大數據時代檔案保密工作思考淺述

楊建華

摘 要： 檔案管理工作是每個行業都會涉及到的工作，其實質上就是對內部重要資料保存和利用，有利于提高工作質量和辦事效率，規范的檔案管理，也有利于提高單位的管理質量。但處在科技信息迅速發展的大數據時代，會受到諸多因素的影響，使得檔案未得到很好的保存，從而為單位檔案利用也埋下了隱患。因此必須要強化檔案管理保密工作的緊迫感，發揮出真正的價值。

關鍵詞： 大數據時代;檔案保密;思考

【中圖分類號】G271 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.38.279

1 檔案與大數據的區別和聯系

從來源看，檔案的來源是國家機關、企事業單位、社會團體和個人，一般來說較為固定，比如政府機構的檔案館，一般的來源是以政府機關為主以及需特定征集檔案持有者，企業檔案的來源是企業內形成檔案內容的組織機構。大數據的來源則較為復雜且不固定。主要包含組織及個人的日常行為所產生的數據。檔案一般是誰形成誰歸檔，大數據一般是數據管理和保管方主動收集數據內容，數據的形成者被動收集。從形式上看，檔案強調原始記錄，有確定的記錄載體，檔案收集內容和載體，在紙質上產生的連同紙張一起才能成為檔案，在電腦上產生連同元數據一起才能成為檔案。大數據注重的是數據內容，不管什么載體都收集過來。但是檔案在根本上也是數據的集合。檔案強調有價值，沒有價值的記錄不能稱為檔案，大數據不以價值為區分，更多依據現代化計算機技術對數據收集和分析。從管理方式看，檔案是先篩選后保管，歸檔者根據歸檔范圍確定所形成的記錄是否需要歸檔;大數據卻是先保管后根據利用目的篩選和分析。從利用目的看，檔案和大數據的相同點都是以利用為目的的管理數據內容，檔案的利用目的有查證、決策依據等，大數據的利用目的主要是利用數據分析手段為決策提供依據。檔案和大數據都以數據為管理標的，以數據的利用為目的。在大數據時代，檔案管理有條件利用大數據技術提升檔案管理水平和效率，檔案工作的變革勢在必行。

2 大數據時代，檔案工作變革必要性和緊迫性

檔案作為大數據的一部分，而且是最重要的一部分數據，理應在大數據時代有所作為。但是，目前我們檔案工作依舊是圍繞著紙質文件的管理，即便是電子文件，多數也需要轉換成紙質文件，按紙質文件管理。檔案工作的理論依據依然是紙質文件時代形成的，在有些方面不適應我們現在的以電子數據為主的計算機時代和數據時代，在紙質文件時代，受限于檔案存儲空間和檔案管理人員，根據重要性，只歸檔在將來可能用到的文件，達到檔案的存儲和利用的平衡，可能有些檔案不會被利用到，也有些可能被利用的文件沒有歸檔，但是，在大數據時代，人們的一舉一動都會成為有用的數據，數據不局限于文件，包括文件、行為等，而且存儲的便利性和較低的成本，可以存儲更多的數據，便于為人們做決策。大數據時代，現在我們檔案工作人員所做的工作電腦和機器人都能自動完成，如果不變革就會被淘汰。在當今時代，我們越來越多的工作和行為在電腦或手機上實現，我們檔案工作中自動歸檔、自動備份和保管、自動提供利用在電腦上根據設定好的條件都可以實現。如果我們檔案管理人員不能適應這個時代主動變革，就會被時代拋棄，我們現在的工作將會被電腦和機器人所替代。大數據時代，將數據掌握到手，才會作出最正確的決策。大數據時代同樣也是我們檔案工作者的機遇，在大數據時代，數據的產生越來越多，給我們檔案管理者提供的數據管理手段越來越智能。我們檔案機構經過多年積累的檔案數據將會是最寶貴的資源，屆時檔案人員將不僅僅是檔案的保管員，同時也是數據的管理者和分析師。

3 大數據時代，檔案工作應該怎么變革

3.1 重新定義檔案工作內容。

檔案工作內容應從管理檔案實體向管理檔案內容轉變。一切檔案工作圍繞檔案內容開展，檔案的收集根據內容收集，檔案的保管根據內容分類保管，檔案的提供利用根據內容提供，檔案的統計根據內容統計。當然，這些工作需要計算機的輔助，更多的是通過大數據技術來實現。

3.2 重新定義歸檔范圍。

全面對檔案內容的生成者進行分析，盡量全面地記錄生成者的一切相關數據。檔案內容的生成者可能是一個人，可能是一個組織，可能是一個機器，可能是一個生物等等，對生成者的行為、特點、運行規律等等進行分析，對相關數據進行記錄并歸檔。歸檔范圍應以檔案數據生成者為單位，一個單位一個歸檔范圍。

3.3 重新定義檔案工作流程。

檔案工作流程不是從檔案收集開始，而是從分析數據生成者開始，確定歸檔范圍;利用自動采集設備和技術，從被動接收檔案到主動收集檔案，對檔案內容按類型、重要性等標注并分類，對檔案內容進行整理，按利用者需要提供檔案數據。

3.4 重新定義檔案工作者角色。

當前，檔案不受重視有很多因素，有檔案屬于輔助工作、檔案工作技術性不強、對檔案從業人員要求不高等等。但是在大數據時代，檔案工作的專業性更強，對檔案工作者素質及能力的要求更高。檔案人員從檔案保管員向檔案數據師轉變。檔案工作人員也是檔案數據生成者分析師，也是檔案數據整理師，還是檔案數據分析師。

4 大數據時代，檔案工作面臨的挑戰和機會

在大數據時代，數據作為決策的基礎資源有著天生的重要作用。檔案數據作為最重要的數據要抓住機遇，檔案工作者要勇敢接受挑戰，將檔案事業發揚光大。在大數據時代，檔案工作的開展還會對現行檔案理論進行挑戰和完善，也會面臨很多堅持原有觀念的檔案工作者的質疑和阻力。但是任何新的事物和觀念都是在質疑中成長和完善的。在大數據時代，對檔案工作者的能力要求越來越高，檔案工作者都應具有相應的計算機、數據分析、數據管理、建模等能力。檔案工作將會更專業，有些不符合要求的從業者可能會被淘汰。在大數據時代，檔案工作更多依賴計算機和互聯網技術，檔案保密形勢越來越嚴峻。檔案保密工作的潛在威脅可能來自世界各地方方面面，在檔案工作的各個環節做各項檔案工作的同時，都應該考慮保密。

結語：大數據時代，將以每一個單位或組織機構作為一個全宗，對每一個全宗的特點進行分析，例如對一個項目從建設、運行、改造、報廢等作為一個生命周期，對生命周期中的每一個階段相關數據自動收集和歸檔，對歸檔數據進行分析，更能保證裝置的效率和穩定運行。

參考文獻

[1] 李煥.新形勢下如何做好企業檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（13）.