關(guān)于房產(chǎn)檔案管理信息化的幾點建議

王亞平

摘 要：房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案（以下簡稱房產(chǎn)檔案）是城市房地產(chǎn)管理工作的基礎(chǔ)，是房地產(chǎn)行政管理部門在房屋產(chǎn)權(quán)登記、調(diào)查、變更、轉(zhuǎn)移、測繪、抵押、分割等房地產(chǎn)管理工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。房產(chǎn)檔案作為城市房屋權(quán)屬登記管理工作的重要依據(jù)和房地產(chǎn)經(jīng)濟信息的重要組成部分，在推動房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展的進程中具有不可替代的重要作用。因而，充分認(rèn)識新時期房產(chǎn)檔案的特點，做好房產(chǎn)檔案信息化管理，滿足市場經(jīng)濟下的房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展的需要，是房產(chǎn)檔案工作者義不容辭的職責(zé)和任務(wù)。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn);檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.088

1 新時期房產(chǎn)檔案的特點

1）專業(yè)性。房產(chǎn)檔案隨著城市房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)生而產(chǎn)生、變化而變化、發(fā)展而發(fā)展，是城市房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)成長壯大的真實寫照。由于房產(chǎn)登記工作涉及面廣、生成量大、政策業(yè)務(wù)性強，因此，檔案形成的內(nèi)容多，技術(shù)性和專業(yè)性較強，主要表現(xiàn)為專業(yè)術(shù)語多、圖表多、證明多，等等。

2）動態(tài)性。房產(chǎn)檔案形成后，房屋產(chǎn)權(quán)情況將隨著產(chǎn)權(quán)人的變化、房屋的損壞倒塌、房屋的買賣、交換、贈與、繼承、分割、析產(chǎn)等權(quán)屬轉(zhuǎn)移而不斷發(fā)生變化;另外，隨著城市的建設(shè)發(fā)展，房屋拆除、翻建、改建、擴建以及土地分割、合并等頻繁發(fā)生，也使房地產(chǎn)權(quán)屬不斷進行變更。因此，房屋權(quán)屬始終處于不斷轉(zhuǎn)移和變更中，具有極強的動態(tài)性，成為房產(chǎn)檔案區(qū)別于其他檔案的最顯著特點。

3）真實性。房產(chǎn)檔案是產(chǎn)權(quán)沿革的歷史記錄，這種記錄必須與實際情況完全吻合，精確清楚地記載產(chǎn)權(quán)人及產(chǎn)權(quán)范圍，并能在產(chǎn)權(quán)審核和排解產(chǎn)權(quán)糾紛中起憑證和考證作用，因而真實性是房產(chǎn)檔案的命脈，是其發(fā)揮檔案現(xiàn)實效用的基礎(chǔ)和前提。

4）完整性。房產(chǎn)檔案的完整性體現(xiàn)在兩個方面，一是房地結(jié)合。房屋權(quán)屬登記應(yīng)當(dāng)遵循房屋的所有權(quán)和該房屋共用范圍內(nèi)的土地使用權(quán)利主體一致的原則，房地關(guān)系密不可分，因此，作為權(quán)屬管理的房產(chǎn)檔案也必須是房地檔案緊密結(jié)合的。二是圖檔結(jié)合。房屋產(chǎn)權(quán)圖上的產(chǎn)權(quán)界限和房屋墻界結(jié)合起來，才能反映房產(chǎn)詳細(xì)的歸屬，防止產(chǎn)權(quán)糾紛，因此作為房產(chǎn)真實記錄的房產(chǎn)檔案也必須是圖檔結(jié)

合的。

5）價值性。房地產(chǎn)屬于不動產(chǎn)，價值高、升值快，在集體和個人的財產(chǎn)構(gòu)成中都占有舉足輕重的位置。房屋產(chǎn)權(quán)檔案記載的情況正是關(guān)系權(quán)屬人直接經(jīng)濟利益的真實憑據(jù)，因而，房屋產(chǎn)權(quán)檔案屬于財產(chǎn)檔案，具有極高的含金量。

6）法律性。由記載房屋權(quán)屬的憑證材料組成的產(chǎn)權(quán)檔案，是房地產(chǎn)管理部門和司法部門確認(rèn)房屋權(quán)屬，處理產(chǎn)權(quán)糾紛的重要依據(jù)，因而具有強大的法律效力。

2 房地產(chǎn)檔案信息化管理體系的含義及優(yōu)點

1）房產(chǎn)檔案管理信息化體系的含義。檔案信息化建設(shè)是全面應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化高科技手段對檔案信息資源進行處理加工與科學(xué)管理，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。建設(shè)房產(chǎn)檔案管理信息化就是要依據(jù)自身的特點，利用計算機、光盤機、掃描儀、數(shù)碼相機等現(xiàn)代化信息及技術(shù)，建立一個有序的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，與辦公自動化系統(tǒng)對接，推向檔案、資料、信息一體化管理體制，將各類房產(chǎn)檔案資源以電子信息的形式進行存儲，以網(wǎng)絡(luò)共享的形式進行互聯(lián)，從而構(gòu)筑信息資源的航母，形成既融合又分離的強大信息合力。

