加強衛生院檔案管理 實現檔案管理規范化

莊合龍

摘 要：衛生院的檔案管理不是形式主義，若想真正讓衛生院檔案管理發揮作用，就要實現檔案管理規范化。本文主要從加強衛生院檔案管理的重要意義出發，分析當前衛生院檔案管理中存在的問題，進而對如何實現檔案管理規范化進行深入思考。

關鍵詞：衛生院;檔案管理;規范化;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.070

衛生院是醫療體系的重要構成部分，其管理水平影響著醫療行業的發展。檔案管理是衛生院管理的重要內容，也是較容易忽視的部分。建立健全相關的檔案管理制度，建立完善的檔案管理體系，真正促進檔案管理規范化發展，促進衛生院檔案管理水平的提高，進而促進衛生院管理水平的提高。

1 加強衛生院檔案管理的重要意義分析

1.1 有利于實現衛生院整體管理水平的提高

衛生院檔案管理是衛生院整體管理的重要構成，也就是說，做好衛生院檔案管理是做好衛生院整體管理的前提。衛生院的檔案資料涉及衛生院的整體情況，包含醫院黨政組織、政工、人事、財務以及各種醫療政策、設施設備等，因此，是醫院需要著重管理的寶貴資料。做好對于檔案的保存，整理以及利用工作，真正發揮檔案管理的作用，才能實現衛生院檔案管理。

1.2 為醫療質量以及醫院發展建設創設良好的發展環境

衛生院開展檔案管理工作，必須建立健全檔案管理制度，完善檔案管理體系，使得工作有章可循，促使檔案管理工作規范化發展。從長遠來看，衛生院進行檔案管理不僅有利于衛生院自身的經營發展，對于整個醫療大環境也產生了積極的影響，為醫療質量以及醫院發展建設良好的發展環境。畢竟，衛生院是醫療體系的重要組成環節，承擔著重要的醫療責任，對于行業發展進步產生不小的影響。

2 當前衛生院檔案管理面臨的問題分析

2.1 衛生院檔案管理體系缺失

衛生院若想要開展檔案管理，則必須進行管理體系的確定。但是，從當前的衛生院發展環境來看，不少衛生院缺乏有效的管控體系，整個管理環境較為松散，嚴重影響了衛生院檔案管理的規范性發展。檔案管理體系是實現高效率檔案管理的基礎，一定程度上也制約著衛生院檔案管理水平的提高。

2.2 衛生院檔案管理設備缺少

如今，在大數據時代，衛生院的檔案資料管理需要借助一定的管理設備和技術手段，單純依靠人工管理，實在是杯水車薪。但是，不少衛生院缺乏對于新技術的引用和新設備的使用，還是延續著老一套的傳統管理方法，不僅加重了管理人員的負擔，也難以取得高質量的效果。

2.3 衛生院檔案管理素質不足

衛生院管理人員的綜合素質水平與衛生院檔案管理水平有著直接的關系，但是從實際來看，多數衛生院管理人員的綜合素質水平較低，并沒有達到相關的標準要求。一部分管理人員并不是科班出身，缺乏基本的理論知識和業務能力，屬于“半路出家”。其在管理過程中難以解決遇到的管理難題，更不用說進行創新管理和創新發展，衛生院檔案管理人員是衛生院檔案管理工作的重要參與者，也直接決定了衛生院檔案管理工作的質量。由于衛生院檔案管理人員的綜合素質水平較低，使得一些管理任務不能落實下去，出現較低的工作率。同時，這種低效率的工作水平也使得實際處理機制受到影響，導致有關項目根本無法落實，相關的衛生管理檔案也不能發揮作用。如此一來，之前的管控機制也就形同虛設。

