淺析單位檔案管理服務模式的創新策略

吳云紅

摘要：檔案管理作為事業單位內部管理的一項重要事務，其主要特征包括系統性、多維性與基礎性。在新時期應重視創新意識，加強對檔案管理服務方式與內容的改進，使檔案資源發揮出相應的效用，為單位的持續快速發展服好務。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;服務模式;創新

檔案是記錄單位發展歷程信息的主要載體。隨著社會的快速發展，事業單位中所形成的檔案數量不斷增多，檔案類型也更加多樣化[1]。現行的檔案管理方式難以滿足當前檔案管理工作的要求，使得檔案資源的價值得不到體現。對此，事業單位應與時俱進，積極創新檔案管理服務模式，充分發揮出檔案的作用，更好地推動單位自身的發展。

一、檔案管理服務模式創新的必要性

長期以來，檔案管理服務模式主要集中在對檔案資料的搜集、整理、記錄方面，供相關人員查閱。隨著信息時代的到來，檔案管理也逐漸引入了信息技術，極大提高了檔案管理效率。不過單位檔案管理工作仍面臨著不少問題，制約了檔案管理事業的持續發展。第一，檔案從業者的業務能力相對較低，信息化技術掌握不熟悉，對檔案管理專業知識了解不多，從而導致檔案管理水平難以得到大幅提升。第二，檔案管理工作仍得不到充分的重視。基于傳統觀念的影響，單位內部對檔案管理的重要性認識不足，認為這是一項可有可無的工作。在這樣的觀念下導致部分檔案管理人員缺乏工作積極性，習慣按部就班開展工作。第三，檔案資源得不到有效的開發與利用，利用方式較為單一。針對上述問題，單位應探索檔案管理服務機制的創新辦法，以期充分發揮出檔案資源的價值，引起單位內部人員的重視，更好地配合檔案工作，促使檔案管理水平的提升。

二、事業單位檔案管理創新與服務模式的改革內容

（一）加強檔案管理數字化建設

為進一步推進檔案管理信息化進程，單位應積極應用相關數字化技術，包括數據庫技術、數字加密技術、掃描技術、身份認證技術[2]。通過將紙質檔案掃描處理為數字檔案，將其保存在相關存儲介質上，便于對檔案信息的保存與更新。

（二）應用相關自動化技術

檔案管理模式要實現自動化管理，這正是當前檔案管理信息化建設中的主要任務。因此，需引入相關自動化技術，提高檔案管理自動化水平。其中，主要技術有電子標簽、掃描識別、COR識別等技術。通過這些技術實現對電子檔案的自動化檢索、刪選、關鍵詞查找等，從而大幅提高單位檔案信息的自動處理水平與批處理效率。

三、事業單位檔案服務模式的創新對策

（一）加強對檔案資源的開發利用，充分了解檔案服務對象的需求

對檔案資源進行合理的開發與利用，使其發揮出應有的效用，這正是檔案管理的最終目的。單位檔案管理部門與檔案管理員都必須轉變觀念，重視對檔案資源的利用，要深刻認識到這項工作開展的意義。然后拋棄過去“重管輕用”的思想，克服“不求進取”的消極思想，檔案人員要真正熱愛這項工作。在此基礎上拋棄過去“閉門造車”的思想，主動開展相關市場需求調研活動，搜集不同用戶對檔案資源的需求。然后，有針對性地制作滿足不同需求的檔案管理制度模式。檔案員應增強以人為本的服務觀念，主動開展好檔案服務工作。同時，通過組織專題講座、咨詢服務等活動，讓檔案資源走出庫房，走進單位、走近群眾，從而使檔案資源獲得更充分的利用。

（二）進一步完善單位檔案資源的開發與利用制度

單位應結合自身實際，構建一套較為完整、可行的檔案規章制度，并嚴格加以落實。其中，要重點完善檔案資源的開發利用制度。第一，健全查（借）閱登記制度，要求借閱人必須將信息填寫清楚，特別要詳細填寫查（借）閱檔案的用途，檔案利用的作用等。這有助于了解檔案資源的實際作用，而且也便于明確是否需要進行跟蹤調查[3]。第二，通過電話隨訪或實地調研，了解檔案利用效益的準確資料。檔案人員可主動上門服務，了解檔案利用后所產生的相關效益，為檔案資源的充分利用搜集更多資料。第三，嚴格遵守檔案管理中的保密要求，對于涉及單位保密信息的檔案資源一律按相關規定做好保密處理。在網絡化檔案資源開發中對保密檔案應做好物理隔離或邏輯隔離處理。

（三）加強對檔案管理人才的培養，提高檔案服務質量

人才屬于單位發展的主要資源，抓好檔案人才的管理與培訓工作是提高檔案管理質量，創新檔案服務機制的前提。為此，單位應加強對檔案隊伍建設，招納一些專業人才，如檔案管理人才、信息技術人才等。這樣為提高檔案管理信息化程度做好人才儲備。同時，定期組織教育培訓活動，著重教授關于檔案管理的前沿知識，檔案管理系統操作方法、電腦使用技巧、檔案管理系統的新功能、新特點等，促使單位檔案隊伍整體信息化素養的提升[4]。在教育培訓中要注重對檔案人員服務意識的強化，使其具備較強的服務意識，使其能更主動地投入到本職工作中。

結語：總之，在新時期事業單位應緊跟時代發展脈搏，創新檔案管理機制與服務模式，為單位自身發展以及社會發展提供更優質的檔案服務，讓檔案資源的價值得到充分的體現。

參考文獻：

[1]李愛民.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].新一代，2019，（20）：248，524.

[2]顧永芳.事業單位檔案管理創新與改革初探[J].科技經濟導刊，2016，18（34）：265-265.

[3]王泳霽.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].赤子（上中旬），2016，33（15）：126-126.

[4]王建春.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].人力資源管理，2017，26（9）：118-118.