加強黨校檔案管理工作的建議

馮海

摘 要：檔案管理是黨校管理工作中的關鍵內容之一。基于此，本研究主要針對黨校檔案管理工作現狀進行分析;并提出運用強化完善檔案管理制度構建、優化黨校檔案信息管理系統、更新人才培育體系等策略，提高黨校檔案管理工作質量，以期為各黨校檔案管理工作的優化提供可靠參照。

關鍵詞：黨校;檔案管理;信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.072

隨著黨校檔案的持續增加，檔案管理工作逐漸成為人們的關注要點。當前黨校檔案管理工作中存在一定不足，這類問題的持續，不僅容易限制檔案管理工作質量的提升，還可能影響黨校的良性發展。鑒于檔案管理工作的重要意義，探討黨校檔案管理工作的可行優化策略具有一定必要性。

1 黨校檔案管理工作現狀分析

結合當前黨校檔案管理現狀來看，檔案管理工作中的不足主要體現為：

1.1 檔案管理制度欠完善

隨著黨校檔案管理經驗的不斷豐富，各黨校均已根據實踐檔案管理經驗，制定了相應的檔案管理制度。但就黨校檔案管理制度的內容而言，雖然檔案管理制度基本涵蓋了黨校日常檔案管理中的相關事項，但其中仍然存在一定疏漏。當檔案管理人員在實踐檔案管理中遇到新問題、疑難問題時，難以利用檔案管理制度解決相關問題。

1.2 檔案信息化建設進度較慢

隨著信息技術的普及，信息化建設逐漸成為各大黨校檔案管理的重點[1]。到目前為止，各黨校均已通過建立電子檔案、構建檔案信息管理系統等模式，實現了檔案信息化管理。但由于部分黨校對檔案信息化建設的了解不足，加之人才儲備較少，其直接借助第三方企業的支持，于黨校檔案管理中建立由第三方企業提供的統一檔案信息管理系統。這類系統雖然可推動黨校檔案信息化建設工作的運行，但系統功能與黨校檔案管理工作需求間的偏差，限制了其檔案管理質量的

提升。

1.3 專業檔案管理隊伍建設不當

隨著黨校檔案管理工作的復雜化，檔案管理人員面臨的工作壓力也逐漸增加。對于黨校而言，為實現改善檔案管理質量目標，打造專業檔案管理團隊迫在眉睫。結合當前各黨校檔案管理隊伍的組建、管理狀況來看，部分黨校受管理者重視不足、人才引入力度不足、培訓教育方法不合理等因素影響，而產生專業團隊組建滯后、管理隊伍管理能力不足的問題。為促進檔案管理工作的開展，需在重視檔案管理人員能力的基礎上，持續推動專業團隊建設工作的開展。

2 優化黨校檔案管理工作質量的可行建議

基于黨校檔案管理工作中的不足，可將以下幾種建議、策略，應用于黨校檔案管理工作的優化中：

2.1 重視規范化管理，打造完善檔案管理制度體系

參照當前黨校檔案管理工作要求來看，提升檔案管理質量的前提為：建立規范的檔案管理體系。為促進檔案管理工作質量的優化，黨校檔案管理人員可結合上述要求，聯合實際工作需要，不斷提升檔案管理制度的完善化水平。黨校檔案管理制度的可行完善要點包含：

第一，檔案管理方法。依據既往黨校檔案管理工作經驗，在檔案管理流程中，任意環節的疏忽，均可能引發檔案受損、檔案丟失等問題。對此，可于黨校檔案管理制度體系中明確檔案管理方法。例如，可于制度中規定：運用閉環管理方法替換傳統管理方案。要求黨校檔案管理工作形成由前期資料收集、資料整理、資料整合分析、資料核實、開檔立案等環節構成的完善流程體系。在閉環管理背景下，各檔案管理環節間的密切關聯，可降低由某一環節引發管理問題、缺陷的風險。第二，責任制度。黨校檔案的重要性不言而喻。為了減少檔案管理中的問題，可于黨校檔案管理制度體系中補充責任制度，即結合黨校檔案管理人員的職能分布特征，限定明確的責任。檔案管理人員各司其職、共同合作。黨校檔案的責任制管理，不僅可以改善檔案受損、丟失中的推諉現象，還可有效降低相關管理失誤問題的形成

