新時代背景下初中學校檔案管理工作的完善策略

摘 要：初中學校檔案管理工作作為初中學校管理中的一部分，與學生的個人信息檔案之間存在著緊密的關系。當前雖然各級初中學校對檔案管理工作的重視程度日益增強，但是其在發展過程中存在規范性和深入性不強的特征，從而致使當前在新時代背景下初中學校檔案管理工作處于發展瓶頸的狀態。正基于此，本文在對相關問題進行分析的基礎之上，指出解決初中學校檔案管理工作問題的對策，以期能夠提升初中學校檔案管理工作的不斷完善。

關鍵詞：初中;學校檔案;管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.057

檔案是在學校開展教研工作和學生管理工作中所形成的，其作為保存重要文字與圖片材料的載體，在學校工作中具有無法替代的重要作用。在新時代背景下，從事初中學校檔案管理工作的相關人員應當在意識到檔案管理在學校工作與發展中的重要性的基礎上開展收集和整理材料以及鑒定與歸檔材料等檔案管理工作。從而使初中學校檔案管理者能夠認識到檔案管理工作已逐漸成為一項專業性的學校工作，進而使初中學校檔案管理工作質量能夠實現提升。

1 初中學校檔案管理工作在學校工作中的重要性

1）初中學校檔案是學校資源的重要載體。初中學校檔案對檔案所在學校的管理與發展起到重要的信息資源作用，是促進學校開展教研和管理工作的先決條件，它在學校的教研與管理中是作為具有重要的利用價值的材料而存在的，學校檔案在使學校的工作效率提升的同時能夠實現其教育改革的不斷深入與發展。此外，初中學校檔案又關系到檔案所在學校的每位教職工和學生的合法權益，同時也是反映學校辦學質量和管理工作水平的直接依據，能夠對學校管理工作的規范起到重要的作用。

2）初中學校檔案是學校歷史的重要載體。由于初中學校檔案中涉及所在學校的校園文化建設、學校招生、學生學籍管理、教學研究以及課堂教學實踐等綜合性的管理內容，學校檔案可以為這些活動的進行與發展提供具有參考價值的文字和圖片，甚至是音頻和視頻等聲像材料。學校檔案能夠在基于真實且客觀的角度上記錄學校的整體發展歷程，它既能夠作為學校前期工作中的重要總結，亦能夠為學校今后的不斷發展提供持續前進的動力，在做到了記錄和沉淀學校成長與奮斗的同時能夠實現學校自身形象的不斷發展。

3）初中學校檔案是學校教學總結的體現。初中學校檔案中是所在學校現有的教研成果的匯集，飽含了學校成長與奮斗的歷史過程，對學校今后的發展具有很大的利用價值。因此對初中學校檔案進行綜合性的分析，能夠較為全面的掌握到學校在教學和管理工作等方面的發展與演變，從而為新時代背景下的學校建設提供良好的借鑒依據，進而推動學校價值觀的不斷發展。

4）初中學校檔案管理是一項完善的科學教育工程。由于初中學校檔案管理工作中涉及行政、教研和學生管理等幾大部分，其形成材料中既有行政年度和教學年度的形成材料，同時也包括了學校自身和學校師生的形成材料。故此，作為一所學校若能將這些材料進行系統的整理與歸檔，那么亦會使學校管理體系逐漸走向規范和有序，從而使學校的管理工作提升到一個新的層次上，促使學校逐步實現和諧、規范化的良性發展，進而推動學校其他各項工作的順利開展。

2 初中學校檔案管理工作中存在的問題

1）學校領導對檔案管理意識的缺乏。就目前而言，很多初中學校的管理者并沒有意識到開展學校檔案管理工作的重要性，普遍采取較為消極的態度對待，使諸多初中學校存在學校檔案制度不夠健全的問題。加之初中學校面臨著強大的升學壓力致使很多教師不能夠及時將所需歸檔的檔案材料進行上交，只有當學期末面臨檔案室管理人員的催交時，才會匆匆忙忙將材料進行上交，甚至會出現重要的材料遺失或模糊的現象，從而使歸檔的檔案材料存在完整性缺失的問題。

