角上，加大工作的創新建設，形成合力，提高聯動性，滿足現代化的發展需求。例如：機關檔案管理可以和老干部、名人名家書畫、勞模、院士等結合起來，實施規模化的征集活動，這樣不僅可以提高工作效率，還可以滿足創新的發展需求[6]。第三，需要機關檔案管理館室建立共贏的發展路徑。例如：構建“勞模館”等形式，都可以讓檔案室的“寶貝”煥發光彩，滿足現代化的發展需求。

2.6 鼓勵服務外包，探索機關檔案工作新模式

機關檔案管理的相關人員，還需要在規范化的基礎上，加大自身綜合性素養建設。解決業務之間的矛盾問題，結合現狀，培養檔案社會服務機構。充分的使用服務外部計劃，調動政府部門的積極性。減少檔案管理的壓力，增強檔案管理的工作效率。協同搞好檔案工作的調查，指導監督機制，以利于加強機關檔案工作的業務建設。

3 總結

隨著社會的進步，傳統的機關檔案管理手段已經不能滿足當前的發展需要。機關部門需要結合現狀，加強檔案管理的現代化水平建設，加大信息化建設，促進大眾形成檔案意識。探索用戶個性化需求，加大創新力度，實現標準化管理的步伐，為事業單位的整體發展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]吳慶皊.機關檔案管理人員的素質和能力提高探討[J].中國職工教育，2017（18）.

[2]藍娟.機關檔案管理在政務工作中的作用及改善對策分析[J].辦公室業務，2016（04）.

[3]丁德勝.機關檔案的鑒定與銷毀——《機關檔案管理規定》解讀之十[J].中國檔案，2019（09）.

[4]劉瑩.計算機信息技術與機關檔案管理工作的融合[J].電腦知識與技術，2019（28）.

[5]張曉霞.淺議新時期機關檔案管理存在的問題與改進措施[J].山東人大工作，2016（09）.

[6]黃鳳平.創新機關檔案工作服務機關工作大局全力推動省級機關檔案工作新發展——在省直機關檔案工作會議上的講話[J].云南檔案，2018（08）.