2）房產(chǎn)檔案管理信息化體系的優(yōu)點。計算機網(wǎng)絡(luò)、信息數(shù)字化的普及和應(yīng)用，動搖了房產(chǎn)檔案管理工作的傳統(tǒng)觀念，為房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)搭建了一個良好的平臺。而房產(chǎn)檔案管理信息化技術(shù)的日臻成熟，也逐漸顯現(xiàn)出比傳統(tǒng)檔案管理模式更具優(yōu)勢的特點。

（1）實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化存儲，將房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為能被計算機識別和處理的數(shù)字化電子信息，與紙質(zhì)檔案載體剝離開來。檔案實體作為原始資料入檔案館保存，可以減少對紙質(zhì)檔案實體的損耗，延長檔案實體的壽命。（2）實現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息化管理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，借助計算機可以對數(shù)據(jù)中的每一個產(chǎn)權(quán)要素進行檢索，為房產(chǎn)檔案的查詢、利用帶來了極大的便利，推動了檔案查全率、查準(zhǔn)率、查速率的全面提升。（3）實現(xiàn)房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化共享，房產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)可以借助互聯(lián)網(wǎng)進行信息傳遞和交流，使縣市區(qū)房產(chǎn)管理部門之間的房產(chǎn)檔案資源互通有無、互補漏缺，可以極大地提高檔案利用的覆蓋范圍。

3 對房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的建議

房產(chǎn)檔案信息化管理這一概念由來已久。許多房產(chǎn)檔案管理部門都配備了計算機軟硬件設(shè)備，建立了相應(yīng)房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，但許多僅限于對房產(chǎn)檔案進行計算機單機輔助管理，詳細(xì)的查閱仍以紙質(zhì)檔案為主;有的雖能利用互聯(lián)網(wǎng)將房產(chǎn)交易系統(tǒng)產(chǎn)權(quán)信息歸集整理到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，但仍不能實現(xiàn)資源共享。由此可見，房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)由于受各種條件的限制，實現(xiàn)的并不理想，亟待改進和

完善。

1）對房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)給予高度重視。首先，要從思想上充分認(rèn)識房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性。房產(chǎn)檔案管理信息化是目前解決房產(chǎn)業(yè)務(wù)日益增多而導(dǎo)致的檔案急劇增多、檔案利用頻率飛速加快的唯一辦法，因而實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、簡化工作程序是十分必要的。其次，要重視房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施配套建設(shè)，確保房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施符合要求。

2）建立完備的房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)。現(xiàn)有房產(chǎn)檔案一般可分為兩大類，即文本檔案和圖片檔案。房產(chǎn)檔案信息化就是要對這兩大類檔案進行數(shù)字化歸集處理，一方面要將房產(chǎn)交易系統(tǒng)中的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備將圖片資料以電子信息的形式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)。兩方按規(guī)則整合后，方能形成科學(xué)有效的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。

3）建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。有完備的房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)還遠遠不夠，房屋交易產(chǎn)權(quán)要素多，涉及面廣。根據(jù)不同業(yè)務(wù)的不同特點，查詢者對房產(chǎn)檔案的信息要求也不盡相同。如何快速有效地獲得所需信息是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的另一項重要工作。

房屋交易產(chǎn)權(quán)要素多、涉及面廣，根據(jù)不同業(yè)務(wù)的不同特點，查詢者對房產(chǎn)檔案的信息要求也不盡相同，因而必須建立快速有效地獲取房產(chǎn)信息檢索系統(tǒng)，使房產(chǎn)檔案管理信息化系統(tǒng)的效用能夠得以正常發(fā)揮。

4）打造高素質(zhì)的房產(chǎn)檔案管理人員。房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化與完善，需要依賴檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)調(diào)整和工作素質(zhì)提高。因此，應(yīng)對檔案管理人員進行全面系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)和檔案信息系統(tǒng)操作培訓(xùn)，以培養(yǎng)能適應(yīng)信息化管理需要的高素質(zhì)檔案人員隊伍，讓檔案信息化建設(shè)可以持續(xù)向前發(fā)展。

房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)需要不斷優(yōu)化與完善，這是一項長期而系統(tǒng)的工程。這就要依賴于檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的調(diào)整和工作素質(zhì)的提高。因此，需要對檔案管理人員進行全面系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)和檔案信息系統(tǒng)操作培訓(xùn)。

4 結(jié)語

總之，在新形勢下認(rèn)真做好房產(chǎn)檔案管理工作成為當(dāng)前需要及時解決的一個主要問題，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視房產(chǎn)檔案管理工作，對當(dāng)前存在的難點進行分析，尋找出有效的應(yīng)對策略，堅持以信息為本，從而保證房產(chǎn)檔案管理工作順利的開展和實施。

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