企業檔案管理存在的問題與解決措施

李基富

摘 要：企業的檔案記錄著企業的發展路線，為企業的發展方向提供可靠的借鑒依據。因而企業檔案的管理作為企業運轉的重要環節，需要在企業的發展中不斷地完善管理體系，吸收更為高效的管理方法，并在企業發展的各個階段靈活地運用其功能，盡可能拓展出更為多元的應用。本文對企業的檔案管理進行闡述，并對其現存問題進行分析，提出對策以供借鑒。

關鍵詞：企業檔案管理;問題;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.079

企業的檔案管理作為企業發展中的重要環節卻一直未被重視。究其原因是人們缺乏對企業檔案管理的價值的深度認知，缺少發展企業檔案管理的思想意識，并且在實際的企業運行中，檔案管理體系的缺失讓其功能與更多作用得不到顯現，更加惡化了企業檔案管理的存在環境及發展前景。這對于企業的發展是百害而無一利的，需要予以及時的改善和解決。

1 企業檔案管理的重要性與可發展性

1.1 檔案管理在企業中的重要性

企業的檔案在企業創辦伊始的時候就開始存在了，它包括企業的注冊資金以及一切與股東相關的記錄，這是企業發展的最原始參考，對企業未來的規模起著重要的作用;隨著企業發展，企業檔案中涵蓋了不同階段企業的發展優勢和劣勢，而其中的客戶數據更是確立企業發展方向的重要依據，因而企業的檔案管理涉及企業的方方面面，做好關于它的管理尤為重要。

1.2 企業檔案管理的可發展性

我國的檔案學在歷經幾代人的努力下已經發展出許多的學科分支，這也側面說明了企業的檔案管理亦從來不是止步于數據的記錄與保管，它還可以在功能層面抑或運用方法上有更多深入且細致的劃分，例如檔案的統計與分類，企業的人事檔案和客戶檔案等等[1]。

2 企業檔案管理的主要問題

2.1 局限的管理觀念

盡管檔案管理在企業發展中的地位與角色是如何的不容置疑，但一提到檔案管理還是容易給人以“缺乏技術含量的崗位”的印象，很多企業高管亦是不注重檔案管理工作，對企業檔案管理的開發與利用也是興趣寥寥。這種對檔案管理工作認知的局限性也正如一把枷鎖，限制住了企業發展中的對切實參照數據的挖掘，使得企業在時代的洪流中缺乏有效的自身對照，易于陷入盲目的發展和不切實際的跟風發展當中。尤其在我國的人口大省，這種檔案管理觀念問題幾乎是各個企業的通病。

2.2 落后的管理手段

由于企業對檔案管理工作的不夠重視，導致企業檔案管理工作的工作形式和手段一直沒得到很好的發展，哪怕是在互聯網大數據高度發達的當下，大部分企業檔案管理工作的展開還是停留在原先的落后方法上[2]。檔案管理的手段落后使得檔案管理人員的工作效率低，對于數據的儲存與保管也容易發生披露，更別說順應時代的發展，企業對于檔案管理的工作有著許多潛在的需求需要逐一滿足……如若再不將檔案管理工作的方式方法加以提升，恐怕別說服務于企業的發展，就連最基本的數據記錄與管理功能都得不到有效的實現。

2.3 缺乏專業的管理體制

由于企業的檔案管理工作一直被視為難度系數缺乏的不重要工作，還有很多企業并未建立專門的檔案管理部門。像這樣的企業其檔案管理的工作一般是由其他文職部門的員工代為處理，這使得檔案管理的流程缺乏保證;而管理人員的專業性不足也使其對檔案的記錄各有側重，有礙檔案的完整性;同時監督機制的缺乏，也讓企業的一手檔案在翻閱和借閱中有所缺失，使得檔案的管理最終失去其功能和

