會(huì)議紀(jì)要的寫作特點(diǎn)及方法分析

劉恒順 曹淼

【摘要】會(huì)議紀(jì)要是一類非常重要的寫作文體，首先應(yīng)該掌握會(huì)議紀(jì)要寫作的內(nèi)涵，分析其寫作特點(diǎn)，會(huì)議紀(jì)要的寫作還必須重視開(kāi)頭、主體和結(jié)尾這幾個(gè)方面。一個(gè)好的會(huì)議紀(jì)要要兼具真實(shí)性、概括性、精準(zhǔn)性、政策性、可讀性。

【關(guān)鍵詞】會(huì)議紀(jì)要;寫作;特點(diǎn);方法

會(huì)議紀(jì)要指的是會(huì)議結(jié)束后結(jié)合會(huì)議的內(nèi)容和宗旨，對(duì)會(huì)議進(jìn)行分析與總結(jié)。會(huì)議紀(jì)要體現(xiàn)的是單位領(lǐng)導(dǎo)集體決策的結(jié)果，要表明領(lǐng)導(dǎo)的集體意志，要引導(dǎo)或規(guī)范單位員工的行為方式。會(huì)議紀(jì)要的語(yǔ)言要非常精準(zhǔn)與簡(jiǎn)潔，采用敘述的方式，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行歸納與提煉，從而展示出會(huì)議精神，不能讓讀者產(chǎn)生歧義，對(duì)各方面進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)。在會(huì)議紀(jì)要寫作中，要掌握寫作方法，明確寫作特點(diǎn)，才能寫出優(yōu)質(zhì)的會(huì)議紀(jì)要。

一、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)涵及寫作特點(diǎn)

（一）會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)涵。會(huì)議紀(jì)要主要是由會(huì)議秘書(shū)以會(huì)議記錄為基礎(chǔ)，結(jié)合收集到的與會(huì)議議題相關(guān)的文字、圖片、音像等材料，加上通過(guò)對(duì)整個(gè)會(huì)議的聆聽(tīng)和觀察獲取的信息進(jìn)行會(huì)議的綜合整理與系統(tǒng)歸納，形成一種正式的文件。會(huì)議紀(jì)要主要是對(duì)會(huì)議的概括，結(jié)合會(huì)議的決議對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)。會(huì)議紀(jì)要在寫作環(huán)節(jié)中，通常采用概括性的敘述方式，結(jié)合會(huì)議議題的順序，形成邏輯嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈恼隆?huì)議紀(jì)要在寫作環(huán)節(jié)中，應(yīng)該將會(huì)議記錄作為原始的參考材料。

（二）會(huì)議紀(jì)要的寫作特點(diǎn)。1.真實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該具有真實(shí)性，對(duì)會(huì)議的情況進(jìn)行如實(shí)的反映，嚴(yán)格按照會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行寫作，不能脫離會(huì)議內(nèi)容，也不能帶有強(qiáng)烈的主觀性色彩。真實(shí)性是會(huì)議紀(jì)要的基本特征。會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議報(bào)道存在明顯的差異，會(huì)議紀(jì)要僅僅是結(jié)合會(huì)議本身進(jìn)行記錄和總結(jié)，而不是分析會(huì)議的影響。2.概括性。會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行提煉與總結(jié)，從而進(jìn)行全面的敘述。會(huì)議紀(jì)要是一類重要的文件，要求語(yǔ)言精煉與準(zhǔn)確，敘述層次清晰，明確會(huì)議的目的，突出會(huì)議的重點(diǎn)。3.效力性。會(huì)議紀(jì)要是先要得到所有出席會(huì)議人員以親筆簽名的方式認(rèn)可，再由會(huì)議主持人簽發(fā)。然后，印發(fā)紙質(zhì)會(huì)議紀(jì)要或者發(fā)送對(duì)應(yīng)紀(jì)要的PDF版給相關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要一旦正式簽發(fā)后，就具有了強(qiáng)制性，要求紀(jì)要所覆蓋的本單位人員按照會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容執(zhí)行各項(xiàng)操作。因此會(huì)議紀(jì)要要具備嚴(yán)謹(jǐn)性，與各類公文一樣具有強(qiáng)大的文件效力。4.層級(jí)性。由于會(huì)議紀(jì)要是一個(gè)出席會(huì)議者都必須簽名認(rèn)可的文件形式，有廣泛的認(rèn)同感，在一個(gè)單位內(nèi)部，不同范圍和層級(jí)廣泛采用會(huì)議紀(jì)要的形式來(lái)管理不同層級(jí)的工作。比如，辦公室、人事處、科技處、基建條件處等職能部門可以根據(jù)工作需要形成本部門的會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要結(jié)合單位不同部門，進(jìn)行各類紀(jì)要的匯總，從而形成行政辦公會(huì)議紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要等一個(gè)個(gè)細(xì)節(jié)化的紀(jì)要。按照組織原則，長(zhǎng)江水產(chǎn)研究所的黨委會(huì)會(huì)議紀(jì)要和常務(wù)會(huì)會(huì)議紀(jì)要分別是長(zhǎng)江水產(chǎn)研究所最高級(jí)別的黨務(wù)會(huì)議紀(jì)要和行政會(huì)議紀(jì)要。