風險。

2.2 深化信息技術利用，優化檔案信息管理系統

目前，推動檔案信息化管理、完善檔案信息管理系統，已經成為黨校優化檔案管理質量、提高自身競爭力的主要途徑[2]。由于當前部分黨校的檔案信息化建設工作中存在較多不足，為了消除上述問題對黨校檔案信息化建設進度、質量的影響，可運用如下方法，提高檔案信息管理系統與黨校檔案管理工作要求的契合性：

第一，綜合分析檔案信息管理系統功能需求。黨校運行檔案信息管理系統的預期目標為：推行基于檔案信息管理系統的信息化管理模式后，檔案管理效率、質量均可得到明顯改善。為達成上述目標，黨校需在檔案信息化管理的優化工作中，參照檔案管理流程、管理需求，確定自身功能需求。例如，某黨校在檔案管理改革工作中，要求所有檔案管理人員通過匯總近3年檔案管理工作記錄、典型檔案管理問題的形式，歸納適宜的功能需求信息。經總結后，共獲得5條功能信息。該黨校安排專業人員參照上述功能需求信息開展系統優化，運行優化后檔案管理信息系統后，該黨校檔案管理人員對檔案信息管理系統的滿意度升高12.5%左右。第二，更新檔案信息管理系統。獲取有針對性的功能需求信息后，黨校可通過更新系統功能、重建檔案信息管理系統等途徑，拓展檔案信息管理系統的功能體系，提升其應用價值。例如，某檔案管理人員提出當前1.3版本檔案信息管理系統不具備檔案自動分類功能，該黨校經多次討論通過該意見后，于1.4版本的檔案信息管理系統中補充了檔案自動分類功能。

2.3 更新人才培育方法，提升檔案管理隊伍綜合能力

人才占比、管理團隊專業能力，均為影響黨校檔案管理工作質量的重要因素。因此，在推動黨校檔案管理工作優化時，可將人才引入、內部培育作為重點，以借助專業化管理團隊的優勢，全面提升黨校檔案管理工作質量。可行措施如下：

第一，促進校間交流。檔案管理能力、技巧的發展是一個長期過程。單純憑借檔案管理人員的自主學習，難以于較短時間內實現上述目標。為實現打造專業管理團隊目標，黨校可積極與當地或其他地區的黨校建立合作關系，通過舉辦線上、線下交流分享活動的形式，為檔案管理人員提供豐富的溝通交流機會。在這一模式下，檔案管理人員可通過他人的經驗分享、技巧講解，擴充自身管理技能、知識儲備。而檔案管理人員個人能力的提升，則可為黨校專業檔案管理團隊的組建提供一定助力。第二，優化內部培訓學習機制。為提升檔案管理人員的專業能力，促進檔案信息化管理模式的有效推行，黨校可參照檔案管理人員能力水平，制定適宜的培訓學習體系。例如，某黨校檔案管理人員群體普遍存在信息化管理知識薄弱、不適應檔案信息化管理模式的狀況，該黨校面向全鐵檔案管理人員，構建并推行了以信息化檔案管理為核心的內部培訓課程體系。

3 結論

綜上所述，加強黨校檔案管理工作的優化具有一定現實意義。為達成上述目的，需在充分了解黨校檔案管理工作要求、檔案管理不足的基礎上，選用適宜的路徑、創新措施，助力黨校檔案管理工作質量的提升。此外，為進一步發揮檔案的價值，黨校還需結合既往檔案管理工作經驗，提煉相關有價值的管理技巧，以實現檔案的合理管理與利用。

參考文獻

[1]倪敏.新時代背景下檔案管理面臨的問題及改進措施[J].智庫時代，2019（23）：270+273.

[2]王冰冰.試析新時期黨校檔案管理問題研究與創新[J].才智，2019（12）：182.

[3]白東霞.實現黨校檔案信息化管理的思路選擇[J].中共山西省委黨校學報，2018，41（06）：118-119.