提高辦公室檔案管理工作效率的思考

曹敏敏

摘 要：辦公室檔案管理工作對于單位其他工作內容都具有一定的聯系。如果辦公室檔案管理工作效率出現持續低下的情況，對于單位的其他工作會產生不利影響，因此現階段針對辦公室檔案管理工作效率提升進行研究和分析是非常重要的一項工作。單位需要重視這項工作，找準其工作思路，并且進行貫徹和落實，切實提升其工作效率。本文針對【提高辦公室檔案管理工作效率的思考】進行相關的研究和分析，這對于單位的持續健康發展來說非常重要。

關鍵詞：檔案管理;工作效率;效率提升;有效措施;研究分析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.037

辦公室檔案管理工作對于單位的發展非常重要，其不僅是一個單位成長過程的展現，在單位實際發展過程中對其他工作內容還會產生比較大的影響。而且隨著時間的推移和時代的不斷改革創新，對于辦公室檔案管理工作也提出了嶄新且更高的要求，其中之一就是要求其工作效率得到有效的提升。文章針對【提高辦公室檔案管理工作效率的思考】進行相關研究和分析，提出具有針對性和建設性的意見及

對策。

1 辦公室檔案管理工作效率提升的重要意義

首先，辦公室檔案管理工作是單位整體工作中非常重要的組成部分。提升其工作效率勢在必行，也是順應時代不斷發展的需要[1]。科學的檔案管理能夠為事業發展、信息查詢等提供大力的支持，這也是辦公室檔案管理工作最為重要且直接的一種體現。目前社會已經進入了一個信息化時代，辦公室檔案管理管理工作的重要性又提高得非常之快，單位需要充分意識到這項工作的重要性。

其次，就辦公室檔案管理工作自身來說，這項工作具有連貫性、連續性等主要特點。為了促進檔案管理工作持續發展，就需要提升其工作效率，與時代發展保持同步節奏，這一點對于單位來說至關

重要。

最后，辦公室檔案管理工作效率提升還能夠促進檔案管理事業與國民經濟、社會協調發展，而且社會在高速的發展過程中本身就離不開檔案管理。在這一過程中，如果辦公室檔案管理工作效率持續低下，就會對單位、社會發展起到負面影響，最終失去參考和借鑒的意義，辦公室檔案管理工作也失去了意義[2]。

2 現存的辦公室檔案管理工作問題

2.1 管理意識比較淡薄

部分單位辦公室檔案管理意識是比較淡薄的。之所以出現這種情況，很大一部分原因來自辦公室檔案管理工作人員。目前任職于辦公室檔案管理工作人員包含一部分兼職工作人員，甚至還具有部分專業素質不達標的工作人員。由此部分單位辦公室檔案管理工作效率持續比較低，這對于檔案管理工作體系的建立、完善產生了很多不利因素，后續也會使得檔案管理工作的管理方式越來越落伍，最終與時代發展出現斷裂現象。解決這種現象最有效的方式就是引進高新的網絡信息技術，但是部分單位的檔案管理意識淡薄，并沒有及時采取這一方式[3]。

2.2 辦公室檔案管理工作人員的綜合素質有待提升

對于任何一項工作來說，相關工作人員永遠處于最為重要的位置，對于辦公室檔案管理工作來說也是一樣的。目前很多單位辦公室檔案管理工作人員的綜合素質非常有限，專業知識、專業技能的缺乏使其難以高質量地完成相關的工作內容，也不能滿足現代化辦公室要求。網絡信息化時代的到來也對辦公室的檔案管理工作提出了嶄新的要求，例如現階段的檔案管理工作正在朝向信息化和網絡化的方向發展，而在辦公室檔案管理工作人員綜合素質有限的這種情況之下，會嚴重滯緩辦公室檔案管理工作的開展速度，使得這項工作內容出現效率低下的現象。單位需要重視辦公室檔案管理工作人員的綜合素質的培養[4]。

2.3 辦公室檔案管理工作沿用傳統的工作方式

眾所周知，辦公室檔案管理工作長期采用傳統的人工工作方式。然而，社會已經進入一個信息化時代，網絡技術和信息技術已經在各項社會工作當中得到充分運用，并都取得了不錯的效果。但是很多單位辦公室檔案管理工作沿用的依舊是傳統的工作方式，人工檔案管理不光會出現效率低下的問題，嚴重的情況下還會出現工作失誤，導致單位的發展受到一定限制。

3 提升辦公室檔案管理工作效率的有效措施

3.1 優化和完善管理制度

現階段實現辦公室檔案管理工作效率的提升，首要的一項工作就是加強檔案主體領導者的重視程度，從而有效地推進檔案管理機制的完善，在實際的檔案管理工作當中也需要將相關的管理制度落實[5]。例如可以根據單位的實際需求來設立專門的檔案管理工作室，對高新信息技術、網絡技術也可以進行應用，方便后續的檔案查閱，同時還需要保證檔案的安全性。為了強化監督，還需制定相應的監督措施，達到良好的監督效果。

3.2 加強人才培養

培養專業化人才是非常重要的一項工作。單位可以在發展過程中針對檔案管理工作人員進行定期培訓，針對培訓效果還可以設定相應的獎勵措施，鼓勵辦公室檔案管理工作人員提升自身的綜合素質。另外，還可以積極地在外界引入專業人才，久而久之，單位中的辦公室檔案管理工作人員的綜合素質就會得到明顯的提升[6]。

3.3 實現辦公室檔案管理工作的現代化發展

眾所周知，目前社會正處于一個現代化發展進程當中，因此急需推進辦公室檔案管理工作的現代化發展，更新管理模式。檔案的收集工作、整理儲存工作以及保管工作等，對于一些高新技術可以積極地進行應用，包括計算機技術、影像技術以及激光光盤技術等。實現辦公室檔案管理工作現代化，有利于提升辦公室檔案管理工作效率，對于單位其他工作的開展也是大有裨益的。當然，這一過程需要投入一定的資源，單位需要根據自身的實際發展情況做出選擇。

4 結論

綜上所述，就是針對【提高辦公室檔案管理工作效率的思考】的相關研究和分析，現階段的辦公室檔案管理工作已經不能適應時代的發展，在這種情況下，需要以提升辦公室檔案管理工作為主要目的，采取切實有效的措施，提高檔案管理工作效率，積極推進檔案管理工作的科學化、現代化進程。

參考文獻

[1]郭小卯.提高辦公室檔案管理工作效率的對策[J].陜西檔案，2020（03）：55+54.

[2]裴雙武.提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑[J].辦公室業務，2020（11）：182-183.

[3]曹春華.淺析提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑[J].辦公室業務，2020（05）：188-189.

[4]宋婕，楊玉清.探討提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑[J].傳媒論壇，2019，2（16）：142-143.

[5]紀紅艷.如何提升企業辦公室檔案管理工作效率的思考[J].黑龍江檔案，2019（04）：81.

[6]孫波.試析如何提高企業辦公室檔案管理工作效率[J].黑河學刊，2019（04）：15+19.