關于機關事業單位電子檔案管理工作的研究

王旭

摘 要：當前，我國社會主義發展已經進入新時代，人民生活水平和生活質量得到了根本的改變和提高。因此在當前的社會背景和環境之下，人們生活當中的信息量也在不斷增大，伴隨著當前的社會背景，我國事業單位應當致力于加強自身的檔案管理水平，找出以往在檔案管理當中出現的問題和弊端，加強檔案的數字化建設，使事業單位的檔案管理在新時代煥發出新的生機和活力。本文圍繞著機關事業單位電子檔案管理工作的研究展開論述，希望能為新時期的檔案管理工作提供一些參考和建議。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;研究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.099

在數字化和信息化技術不斷發展的社會背景下，陳舊的檔案管理模式已經無法滿足時代的需求，在事業單位的檔案管理工作當中應當改變傳統的工作模式和工作管理方式，加快事業單位電子檔案管理工作制度建設，實現事業單位檔案管理工作的穩步推進和發展，使檔案管理工作的每一個環節都能夠做到管理精神的落實和提高，從而做到新時代背景下的事業單位高效檔案管理工作。

1 機關事業單位電子檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理缺乏專業化

當前我國事業單位檔案管理工作存在的首要問題是工作意識和專業性的缺乏。事業單位的檔案管理工作應當是一項具有專業性和系統性的綜合工作，因此在進行檔案管理工作的同時必須要加強國家的法律法規和事業單位的規章制度對于檔案工作的具體要求，在遵守規則的前提下才能夠保質保量的做好檔案管理工作，真正落實檔案管理的工作精神，提高新時代事業單位檔案管理工作的質量和水平。當前，我國事業單位在檔案管理工作當中還存在著一些需要解決的問題。檔案管理工作處于缺乏專業性的狀態，導致在管理方面存在著一些混亂的情況，影響了事業單位檔案管理工作的效率[1]。當前來看，我國事業單位檔案管理工作部門還沒有建立起較為完善的工作制度，在方法上也沒有建立具有統一性的檔案管理方式方法。還有些事業單位盡管已經建成了較為完備的檔案管理工作細則，但是在具體的落實上還缺乏必要的監督機制和考核標準，造成在實際的工作當中存在較大的隨意性和多變性，導致檔案管理工作缺乏合理化的實施標準，使檔案管理工作的價值得不到最大限度的發揮。

1.2 沒有吸收先進的數字化工作經驗

當前，我國事業單位檔案管理工作方法還存在較大的進步空間，由于不注重檔案管理工作方法而帶來的問題和困擾引起了人們的注意和重視。當前，隨著事業單位工作人員人數不斷增加，檔案管理工作的壓力和工作量不斷增大，并且隨著社會科學技術水平不斷進步，檔案管理工作的方式方法如果得不到及時的更新，將會導致檔案管理工作無法取得自身的進步和發展，不能結合自身的實際情況滿足現代檔案管理工作的需求，導致檔案管理的工作方法遲遲不能更新，也沒有及時吸收數字化的手段和方式，導致檔案管理工作存在著資源浪費的現象，無法真正落實電子檔案的管理工作。

1.3 檔案管理工作設備和人員素質有待提高

當前，電子無紙化的檔案工作已經成為檔案工作的新原則，隨著科技和網絡的快速發展，事業單位應當吸納先進的工作設備，豐富檔案管理的工作資源，加強員工培訓，建設系統性的管理體系和工作制度[2]。當前階段，事業單位檔案管理工作在這一部分的工作上還存在著較大的進步空間，很多單位對電子檔案依然不太熟悉，不注重電子檔案工作方法的摸索，導致在事業單位電子檔案管理的過程當中缺乏對信息化設備的使用;另外一方面，事業單位管理工作人員素質有待提高，很多管理工作人員都是來源自退休人員的返聘，這些人員雖說具有較高的文化素質，但是并沒有經過專業的電子檔案管理培訓，這些都會導致電子檔案管理工作呈現出了隨意化的特征，這些思想和行為上的各種問題都會導致事業單位電子檔案管理工作的進程發生停滯。

