高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑研究

梁作華

摘 要 在新形勢的影響下，高等院校應當把握機會緊跟社會發展的腳步進行優化調整，從而推動院校的穩定發展。通過對我國高等院校進行研究發現，在發展過程中人事檔案管理方面存在著許多缺陷和不足，因此，高等院校必須通過改革和優化人事檔案管理解決人事檔案管理方面的缺陷來適應社會的變化，從而提高高等院校工作人員檔案管理的質量和效率，優化高等院校資源的分配，促進高等院校的發展。

關鍵詞 高等院校 人事檔案 新問題 改革方法

中圖分類號：G647文獻標識碼：A

0引言

高等院校的檔案包含的內容較為廣泛，如校內的教師以及教學資源、高等院校制度的建立過程、高等院校內部的信息資源等等，因此對于高等院校來說檔案管理工作具有重要的價值。然而，高等院校人事檔案管理與其他檔案管理之間的差別在于高等院校人事檔案管理對管理人員的專業要求較高，在此基礎上，各個高等院校必須更加重視人事檔案的管理，并分析管理方面的缺陷和不足之處，可以采取有指向性的改革和優化措施，以提高高等院校人事檔案管理的效率。

1高等院校人事檔案管理工作的價值

1.1人事檔案包含個人信息

對于高等院校來說，人事檔案管理有助于工作人員的甄選、管理、調動。在人事檔案中包含著大量的校內工作人員以及學生的家庭資料、政治資料、學習和工作經歷、社會關系、學歷等，且內容非常詳細。在工作學習過程中都需要這些資料作為支持，同時這些資料也能夠證明個人的身份，并詳細的記錄個人的學習和工作經歷從而滿足工作學習中對于個人信息的需求。例如高等院校在對教師工作人員申報職稱時就需要使用到教師的人事檔案，從而為這些行為提供證明。

1.2與人事關系的變更相關聯

高等院校的人事檔案管理可能會直接影響到人事關系的變化，人事關系在進行變動的過程中需要人事檔案資料提供支持。如果高等院校教師選擇其他的工作，那么在辦理辭職時需要將檔案轉到新入職的單位中。人才的流動需要人事檔案的傳遞作為支持，并且人事檔案也是人才獲取福利待遇的證明。例如在進行人事關系的變動過程中工作單位會根據人事檔案中的相關信息如年齡、工作時間等作為依據，來為人才提供相應的工資福利待遇。因此，高等院校人才的流動和基本利益直接受到工作人員檔案管理的影響，如果在此期間，檔案資料殘缺或者存在丟失的問題，那么就會導致教師無法在高等院校中明確自身的福利待遇。

1.3有利于科學進行人力資源信息的預測

高等院校需要利用人事檔案來管理其內部的人力資源，在此過程中有關工作人員可以通過管理人事檔案來管理學校現有的工作人員，從而對人力資源的培養工作進行優化調整，使其培養工作能夠順應教育的發展情況。除此之外，通過對人事檔案進行分析研究能夠全方位的了解校內人力資源的構成，并以此為依據對校內人才需求進行預測，有利于提升預測結果的精準度，從而推動高等院校人才培養和引進工作實施。

2高等院校人事檔案管理中的缺陷

2.1存在人員和檔案相分離的情況

事實上，高等院校在人力資源管理過程中對于人事檔案的應用較少，高等院校的人事檔案管理工作主要包括對教師、學生等個人基本信息以及工作成績等進行記錄。雖然人事檔案在高等院校的人力資源管理中不起作用，但它們受到社會競爭的嚴重影響，導致高等院校的人事頻繁變動，從而導致高等院校在人事檔案管理過程中存在人員與檔案相分離的情況。這主要是由于高等院校中的工作人員在進行人事變更期間無法及時的將檔案轉到新的工作地點，經常有教師在工作發生變動的情況下，已經在新單位開始了工作但是人事檔案仍然在高等院校里保存。正是由于這種情況的存在導致高等院校無法及時的對所有工作人員的人事檔案進行儲存，這就造成高等院校的人事檔案管理不夠規范。

2.2各方面管理不集中

通過分析高等院校人事檔案管理工作可知高等院校在此方面的人員配置不合理，需要管理工作的專業能力和綜合素養并不合格，此外許多高等院校也沒有落實檔案條例中對于管理工作人員下要求。目前，高等院校中人員的數量日益增加且人員的流動性也逐漸增強，在某種程度上有助于改進人事檔案的管理，因此，高等院校只有通過加強專業技能和對負責檔案管理的人員進行綜合培訓才能提高人事檔案管理的質量。然而，現實情況是高等院校人事檔案管理工作人員即使是面對大量的管理工作內容依舊是采用了傳統的管理檔案工作方法，這就直接導致高等院校的人事檔案管理工作的質量和效率明顯下降，一些從事檔案管理工作的人員往往需要花費大量的精力和時間對高等院校人事檔案進行裝訂、錄入等基礎工作，不僅日常工作量沒有減少，而且人事檔案管理質量也下降了。并且由于人事檔案管理人員缺乏專業技能，一些高等院校的人事檔案管理由其他教師負責執行，因此人事檔案管理工作無法實現規范操作。而且，我國許多高等院校都會采用分散的管理方法，這種管理方法即存在優勢也存在劣勢，優勢在于利用這種方法上下級能夠有效的調配人事檔案資料，劣勢是工作人員檔案資料無法實現綜合的使用，從而降低了它們的使用能力。分散的管理方法也使得人事檔案的傳遞浪費大量的時間，甚至一些部門會存在推諉的情況。

