檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化研究

楊金鳳

摘 要：檔案管理中的基礎(chǔ)工作是極為重要的內(nèi)容，通過有序的檔案管理能夠提升整體的工作效率及管理水平，同時(shí)也是建立現(xiàn)代化檔案管理的重要基礎(chǔ)。本文將通過分析檔案管理中的基礎(chǔ)工作、檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展以及二者之間的關(guān)系，探討在處理檔案基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化關(guān)系時(shí)應(yīng)注意的問題及措施，希望以此為檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的發(fā)展基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;基礎(chǔ)工作;檔案管理現(xiàn)代化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.069

由于科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是現(xiàn)代化電子信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，不斷地改變著檔案管理的工作方式，其中信息的收集、儲(chǔ)存、檢索及利用從傳統(tǒng)管理工作方式不斷朝向網(wǎng)絡(luò)信息化的方向發(fā)展。但根基檔案管理目前實(shí)際工作內(nèi)容來看，基礎(chǔ)工作中仍然還存在一定的問題，本文將就檔案基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化的作用及相互關(guān)系進(jìn)行詳細(xì)的探討和分析。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作

檔案管理工作主要是保存與記錄我黨及國家歷史等重要資料的主要方式，是實(shí)現(xiàn)檔案管理的作用及目標(biāo)的重要途徑。檔案管理基礎(chǔ)工作中的核心是檔案的收集，通過對(duì)各類的檔案的歸檔整理，使碎片化的數(shù)據(jù)資料條理化，在檔案收集歸檔中鑒定真?zhèn)危瑢⒕哂袃r(jià)值的資料妥善保管，以此確保檔案的完整性及真實(shí)性。而檔案檢索、編研以及使用同樣是建立在檔案管理基礎(chǔ)工作之上，而且，由于檔案管理工作具有完整動(dòng)態(tài)性的特質(zhì)，因此各項(xiàng)工作之間具有由此及彼、由表及里互為基礎(chǔ)的關(guān)系。

檔案管理基礎(chǔ)工作在不同發(fā)展時(shí)期中的工作原則、性質(zhì)及方式具有一定的差異，尤其是在現(xiàn)代化電子信息技術(shù)的推動(dòng)下，檔案管理基礎(chǔ)工作從簡(jiǎn)單的收集、整理歸檔等傳統(tǒng)管理逐步過渡到與現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合的管理，通過在崗位中使用微機(jī)進(jìn)行檔案的收集、歸檔、檢索、編目以及統(tǒng)計(jì)，不僅有效地提升了工作效率及工作質(zhì)量，也為實(shí)現(xiàn)完全自動(dòng)化的檔案管理奠定基礎(chǔ)。

2 檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在實(shí)體檔案的收集、管理、傳輸以及檢索的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過使用當(dāng)前先進(jìn)的技術(shù)，完成文字、圖像及音頻等各種檔案的系統(tǒng)化規(guī)范化、科學(xué)化管理。檔案管理的自動(dòng)化主要是指工作中技術(shù)手段、工作方法的現(xiàn)代化，例如電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備的應(yīng)用，微縮復(fù)制、聲像轉(zhuǎn)錄修復(fù)、數(shù)字通信傳輸及儲(chǔ)存技術(shù)等。這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)，只有不斷應(yīng)用新技術(shù)及先進(jìn)的設(shè)備，才能有效地提升檔案管理工作的質(zhì)量及效率，真正地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化中，通過利用縮微技術(shù)降低了檔案的儲(chǔ)存空間，結(jié)合計(jì)算機(jī)可實(shí)現(xiàn)檔案的快速處理、遠(yuǎn)距離傳輸以及自動(dòng)化管理，如檔案自動(dòng)著錄、索引、借閱、傳輸、統(tǒng)計(jì)等自動(dòng)化的管理控制。檔案管理現(xiàn)代化中將傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)變?yōu)楣獗P、硬盤等新式媒介，檔案的傳遞方式由人員的手動(dòng)操作向自動(dòng)化方向發(fā)展，在節(jié)省了人力同時(shí)更顯著地提升了檔案管理的工作質(zhì)量及效率。

3 檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化的相互作用

1）檔案基礎(chǔ)工作是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件。檔案管理工作的基本原則是對(duì)檔案的統(tǒng)一管理，并確保檔案的完整與安全，便于后期的調(diào)用。通過有效的收集、整理、鑒定、保存以及檢索才能更好地接收具有重要價(jià)值的檔案、不斷的滿足使用者的需求、使用中能夠快速的查詢以及將檔案資料進(jìn)行永久性的保存，只有在此基礎(chǔ)上才能更充分地利用檔案信息資源創(chuàng)造條件，并推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化及業(yè)務(wù)建設(shè)。而檔案管理工作中的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化則是實(shí)施先進(jìn)技術(shù)、保障檔案資源的前提，是檔案現(xiàn)代化管理有效實(shí)施的先決條件。