2）高素質檔案管理人員的缺乏。高素質檔案管理人員的缺乏是我國當前初中學校檔案管理工作中所面臨的突出問題，究其原因而看，是由于我國高校檔案管理相關專業設置較晚，加之近年來各初中學校對檔案管理工作的不斷重視，這種供不應求的現象，致使很多初中學校不得不降低學校檔案管理人員的招錄門檻，從而出現所招錄的工作人員的專業素養較低的現象，無法正確認識到學校檔案管理工作的重要性，使學校檔案管理工作難以做到規范和有效開展。

3）健全的檔案管理制度的缺乏。缺少健全的檔案管理制度是當前初中學校檔案管理工作中所普遍存在的一個問題。當前部分學校仍舊采用傳統的學校檔案管理模式，且并未建立起健全的檔案管理制度，使學校檔案管理工作中存在一定的隨意性，致使學校檔案管理工作的真正作用難以被發揮出來。即使部分學校建立起了一定的學校檔案管理制度，但都未能落實到實際工作之中，如同虛設，從而在真正需要相應的檔案資料時會出現學校無法及時交出完整檔案的現象。

4）信息化管理模式的缺乏。就目前而言很多初中學校在進行學校檔案管理工作時未能實現學校檔案管理工作的信息與數字化，仍舊是采用傳統的人工檔案管理模式。由于紙質檔案材料對管理的環境要求比較高，因此傳統的學校檔案信息管理模式在增加了檔案管理人員工作量的同時亦增加了學校在檔案管理中的所耗費的成本，進而降低了學校檔案管理的工作質量和效率。

3 提升初中學校檔案管理工作的有效途徑

1）學校領導者要提高對學校檔案管理工作的重視程度。要想提升初中學校檔案管理工作的水平就首先需要學校領導加強對學校檔案管理工作的重視程度，充分認識到學校檔案管理工作的重要性，并及時建立起健全的學校檔案管理工作制度。此外，學校要敦促教師及時上交日常的相應檔案材料，并定期或不定期召開檔案管理的學習會議，學習檔案管理的相關制度，能夠結合管理過程中所出現的問題提出新的要求，使學校檔案管理工作人員能夠盡快熟悉崗位工作和職責，以期能夠實現學校檔案管理工作的科學化與規范化。

2）組建高素質的學校檔案管理團隊。新的時代背景對學校檔案管理工作人員提出了新的工作要求，相關的工作人員只有接受過檔案管理相關的教育才能夠做到高效的開展學校檔案管理工作。因此，各初中學校應當在招聘時對接受過管理教育的人才進行優先錄用，并可以采取提高薪資的方法以吸引更多優秀的檔案管理人才。此外，各初中學校還應當對在職的學校檔案管理人員進行檔案管理的相關培訓，從而推動學校檔案管理工作的順利開展。

3）構建信息化的學校檔案管理模式。面對當前信息化時代的教育背景，各初中學校領導和管理人員應積極探索實現學校檔案管理信息化的有效措施。作為學校檔案管理工作人員，應當意識到信息化技術在其中所起到的便利作用，并積極參加學校的相關培訓活動以期能夠提升自身的信息技術能力。從而使學校檔案管理工作人員的工作量減輕的同時實現工作效率和準確性的不斷提高。

4 結束語

綜上所述，初中學校檔案管理工作在新的時代背景下迎來了機遇，同時也面臨著一定的考驗，傳統的學校檔案管理模式已經漸漸無法滿足學校自身形象的持續發展的需要。正基于此，初中學校檔案管理工作人員應當在緊緊抓住新時代背景所帶來的機遇的基礎上不斷吸取以往的經驗，以期能夠實現初中學校檔案管理工作的規范化，進而促進各初中學校的持續發展。

參考文獻

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作者簡介

李治（1977-），男，漢族，山東即墨人，大學本科，青島市中學綜合實踐教育中心，總務處副主任，研究方向：檔案管理。