2.3無法發揮檔案信息資源的價值

我國一些高等院校在進行人事檔案的管理工作過程中依舊使用紙質存檔和手動操作的方式。事實上，在數據庫中錄入紙質的檔案會花費大量的時間，另外在填寫人事檔案內容時由于個人寫字習慣的原因導致一些字跡難以辨別，從而導致在錄入檔案信息時準確率下降，并且也會應當到檔案信息與各部門之間的工作整合。

3高等院校人事檔案管理改革對策

3.1建立健全人事檔案管理工作內容

高等院校人事檔案管理與其他人事檔案管理之間的區別在于高等院校更嚴格，在管理過程中需要嚴格符合高等院校檔案管理機制。比如說，高等院校在進行人事檔案管理期間，校內工作人員想要入檔或者調檔，那么就必須提供之前工作的離職證明，即使之前的工作單位已經不存在了也需要在高等院校就職前提供相應的離職證明資料。正是由于高等院校的人事檔案管理方法導致人員在進行轉檔工作時可能會遇到各種各樣的困難，從而導致轉檔工作需要花費大量的時間和精力。因此，針對這種情況高等院校應當建立健全人事檔案的管理流程和內容，在制定其具體內容時需要充分的考慮到轉移檔案過程中可能遇到的困難，從而優化和完善檔案管理的內容。如果人員在高等院校辦理就職時無法提供離職證明材料，那么可以提供相關信息憑證來證明已經從上個工作單位中離職。需要特別注意的是在對這類情況進行處理過程中，高等院校需要和人員簽訂責任厘清協議，從而避免了管理期間可能產生的風險。

3.2創新人事檔案管理方法

高等院校在進行管理人事檔案期間大多采用紙質的管理儲備方式，然而受到科學技術不斷發展的影響，許多高等院校在人事檔案管理工作中開始使用將管理與現代信息技術進行有效的結合，這使得高等院校可以充分發揮其工作人員個人檔案的作用，并幫助其提高服務使用的效率。因此這就需要高等院校在管理期間培養信息化人才，提高管理人員對于人事檔案管理的正確認識，并為工作人員配置先進的設備，建立健全高等院校人事檔案數據庫，通過培訓幫助管理工作人員掌握系統的具體操作。另外，高等院校也可以利用信息化技術對人事檔案的內容進行錄入，這不僅能夠提高錄入工作的準確度，同時也能夠提高轉檔的速度。

高等院校可以將教師發表的論文以及研究成果整理到個人人事檔案中，并在人事檔案管理系統中隱去教師的重要的個人信息，將教師的研究成果和業績在系統中展示出來，這有利于學生根據教師的檔案信息選擇符合自己學習需求的導師，此外，還可以為教學能力的評估過程中提供信息支持，從而實現科學的評估。采用開放式人事檔案管理系統，使高等院校能夠充分發揮其作用和價值，從而提高了在高等院校發展中使用人事檔案的效率。

3.3加大對于檔案管理的重視

高等院校在發展期間應更加重視工作人員和部門的人事檔案管理，高等院校應提高管理人員特別是檔案管理人員對人事檔案管理的認識和重視力度，這將利于高等院校順利的實施改革措施。此外，通過這種方式也能夠使管理工作得到校內其他部門資源的支持共同推動校內的建設與發展，從而充分發揮人事檔案的基礎作用。其次，高等院校也需要提高部門在校內的高度。在實踐中，人事檔案管理在高等院校工作人員的工作中起著關鍵的作用，這些工作人員的工作必須與高等院校的人事檔案相結合。因此這就需要高等院校強調該部門在發展過程中的重要地位，并加強該部門與財務等部門之間的聯系。在開展其他管理任務期間，高等院校也需要對管理檔案的工作方面給予一定的幫助和支持，從而使它們能夠更好地理解其具體的管理職能，從而促進各部門之間的資源融合。

3.4提高檔案管理隊伍的水平

和其他檔案管理工作之間的差異在于人事檔案管理工作需要工作人員具備專業知識和綜合技能，那么這就需要相關管理工作人員掌握檔案管理的內容和方法，并且明確高等院校對于人事的需求，從而滿足高等院校的要求。此外，高等院校還應加強對檔案管理人員的培訓，使他們能夠掌握檔案管理方法和先進的專業技能，并且加強高等院校內部工作人員的溝通和交流，從而幫助高等院校內其他部門工作人員簡單地掌握檔案管理工作的內容，加強高等院校內工作人員對于工作職責和內容的理解，從而推動校內工作人員能力的進一步提升。

4結束語

綜上所述，人事檔案管理在高等院校發展中起著重要的作用，因此高等院校必須了解人事檔案管理的價值，查明高等院校內部人事檔案管理的缺陷和不足，并以合理的方式優化人事檔案管理工作內容，這有助于提高高等院校人事檔案管理工作的效率和質量。

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