新時期做好機關事業單位人事檔案管理工作的思考

孫潔

摘 要： 人事檔案是機關事業單位在人事管理活動中所形成的，檔案管理也是人事管理制度的核心內容，近年來隨著改革的不斷推進，機關事業單位在服務體系中有了更高的要求，事業單位的人事檔案管理工作模式也要隨之發生改變，檔案管理的水平必須提升，就此對當前機關事業單位的人事檔案管理工作不足做簡要分析，并提出幾點改進建議，以期讓我們的人事檔案管理工作更加高效化、規范化、科學化，發揮出人事檔案的更多的實用價值。

關鍵詞： 機關事業單位;人事檔案;管理

【中圖分類號】G271 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.38.284

人事檔案管理是機關事業單位的基礎性工作，記錄了單位內每個人的自然情況、思想水平、專業能力、歷史和現實表現以及獎懲情況等，是單位職工的一個縮影，是職工晉升、調動的參考依據，人事檔案具有很高的憑證價值和參考價值，因此要確保人事檔案的真實、準確、嚴謹，提高機關事業單位人事檔案的管理水平，在一定程度上也反映出了單位的管理能力，在當前社會發展順應市場經濟的大趨勢下，機關事業單位也要將人事檔案管理意識提前，改變傳統檔案管理的滯后性，逐漸完善優化人事檔案管理體系，強化單位運行基石。

1 人事檔案的價值

1.1 人事檔案是個人情況的真實展示

人事檔案是個人信息的全面收集和展示，它所記載的個人學習工作經歷、獎懲情況反映了這個人的文化專業水平;履歷表、自我鑒定反映了其經歷，家庭和社會關系;年度考核成績則反映出這個人在不同時期的真實表現和組織評價;入團、入黨、晉升等材料則是組織培養人才的重要依據;崗位工作的實際情況、科研成果則顯示出這個人的工作專業技術水平和潛在能力，是調崗任職，人盡其才的重要參考。

1.2 人事檔案是單位用人的參考依據

人事檔案具有真實性、嚴謹性、機密性的特點，是按照一定程序保存起來的個人情況資料，人事檔案資料是機關事業單位順利開展工作，優化崗位職能的重要的參考依據，人員調配、工作安排、組織培訓等活動都離不開人事檔案，正確用人能讓單位的運行效率更高，工作效果更好，提高人事檔案管理工作水平對于人力資源配置有著非常重要的作用。

1.3 人事檔案是重要的信息資源

人才是第一生產力，無論是在機關事業單位內還是國家建設的各個領域，全面了解人才，選拔人才，培養人才，能有效提升國家競爭軟實力，對經濟發展社會進步有極大的推動作用。

2 機關事業單位人事檔案管理存在的不足

2.1 傳統管理思想落后，人事檔案管理重視度不足

機關事業單位人事檔案管理工作受到傳統工作模式的影響，具有一定的局限性，工作形成了思維定式，管理方式和管理經驗已經深入人心，很少有創新改善，在當今社會飛速發展的環境下，已顯露出能不適應的態勢，再加上人事檔案管理工作的重要性并沒有得到更多的重視，在工作改革優化方面的進度就十分緩慢。

2.2 人事檔案管理人員意識不強，水平不高

受整體工作氛圍的影響，人事檔案管理工作人員對于自己的工作態度也有些許的滯后性，檔案管理的積極性不高，責任意識逐漸淡化，檔案管理部門工作松懈，一直是處于對檔案的被動收集整理中，但是人事檔案管理其實是一項要求專業水平非常高的工作，內容復雜操作難度大，要想精準、完備的整理人事檔案還是必須要專業的檔案管理人員來開展工作，但是目前機關事業單位的人事檔案管理工作人員大多邊緣化，不具備專業技能，而單位內部對于檔案管理工作人員的專業培訓又不到位，使得檔案管理的效率十分低下，工作內容不明確，制度不完善，工作人員整體素質不高，管理意識不強，影響了檔案的收集管理工作效果。

2.3 人事檔案管理建設落后，檔案資源利用率低

在人事檔案管理體系建設方面一些單位并沒有單獨提出來自成一系，而是歸于綜合檔案管理部門進行管理，人事檔案的管理工作重心分散，缺乏規范性，有的人事檔案是由部門在管理的，沒有統一起來，出現管用分離的狀態，對工作的順利開展也是不利的。另外一方面，現在信息化管理發展很快，但是在一些單位的人事檔案管理工作中的信息化投入不大，停留在初步的信息數字化階段，真正發揮信息化檔案功能的不多，并且由于缺乏統一的檔案信息化建設標準和規范，人事檔案的借閱查詢費時費力，存在重保密輕利用的情況，還沒有實現人事檔案資源共享，檔案服務處于被動的狀態，無法真正發揮檔案價值。

3 提高機關事業單位認識檔案管理水平的策略

3.1 制度化、規范化、標準化人事檔案管理工作

要建立起完整的人事檔案管理規章制度，明確管理的工作內容、流程、崗位職責、獎懲機制、考核機制等一系列相關制度，獨立設置人事檔案管理部門，有專門的地方來存放人事檔案，對人事檔案進行系統的收集、整理、歸類、保存，電子檔案要與紙質檔案相一致，并且存好備份，避免隨意改動。管理人員的工作要責權明晰，嚴格管理手續，如有發現問題，第一時間進行解決處理并追責，確保人事檔案管理工作能夠有序開展。

3.2 及時更新、定期修復人事檔案

人事檔案資料是動態化的，是隨著人的工作學習變動而一直在更新的狀態，檔案生成后要注意檔案的補充、更新、完善，確保檔案的真實性、準確性和權威性，還要定期對檔案進行核查，發現損壞丟失的部分要及時修正，所有的檔案材料交接都要嚴格按照程序辦理，認真細致核對，交接簽字蓋章，確保檔案安全。

3.3 做好人事檔案的信息化管理，保障信息安全

建立人事檔案資源信息庫，整合人事檔案資料，逐步實現資源共享，挖掘人事檔案潛在利用價值;科學管理信息庫，做好信息庫的權限設置;建立信息庫的安全保障機制，防止病毒、黑客攻擊;加強檔案管理工作人員的安全意識，培訓安全技能，保障紙質檔案與數字檔案的存儲安全。

3.4 強化人事檔案管理隊伍，提高管理人員待遇

對于機關事業單位內部，要招攬檔案管理的專業人才，給予一定的薪資待遇和職業發展機會，留住人才，提高人事檔案管理隊伍的整體水平;對于已有的檔案管理工作人員要加強檔案專業管理技能的培訓和學習，提高工作人員的專業素質;加強對檔案管理工作人員的管理意識的強化，緊跟社會發展的腳步，及時吸取檔案管理的先進理念，改變傳統檔案管理的滯后思想，讓檔案管理工作具有超前意識，活躍檔案管理部門的工作氛圍，更好地投入檔案管理的事業中去。