電子化時代高校會計檔案管理問題研究

付斯諾

摘 要：隨著社會市場化經濟的發展和會計信息化水平的提高，各行各界在經營和管理方面都在不斷探索和創新。現今信息化、數據化高速運轉，數據資料電子化、管理工作信息化已成為時代趨勢。本文以高校為研究對象分析了會計檔案管理的特點、現狀問題以及應對措施，對高校以及其他行業進行會計檔案電子化管理具有一定的參考和借鑒意義。

關鍵詞：高校;會計檔案;電子化

一、會計檔案電子化的研究背景

為促進企業會計信息化，提高會計服務質量，2014年底國家財政部、檔案局發布修訂《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》，對原《會計檔案管理辦法》進行修訂，隨后發布新《會計檔案管理辦法》， 辦法指出“同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。”這代表著財會行業發展的指導理念，是會計檔案管理發展的重大調整。現今，高校的教學、科研等業務源源不斷，導致會計檔案的數量與日俱增。那么如何管理好高校會計檔案工作值得我們認真探索。

二、高校會計檔案管理特點

1、真實性

高校的會計檔案既是高校收支情況和經濟業務發展的軌跡，又是記錄會計核算過程和結果的載體。因此，保證會計檔案的真實性，是會計工作的核心，也是保證會計信息質量的關鍵。

2、廣泛性

高校的會計檔案是各個部門員工進行教學、科研等各方面社會經濟活動的憑據，來源廣泛且數量龐大，具有廣泛的經濟效益，構成了具有保存、參考、使用價值的會計材料。

3、重要性

高校的會計檔案包括會計憑證、會計賬薄、財務報告等等。是各類審計、核查工作的主要檢查判斷依據，也是進行各項經濟決策的重要參考，具有明顯的經濟價值和嚴格的保密要求。

4、連續性

高校一切的經濟活動都是從單據到憑證然后到賬簿最終形成報表，是連續記錄和反映的。在這一系列程序中連續進行，環環緊扣，牽一發而動全身。

5、持久性

由于會計檔案的真實性、廣泛性、重要性和連續性，按照規定會計檔案的保管期限分為定期和永久，而定期又根據會計檔案的類別不同短則5年，多則30年。

三、高校會計檔案管理現狀

1、會計檔案數量龐大，儲存方式單一

高校發展歷史悠久，伴隨著各項經濟業務日趨復雜化、規范化，使得會計檔案日益增長，但當前高校會計檔案的儲存方式還是以傳統的紙質存儲為主導，即將所有會計檔案按類型、年月儲存在財務儲存室，留存備查的資料時間超長，且已過保管期限都不敢輕易銷毀。

2、造成資源浪費，增加了安全隱患

會計檔案的大量紙質資料需要人員進行整理、裝訂并歸檔，造成人力資源的浪費;在會計處理過程中，各個環節需要紙張成本，每月估計的紙張消耗成百上千，造成紙張資源的消耗;長期大量使用打印機、復印機、裝訂機等，造成設備資源的浪費;占用較多的儲存空間，耗費空間資源;且保存的會計資料歷經洗禮，導致部分內容看不清、多次翻閱導致附件的遺失、損毀等等安全隱患。

3、高校會計檔案管理制度不完善，管理效率低

現如今仍然有很多高校沒有根據自身特點制定詳細的會計檔案管理條例，缺乏針對性和專業性。在會計資料管理工作中一直沿用陳舊方式，幾乎還是紙質存檔。會計資料的收集、整理及裝訂絕大部分是負責賬務的人員兼職會計資料的管理工作，沒有設置專門的職位，這很大程度影響了會計檔案的管理。

4、會計檔案管理人員缺乏專業意識和技能

實際工作中，大部分高校財務部門無法專職專管，多數是由財務人員兼職管理，部門領導對檔案的重視程度各有不同，兼職管理人員缺乏專業意識和專業技能，缺乏相關的管理培訓，造成了會計檔案管理的質量和效率參差不齊，嚴重妨礙了高校會計檔案電子化的發展進程。

四、高校會計電子檔案管理的措施

1、加快推動會計檔案信息化建設

高校會計檔案電子化的實施無疑是復雜且艱巨的任務，但確是順應時代發展和進步的明智之舉。首先，高校各級領導需要高瞻遠矚，認識到會計檔案電子化的作用和價值，改變過去以紙質存檔為主的陳舊方式，投入資金開發電子化檔案管理系統平臺，采取可靠的安全防護措施，并制定出與之相符的高校電子檔案管理的規范和制度，逐步實現電子化管理。

2、建立健全電子會計檔案管理制度

根據高校自身的實際情況出發，通過建立健全電子會計檔案管理制度、形成相應的內控制度，羅列詳細的應急處理預案以及操作流程要領，明確職責劃分，加強會計、檔案和信息部門溝通、交流、合作，規范管理人員的行為，規范整個管理程序的實施，使得會計檔案管理工作有序高效地進行。

3、強化會計檔案管理人員專業意識，培養專業技能

有針對性的引進精通會計管理、又懂信息技術和檔案管理的復合型人才來負責會計檔案管理，如因特殊原因需要財務人員兼職管理，必須要對兼職的會計檔案管理人員進行全方位的培訓，提供多樣化的交流學習機會，加強管理人員的會計技能知識和軟件系統操作能力的考核，提升會計檔案管理人員的工作質量和效率。

五、結語

在外部政策和法制環境的推動下，會計檔案電子化發展是時代趨勢。高校應抓住機遇，結合自身情況，與時俱進，推進會計檔案電子化發展的進程，規范會計檔案管理工作，提高會計檔案現代化管理水平。走在時代的前沿，為其它行業提供參考和借鑒。

參考文獻

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