意義。

3 企業檔案管理的發展對策

3.1 加強檔案管理的角色構建

企業的檔案管理從宏觀的角度來看，是對企業發展路線的記錄，以供企業進行發展規劃時的參考;從企業發展的各個微觀層面上而言，檔案管理工作可以為企業總結發展優勢和弊端提供真實的數據分析，可以為企業的臨時性戰略提供可行性參考，可以通過建立客戶檔案來幫助確立企業的服務方向，同時可以在企業用人方面提供一定的參照標準。這些方方面面的功能如果不加以細分，企業檔案管理的工作人員則不能認識到這項工作在企業運作與發展中的多重角色，而這種角色感的缺失則容易使檔案管理落實到切實問題時存有一定的偏差，即企業發展數據對比的缺乏，客戶的及時與需求變化數據對比的缺乏和種種對企業發展產生影響各項數據的缺乏等的工作落實的偏差。因此企業要對檔案管理部門多加宣傳其工作的多重角色以及各個角色的重要性，加強檔案管理工作在展開時對這些角色的構建，以使檔案管理的工作人員具備多重角度的服務意識，從而更好的發揮檔案管理在企業運作中的應用，并為進一步促進企業的順利發展提供有效的幫助。

3.2 豐富檔案管理的效率手段

互聯網的時代已然到來，在各行各業都通過互聯網到達一個嶄新的發展階段的之時，企業的檔案管理手段仍是相對落后，這看似無足輕重，實際十分影響檔案管理的工作的展開和企業的運行。落后的檔案管理手段無法讓檔案管理的工作更加廣泛、更加深入的展開，不但如此，檔案隨著時間的增加還有許多缺失和破損，而新老員工的交替也很容易在檔案的交接過程中發生斷檔等紕漏。這些弊端都是阻礙企業發展細小環節，然而千里之堤潰于蟻穴，企業如果不在各個方面做好細節，則于其運轉發展，百害而無一利。故而對于檔案管理工作，企業應給予資金與技術上的支持，完善檔案管理部門的信息設施建設，并在此基礎上不斷更新有關于檔案數據管理的軟硬件設施，確保檔案管理工作可以順利且高效地展開，進而進一步拓展其服務觸角，將不同類型的檔案加以歸類、分析，使得企業在發展與壯大的過程步步有記錄，處處有依據，從而在市場中立于有利之地。

3.3 完善管理制度，培養管理人才

企業檔案管理的工作在企業中被邊緣化已久，尤其是筆者所在的山東省，企業調派到檔案管理部門的人員多數是抱著“混日子”的心態在上班。他們工作中不積極主動，任務完成的效率參差不齊，缺乏對企業發展的責任心同時也缺少對企業運轉中各個流程的服務心態，使得檔案管理部門無法在企業中發揮其作用，對于企業發展中的各項需求，更是以諸多借口應對，導致其功能逐漸削弱化。而企業的發展是離不開檔案管理工作的配合的，既然無法將之取締，不如拿出力度，制定完善的管理機制，整治消極的部門，使其為企業所用。首先，完善檔案管理的規章制度和檔案記錄與分類的標準流程，并定期對相關工作人員進行考核;其次，像其他環節的管理一樣，檔案管理也要將責任落實到個人，施行獎罰制度以改善工作人員的工作態

度[3];最后，為了適應不斷更新檔案管理形式，企業也應加強對檔案管理人員的信息化管理培訓，并積極吸收專業的檔案管理人才。

4 結語

企業的檔案管理意義并不是簡單的數據記錄與保管，將這些對企業發展具有重要意義的數據進行分類和處理可以為企業的發展提供多角度的強有力的幫助。然而面對多數企業在檔案管理方面的重視度不足，管理手段的落后和管理體制與人才的缺乏等現狀，對企業檔案管理的運用還需要從加深人們對企業檔案管理的認識上談起，列出問題并逐步解決，檔案管理工作才能為企業的發展造就更多優勢。

參考文獻

[1]岳英麗.大中型企業檔案管理存在問題及對策[J].檔案管理，2015（06）：78-79.

[2]崔梅.企業檔案管理存在的問題與解決措施[J].化工管理，2020（20）：187-188.

[3]郭娜.淺談國有企業檔案管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業務，2020（14）：129+133.