淺探工程建設檔案管理信息化

趙華軍

摘 要：因為中國社會經濟的持續上升，各大企業也逐步面臨著新的機會和挑戰。充分利用信息技術對工程建設的檔案進行管理，能夠使企業更加快速的發展壯大。工程檔案管理是工程建設必不可少的關鍵環節，其可以清晰展現出工程的質量水平，實時高效地更改工程建設中不正確的部分，從而提升工程建設的質量和效率。然而因為企業對工程建設開展檔案管理工作缺乏足夠的認識，所以在實行工程建設的檔案管理工作的過程當中還具有一定的問題，將會降低工程建設檔案管理的效率，不利于工程建設項目的進展。希望通過本文的分析，能夠給工程建設檔案管理人員提供一定的參考和幫助。

關鍵詞：工程建設;檔案管理;信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.115

現階段，信息化技術已經廣泛應用于展開檔案管理工作的進程之中。檔案管理創新的速率持續上升，所以信息化手段對檔案創新來講是必不可少的。以下將簡要闡述在工程建設中進行信息化檔案管理的意義、當前存在的問題以及相應的解決策略和建議等方面內容。

1 在工程建設中進行信息化檔案管理的意義

1.1 提升工程建設檔案管理質量

現如今各大企業在重大項目的檔案管理工作上仍然具有一些問題，其中工程建設的檔案管理的能力較差這一問題最為突出。信息化處理工程建設的檔案及資源，不僅能夠使得工程項目的信息與檔案管理數據保存更加準確高效，還能夠進一步擴展其工作范圍。信息化的工程建設的檔案管理模式的應用能夠大大地增強信息化工程建設的質量和可靠性。在各個部門中大多數的事件都必須先查閱檔案再開始，因此要對檔案管理進行創新，保障每個職員都能夠快速準確地找到檔案，從而大大提高團隊的工作效率。

1.2 促進項目檔案信息共享

由于中國各大企業的工程建設的檔案管理信息化的整體水平相對較低，因此我國工程建設的檔案信息的儲存、傳遞、共同使用等方面還沒有徹底創建合理的信息化運行管理體系。管理當前各大企業的形式多樣的項目工程檔案，能夠進一步打破之前的人工紙質管理模式在檔案搜索、處理、分析等各個方面的局限性，以至于工程建設檔案管理能夠推動中國特色社會主義社會經濟的快速進步。

1.3 推動建設項目事業發展

工程檔案是我國建設項目事業很多有效資源的一個綜合體，除了大量的紙質檔案以外，還存在各種圖片、音頻、視頻等，一定程度上需要有關部門進一步增強對工程建設檔案的信息化管理工作，要不然將會嚴重影響企事業工程建設的檔案管理效率。極大地增強企業的信息化管理工作，如今大部分的企業都朝著信息化時代發展，檔案信息化管理屬于企業信息化建設的重要組成部分，能夠有效地促進企業的信息化建設發展。

2 當前工程建設檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理人員水平較差

工程建設的檔案管理的工作本身就是一種非常嚴謹、需要保密、比較繁雜的工作。目前， 我國從事工程建設項目檔案管理的很多職員往往缺乏足夠的專業知識體系，其知識程度未達到標準。在一些重點工程建設項目中，負責檔案管理工作的職員基本上大都是剛進入公司的，專門負責工程技術的。然而社會上那些大型工程企業的檔案管理從業人員的能力不在同一水平，無法熟練掌握各種專業的工程建設的檔案管理的技能，進而管理過程中會出現很多小問題。同時，檔案管理部門的工作人員的專業技能水平不高、工作態度不好，還由于領導沒有充分重視而直接致使了檔案管理的從業人員的工作動力較差，以至于最終使得檔案管理工作開展進程非常遲緩。

2.2 檔案管理制度不完善

由于負責檔案管理工作的人員的流動性逐漸變大，老舊的檔案管理模式和體系的缺陷更加明顯的暴露出來，從而降低工作效率和質量。缺乏完善的管理制度，會嚴重影響實際建設工程，可能會出現檔案保存和建設不在同一時間的情況。此種現象將會使建設進程中的非常重要的信息無法實時進行保存而丟掉，不但使管理工作更加雜亂無章，而且還對建設工作的順利展開以及之后的檢查維修工作帶來一定的困難。一些企業具有電子檔案，但尚未對其進行合理歸類，導致經常出現尋找時間較長的情況，從而大大降低了企業各個部門的工作效率。