2）檔案現(xiàn)代化管理是實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的技術(shù)手段。實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化能夠更加充分地發(fā)揮檔案信息資源在當(dāng)前社會(huì)建設(shè)中的應(yīng)用價(jià)值。檔案管理工作的宗旨是保證檔案資料的完整與安全，因此，通過檔案管理的現(xiàn)代化可代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理中復(fù)雜繁瑣的人工操作，顯著地提升工作效率及工作質(zhì)量;通過自動(dòng)化、智能化技術(shù)可以有效的校正傳統(tǒng)檔案管理工作中的非規(guī)范操作，長(zhǎng)此以往，將促使檔案管理工作的內(nèi)容更加適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化，形成一個(gè)良性循環(huán)。可見，檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化呈現(xiàn)相輔相成的一種關(guān)系：檔案管理現(xiàn)代化需要良好的基礎(chǔ)工作作為開展的手段，若缺少基礎(chǔ)工作，即使擁有先進(jìn)的現(xiàn)代化電子信息技術(shù)也無法實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化;若只擁有堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)工作，而沒有先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，檔案管理工作也只能停留在人工操作的層面，將無法滿足使用的需求，久而久之將會(huì)被時(shí)代所拋棄。

通過將檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)行有效地結(jié)合，以基礎(chǔ)工作作為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與方法，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的自身價(jià)值。

4 檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展途徑

1）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的首要條件，只能通過建立統(tǒng)一的數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化才能更好地進(jìn)行檔案的綜合管理。在檔案管理工作中，數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)交換及傳輸需要依托通用檔案管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，從而減少檔案管理現(xiàn)代化中出現(xiàn)不必要的失序問題。此外，部分部門只注重眼前利益，忽略了標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的構(gòu)建及實(shí)施，這種短見將會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理現(xiàn)代化整體的發(fā)展部署與管理。因此，檔案管理現(xiàn)代化必須強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)以及協(xié)調(diào)性的綜合發(fā)展。

2）實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。管理的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化實(shí)施的重要保障。在實(shí)施檔案管理工作的過程中應(yīng)增加相關(guān)人員對(duì)管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)，并在工作的實(shí)踐過程中，使用先進(jìn)的技術(shù)及方式為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)，在加強(qiáng)檔案資源合理性的同時(shí)獲得更多的利益。

3）增加復(fù)合型人才的培養(yǎng)。人才是檔案管理現(xiàn)代化實(shí)施的重要基礎(chǔ)。根據(jù)目前檔案管理現(xiàn)代化實(shí)施的現(xiàn)狀來看，檔案管理現(xiàn)代化的推廣未達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)主要是由于相關(guān)人員缺乏專業(yè)知識(shí)、素質(zhì)低下所造成的。因此，在日常的工作中應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，通過不斷地提升人員的綜合素質(zhì)、強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)人員建設(shè)，使管理人員及時(shí)掌握到檔案管理現(xiàn)代化中各方面的知識(shí)。此外，為了更好地滿足檔案管理現(xiàn)代化中實(shí)際工作的需求，應(yīng)不斷的引進(jìn)高層次人才，不斷地拓展工作中的思路與方法，以為檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展做出更多的貢獻(xiàn)。

4）增加管理建設(shè)資金投入。在檔案管理現(xiàn)代化中，管理層應(yīng)發(fā)揮積極帶頭作用，可通過將檔案管理現(xiàn)代化納入年度工作計(jì)劃之中，以此保障資金的投入;通過定期的審查檔案管理現(xiàn)代化工作實(shí)施的進(jìn)度來不斷的解決其中出現(xiàn)的問題;增加管理人員之間以及與相關(guān)部門的溝通，提升檔案管理的綜合水平，加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

5 結(jié)語

檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)新興而又具有一定復(fù)雜性的工程，在實(shí)際的工作中應(yīng)不斷的根據(jù)自身情況，加強(qiáng)檔案管理中的基礎(chǔ)工作建設(shè)，提升對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)，通過腳踏實(shí)地的態(tài)度做好每一項(xiàng)工作，并且根據(jù)檔案工作地發(fā)展趨勢(shì)，不斷的克服工作中出現(xiàn)的問題，并探尋有效的措施，為檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的發(fā)展基礎(chǔ)。

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