檔案管理數字化提高安全保密控制的策略研究

陳娟

摘 要：檔案管理是現代化建設中的首要任務也是各單位發展過程中的必要環節。積極實現信息數字化，對檔案信息的質量提高起著關鍵性的作用。特別是服務群體的行政單位，檔案的數據化一方面可以加強檔案的安全性，另一方面可以提高工作效率。本文針對檔案管理數字化，提高安全保密控制進行討論對數字化建設以及檔案安全措施策略進行淺析。

關鍵詞：檔案管理;數字化發展;提高效益

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.093

1 傳統檔案管理風險

1）傳統紙質檔案管理風險。傳統紙質檔案是非常常見的，特別是我國的行政單位。紙質檔案的制作相對比較簡單。同時它又有許多的缺點和儲存管理風險，例如資料遺漏，儲存基數大，占用空間，備份成本高，對于儲存也有一定的要求，查找困難等問題。在檔案管理過程中，需要投入大量的人力物力，如果相關資料過多或相對復雜時，對于資料的管理又提高了難度。在儲存方面存在著損壞，丟失，腐蝕等風險。在借閱的過程中如果出現節約錯誤導致，部分檔案丟失，或所需檔案與記錄不相符，也無法進行查證和證實。這也是紙質檔案中最常見的風險問題。

2）工作人員風險。工作人員是檔案管理過程中的核心。對于傳統檔案的管理過程中工作人員是主體。工作人員在檔案管理工作過程中，應具備檔案儲存知識和保密知識。要對其所保存的檔案進行了解，例如檔案的保存年限、檔案的編碼、檔案的調用情況以及管理和保存過程中的條件。工作人員的工作十分的繁瑣和復雜，在此情況下如果工作人員不具備相關的素質，就有可能出現問題，因此檔案管理人員的素質決定一個行政部門的檔案管理水平。

3）監管管理不夠完善造成風險。在檔案管理部門的發展過程中沒有于相關部門進行溝通和交流。檔案管理工作人員的自身水平相對較低，在工作過程中不夠認真，導致檔案沒有根據實際情況進行管理收入，這是在檔案管理過程中出現問題的重要因素之一。檔案管理部門沒有根據自身實際情況，建立完善的風險監管體制，使檔案部門沒有充分發揮其作用，這也就影響著行政單位的工作效率。因此檔案管理部門要不斷的對檔案管理工作進行細化與監督。要想提高檔案管理的工作水平，就要從多個方面進行多方面考慮。

2 檔案管理在數據化建設中的作用和實現途徑

1）檔案管理數字化相關介紹。檔案管理數字化在概念上可以進行細化成兩個層次，廣義和狹義兩個層次。狹義的概念就是將檔案進行數字化處理，將其以數字的形式儲存在電腦或者硬盤之中，其儲存形態是數字化的，可以通過計算機進行處理和加工。從傳統檔案類型來看，其包括錄像檔案、錄音檔案、縮微膠片檔案、照片檔案等。而在數字化的技術下，可以通過媒體的格式所呈現出來，例如音頻、視頻、錄像等等。廣義上的檔案數字化是指經過數字化處理過的信息內容。相比于傳統的檔案，數字技術下的檔案要求更為嚴格，雖然可以借助信息技術，做好一系列的儲存和處理工作，但要考慮安全方面的加強，避免出現檔案錯誤或遺漏的情況發生。

2）優選數字化方案。在開展檔案數字化工作，要保證工作的順利完成，需要對工作進行相應的計劃。檔案數字化工作，也要符合這一規律。檔案數字化方案在設置時主要包括檔案數字化策略與原則、工作流程建設與改良、技術路線與支持、具體操作方式和管理方案。這些工作內容與檔案數字化建設都有著密不可分的關系，所以工作人員要保證檔案管理的數字化建設過程中的完整進行，就要從以上幾個角度對檔案數字化建設進行優化，通過這幾種方法完成檔案完成檔案數字化的方案優選。

3）合理選擇數字化檔案管理軟件。檔案數字化管理的軟件種類繁多，并且有著不同的應用范圍和功能，工作人員在選取檔案管理軟件時，要考慮該單位的實際情況以及其軟件的具體功能，合理的選擇數字化軟件。工作人員要了解數字化軟件的具體應用背景和實際使用情況，盡可能的選擇具有良好售后服務和良好口碑的公司進行合作。這樣可以保證在軟件的使用過程中得到相應的技術支持與幫助，而且相關的技術人員需要不斷的對數字化管理的軟件應用情況進行了解和把關，了解其使用過程中所存在的問題，以保證軟件的合理應用。

4）做好崗位設置和管理。檔案數字化建設對工作人員的要求極高，所以在開展過程中，管理人員需要關注工作人員的培養與選擇。在進行人員的應用時，對于應聘者要有一定的要求，例如對檔案管理方面有相關經驗的，學習能力較強的，具備數字化建設，有相關知識和專業素養的，具有較強的責任心，在工作過程中細致認真的等等條件。從根本上進行把關，以保證檔案數字化的建設。

3 保證數字化檔案建設順利開展及安全的策略

1）提升管理水平。檔案數字化主要是通過檔案進行數字化的方式進行處理，將檔案轉化為數字化，儲存在電腦或其他儲存設備中。檔案數字化其本身具有一定的規范性和系統性，檔案數字化后，要對檔案進行防火墻或相關密碼的色調，以保證檔案的安全性。

2）實施質量監管。行政單位的檔案管理，關系到單位的長遠發展，包括單位歷年來所有的信息內容，如果未能保證信息內容的安全性，怎么可能對單位的長遠發展帶來一定的影響，要求采取有效的規范管理措施。在具體管理的過程中，可以采取質量監管策略。可以采取以下幾個措施：首先要進行絕密管理。對于單位多年的絕密檔案要求有專門的人員進行管理。最近出現任何管理上的差錯，保證絕密檔案的可靠管理。除此之外還要對數字化檔案在質量控制上不斷加強，結合單位的自身實際情況，制定適合數字化檔案管理的計劃。將檔案引進管理軟件，這樣檔案的管理和絕密檔案的管理以及數字化進行監控，使檔案管理水平不斷提高。其次，檔案管理除了對電子檔案要做好加密工作以外，還要對檔案庫進行保密工作的加強。一般情況下要求在防盜工作的同時，將其與閱覽室進行分離，強化檔案的維護與保密工作。

3）提高檔案管理人員素質。注意人才的選拔。定期的對技術人員和管理人員進行培訓。人員是數字化檔案管理建設的核心，同時也是檔案管理工作中的主體。因此必須要重視工作人員的教育與培訓。不斷的提高工作人員的技術能力和操作水平，這可以有效的促進工作人員的綜合素質水平的提高。同時有關部門還要對工作人員的定期的培訓，增強工作人員的安全意識與檔案意識，對檔案管理制度進行明確，從而讓員工對數字化檔案管理制度進行正確的認識。要嚴格規范檔案工作人員的工作行為，讓檔案工作人員建立正確的工作態度，不斷對其加強安全教育。避免因工作人員的操作失誤導致檔案丟失。

4 結束語

總而言之在行政單位的發展過程中，檔案的管理工作是非常重要的，直接影響著該單位的自身發展。所以在檔案數字化建設過程中，應當配置良好的防范手段，建立完善的安全防護系統，以保證檔案完整與安全。

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