2.3 管理的意識比較單薄

在具體的工作過程當中，一些管理工作人員覺得檔案管理僅僅是將工程建設過程中的內容進行簡單的記錄，所以在工程建設工作結束以后，檔案僅僅記錄了相關的數據、施工的進度以及材料的使用量等，但是對大多數有效的信息卻不能進行詳細的總結分析，在之后的工作過程當中，如果相關人員想要查閱檔案進行參考時，常常找不到真實有效的信息，也不能對一些需要用到的數據來源進行具體的溯源，直接降低了檔案的質量。許多企業在安排工程檔案管理時，未投入必要資金，職員對檔案管理工作缺乏足夠的重視。因此大多數職員在做檔案管理工作的過程當中，沒有踴躍研究探索一套高效便捷的檔案管理手段，在對檔案的分類上不仔細不合理，以至于不同的檔案被錯誤地歸類，進一步提升了檢索分析時的困難程度。

3 工程建設檔案管理信息化的創新

3.1 加強對管理人員的培養力度

各大企業應該將對職員進行培訓的工作融入對每個部門的績效考核，在信息進行保存、分析檔案數據的過程當中，實時展開工程建設的檔案管理的專業知識的培訓學習工作，還可以舉行現場經驗交流會等活動。檔案管理領域的高水平人才往往可以深刻的意識到信息技術在企業的工程建設的檔案管理工作中的特殊性，而且可以將先進的信息技術和檔案管理緊密融合，其具有信息化的管理理念對管理制度進行完善，持續不斷的推動了信息化檔案管理的進一步健康發展。然而，因為老舊古板的觀念嚴重約束著很多企業的檔案管理部門的工作人員，使其對信息化檔案管理的重要性認識仍然保持在較低水平，他們的工作技能水平有待進一步提高。因此，相關部門一定要進一步增加負責管理工作的職員的基本薪水以及福利待遇，引進更多高水平的專業人才，進而使得檔案管理工作的質量和效果大大提升。

3.2 提高信息化管理意識

對于規模擴大速度很快的企業來說，工程項目的種類非常多元化，內容也比較繁瑣，若是想要更好地運用先進的信息技術實現對工程檔案的實時管理和自動化控制，就一定要持續增強管理職員的信息化水平，使其管理意識進一步提升。在對現有的工程建設公司展開工程檔案信息化管理的進程之中，一定要增強職員的管理意識。并對具備現實作用的信息開展登記錄入工作，從而能夠有效幫助后續的工作人員參考工程建設的檔案，為以后的建設工作提供更有效的參考幫助。

3.3 完善管理制度

各大企業若是想要使工程建設的檔案管理的信息化水平得到進一步提升，首先一定要創建并完善一個相應的管理制度。企業一定要聯系自身實際情況，對老舊的管理制度進行創新，使其更適應當前信息技術的發展背景。在制度方面，必須要保障已經錄入到系統內的檔案資料非常準確有效，這樣才能保障企業高層領導能夠按照規章制度做出正確的決策，規范管理人員的實際操作，獎罰分明，進而使檔案資源的利用率進一步提升。紙質的檔案一旦在保存過程中受到各種因素影響，就會產生嚴重的破壞，進而無法正常使用。因此，各大企業一定要增加對先進高科技設備的購買量，促進檔案信息化管理快速發展。

4 結束語

綜上所述，信息化檔案管理在現代化的工程建設中一向具備非常重要的地位。在此過程當中一定要對工程建設需求和其他各方面的影響因素進行綜合性的合理分析，根據研究結果計劃一個科學的檔案管理體系。這就需要從加強對管理人員的培養力度、提高信息化管理意識、完善管理制度這三個方面出發，解決檔案管理工作的存在的問題，整體提高了工程建設的檔案管理的效率，進而推動工程建設的順利開展。