2 機關事業單位電子檔案管理工作的策略

2.1 優化工作方式，加快電子檔案管理建設

在信息化的時代下，檔案管理工作應當注重思想引導和形式創新，將電子檔案建設作為檔案管理工作的首要環節[3]。隨著時代的發展，事業單位的電子檔案管理工作應當呈現出信息化的狀態，全面開啟無紙化的檔案管理工作進程，單位應當加強檔案管理信息設備的引進，使電子檔案的工作技術滲透在檔案管理工作的方方面面。單位應當加強檔案電子化網絡的建設，加快對檔案管理軟件的開發和利用，結合互聯網技術和計算機技術，使電子檔案管理工作的速度和效率加快，也使得電子檔案管理工作形成獨特的電子信息資源平臺。在這個過程當中，事業單位應當加大資金投入，加強對電子檔案管理工作的重視程度，引進先進的設備和資源，特別是應當加強軟件的開發和利用，加大軟件成本的投入，建立與本單位實際情況相符合的、具有實用性的檔案管理工作區分系統和符號，利用全局性的眼光和思維完成電子檔案管理工作的整理和系統建設。應當重視檔案掃描和保存技術的改進，對于被掃描的紙質原件也應當注意保存和修繕，將檔案信息管理采取兩條路徑的保存渠道，制作信息化的電子引擎，以備查閱。可以將信息存儲在專業的軟盤之內，之后在預定的系統內保存，將信息存儲在電子盤之內，并及時上傳至本單位檔案管理云盤之內并加以密碼設置，最大限度防止信息丟失或泄露。對于一些具有保密性質的檔案沒應當采取嚴格的保存監管措施，防止檔案被非法復刻或竊取。

2.2 加強對電子檔案管理的重視

隨著信息技術的不斷發展，社會各個領域都取得了長足進步，在檔案管理工作上必須要保持開放創新的態度和意識，加強對電子檔案管理工作重要性的認識和理解，有關的單位領導應當從思想上加強重視和認識，對電子檔案管理工作制定具體的工作細則和制度，對檔案管理工作人才隊伍加以建設和培訓，使之能夠嚴格要求自己，對所經手的檔案信息自覺保密，對于一些具有加密等級的檔案類型，應當建設工作監督制度[4]。在日常的檔案工作當中，應當加強專業化的建設，對工作人員進行專業化培訓，提高職業準入門檻，提高工作人員的數字化和信息化的處理能力，提高工作人員的自身素質，如果在工作當中有較好的意見和創意，應當鼓勵工作人員進行表達，盡可能的建立公平合理的人事管理制度，激發工作人員的工作積極性。

2.3 加強電子檔案管理工作體制建設

對于事業單位電子檔案管理工作應當重視工作體制的建設，這是整個檔案管理工作當中的中心環節。對于以往在檔案管理工作當中出現的諸多問題，應當采取實際的態度加以解決，制定具有針對性的工作計劃解決對策，制定科學可執行的標準，事先制定檔案管理工作的各項細則并向工作人員加以解釋，采取制度層面的方式加強檔案管理工作的實效性和嚴肅性[5]。首先，事業單位應當充分認識到自身單位的現實情況和檔案工作的目標發展方向，為每個工作人員講明工作職責，做到權責劃分明確，職責到人、分工到位;其次，應當充分體現出檔案管理工作的公平公開的特性，使得電子檔案管理工作制度對于每一位工作人員來說都具有平等的約束力，才可以有效的約束各個崗位的工作人員的工作行為，建設完善的電子檔案調檔登記網絡，加快電子檔案管理體系的建設。

3 結語

綜上所述，在新時代的社會背景下，事業單位電子檔案管理工作應當重視對工作制度和方法的創新，改正以往工作當中存在的問題和缺陷，使得新時代的事業單位檔案管理工作煥發出新的生命力。

參考文獻

[1]趙亮.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的研究[J].科技風，2020（18）：293.

[2]梁琴.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].商訊，2020（10）：128.

[3]周本仙.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化措施[J].辦公室業務，2020（04）：133-134.

[4]劉艷.新時期如何做好機關事業單位人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2020（04）：163+168.

[5]劉杰.如何做好機關事業單位人事檔案管理工作[J].人力資源，2020（04）：83.