2.4 衛生院檔案管理意識缺失

衛生院檔案管理工作能否真正落實下去，還要從思想觀念方面進行問題分析。當前，部分管理單位并沒有意識到衛生院檔案管理工作的重要性，認為檔案管理是一項可有可無的事情，甚至會加大衛生院的成本投入，導致一些不必要的經費支出。的確，衛生院開展檔案管理需要投入一定的人力、物力以及財力，但是這是必要的成本投入，不是可有可無的，對于衛生院整體發展有著積極的意義。從思想層面上對于衛生院檔案管理工作認識不足，導致行動上有所欠缺。檔案管理人員無法建立正規的管理模型、檔案控制機制等問題也逐漸暴露出來。如果衛生院不重視檔案管理，那么就會丟失重要的資料，導致后期醫院發展動力不足，不利于衛生院的長遠發展。

3 加強衛生院檔案管理，實現檔案管理規范化的策略思考

3.1 提高思想認知

若想真正提高衛生院檔案管理水平，提高衛生院整體管理水平，就要從思想層面入手，轉變有關管理人員的消極思想，幫助其正確認識衛生院檔案管理對于衛生院長期發展的重要性。首先，要進行相關的宣傳工作，通過宣傳來強化大家對于檔案管理的意識，幫助大家正確認識衛生院檔案管理的作用。其次，從法律角度幫助大家深入理解檔案管理，引導大家學習《檔案法》，促進全員檔案意識格局的形成。《檔案法》中明確檔案管理的工作要求，能進一步強化大家的責任意識，幫助大家樹立正確的法制觀念和法律意識，真正從思想意識層面正確看待衛生院檔案管理。

3.2 完善管理設備

在當前的時代，進行檔案管理單純依靠人工完成已經不切實際。所以，相關管理部門要集合計算機技術，大數據技術以及互聯網等信息技術來創新檔案管理的方式方法，提高管理的現代化水平。完善管理設備，不僅可以降低工作人員的工作負擔，也可以實現管理水平效率的提高和質量的保障，真正發揮檔案管理的作用。在完善管理設備的過程中，需要注意落實辦公自動化項目。自動化水平的高低決定了管理效率的高低，也影響了管理質量水平的高低。在引進自動化設備背景下，醫院檔案管理的自動化水平進一步提高。同時，推動無紙化辦公項目的開展，提高檔案查找和調取的便捷性，滿足衛生院的管理需求，實現檔案資料的價值，為后期的管理工作奠定堅實基礎。

3.3 提高管理人員的綜合素質

提高管理人員的綜合素質水平，從而提高衛生院檔案管理水平。首先，要明確檔案管理人員的標準，真正篩選出人才來進行檔案管理。衛生院檔案管理的人員需要具備基本的理論知識、業務能力等，在進行人才選拔時仔細甄選，按照相關標準進行達標檢測篩選，組建優秀的衛生院檔案管理團隊。其次，要進行相關的培訓，優化相關培訓項目和考核機制。一方面，通過日常的培訓項目，幫助管理人員樹立終身學習的意識，不斷接觸新的知識和事物，跟上時代發展的步伐;另一方面，要進行定期的考核，及時幫助管理人員發現自身的問題，做好問題處理工作。在考核制度中也要明確獎懲機制，充分調動管理人員工作的積極性，促使其真正在衛生院檔案管理工作中有所創新，有所貢獻。

3.4 優化管理體系

優化管理體系是在基礎管理體系之上進行的，也就是說要制定基礎管理體系，落實規范性原則。同時，把管理條例和管理措施作為工作的重點，根據衛生院的實際發展情況進行合理調整，使得管理體系更加具有針對性。在具體的檔案管理中，要每一步都按照標準進行，確保衛生院檔案管理工作的有序開展。優化管理體系，要遵循實事求是的原則，做好文書檔案管理工作。具體來說，文書檔案管理工作包括檔案搜集工作、檔案整理工作、檔案檢索工作以及檔案開發工作。優化檔案管理不是局限于檔案的搜集和匯總，而是傾向于內容的整合利用，進行相關信息的開發拓展。發揮其檔案資料的優勢，實現衛生院檔案管理體系的升級。

4 結語

衛生院的檔案是衛生院的寶貴資料，加強對衛生院檔案管理具有重要的時代意義。衛生院檔案管理的水平一定程度反映工作人員的工作水平，反映衛生院的管理水平。檔案資料不僅對于衛生院現階段的發展產生影響，也影響著衛生院未來的發展。

參考文獻

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