二、會(huì)議紀(jì)要的寫作方法

（一）注重內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性。紀(jì)實(shí)性主要指的是會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要與會(huì)議內(nèi)容處于一致，要客觀、全面地對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行反映，表達(dá)會(huì)議的真實(shí)意思。紀(jì)實(shí)性是會(huì)議紀(jì)要寫作的基本要素。1.客觀全面。在會(huì)議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中，應(yīng)該以會(huì)議記錄為基礎(chǔ)，將會(huì)議記錄作為原材料，結(jié)合收集到的與會(huì)議議題相關(guān)的文字、圖片、音像等材料，加上通過(guò)對(duì)整個(gè)會(huì)議的聆聽(tīng)和觀察獲取的信息進(jìn)行會(huì)議的綜合整理與系統(tǒng)歸納，對(duì)會(huì)議的組織情況和相關(guān)內(nèi)容詳細(xì)地進(jìn)行分析。在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上形成完善的書(shū)面資料，在會(huì)議記錄材料的基礎(chǔ)上對(duì)會(huì)議的中心和指導(dǎo)思想進(jìn)行分析，通過(guò)語(yǔ)言的加工與整理，從而提煉出會(huì)議的主題思想。會(huì)議記錄的質(zhì)量好壞對(duì)會(huì)議紀(jì)要的寫作產(chǎn)生很大的影響，因此在會(huì)議紀(jì)要寫作之前應(yīng)該完善會(huì)議記錄，會(huì)議記錄要本著全面性原則，將所有的會(huì)議內(nèi)容記錄下來(lái)，對(duì)會(huì)議上發(fā)言的主要內(nèi)容和意見(jiàn)進(jìn)行記錄，不能有任何的遺漏。在會(huì)議記錄寫作環(huán)節(jié)中應(yīng)該采用靈活多變的方式，將發(fā)言內(nèi)容靈活地轉(zhuǎn)化成文字形式。會(huì)議紀(jì)要在寫作環(huán)節(jié)中應(yīng)該對(duì)會(huì)議記錄的內(nèi)容進(jìn)行整合，確保會(huì)議記錄的內(nèi)容保持完整性。2.實(shí)事求是。在會(huì)議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中，應(yīng)該本著實(shí)事求是的原則，針對(duì)會(huì)議上存在的內(nèi)容客觀地進(jìn)行整合，找出不同發(fā)言人針對(duì)同一議題所表達(dá)的不同觀點(diǎn)、不同態(tài)度之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，還要找出同一發(fā)言人針對(duì)同一議題在討論過(guò)程中的不同時(shí)段觀點(diǎn)和態(tài)度的演變等內(nèi)部關(guān)聯(lián)，在會(huì)議紀(jì)要寫作中呈現(xiàn)出邏輯性、規(guī)律性。在會(huì)議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中，要對(duì)會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行如實(shí)的反映，對(duì)會(huì)議精神充分地把握，通過(guò)高度提煉的方式，使會(huì)議內(nèi)容以最直接的方式展示出來(lái)。會(huì)議記錄上發(fā)言人的語(yǔ)言比較口語(yǔ)化、個(gè)性化并且語(yǔ)言比較隨意，這是會(huì)議記錄的本來(lái)面目，也是會(huì)議記錄應(yīng)有的客觀存在。會(huì)議紀(jì)要里幾乎沒(méi)有發(fā)言人的獨(dú)立語(yǔ)言，取而代之的是會(huì)議認(rèn)為、會(huì)議決定、會(huì)議強(qiáng)調(diào)、會(huì)議指出、會(huì)議要求等體現(xiàn)集體意志的會(huì)議語(yǔ)言。會(huì)議紀(jì)要必須對(duì)會(huì)議記錄的內(nèi)容進(jìn)行升華，將口語(yǔ)化的語(yǔ)言轉(zhuǎn)化成通俗易懂的書(shū)面語(yǔ)言，提升會(huì)議紀(jì)要的語(yǔ)言質(zhì)量，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)要語(yǔ)言的凝煉與規(guī)范。在轉(zhuǎn)化的環(huán)節(jié)中要本著實(shí)事求是的原則，會(huì)議紀(jì)要寫作人員要將感性認(rèn)識(shí)升華到理性認(rèn)識(shí)，在這個(gè)環(huán)節(jié)中要明確會(huì)議內(nèi)容、理解會(huì)議的真實(shí)思想，從而對(duì)會(huì)議的真實(shí)性進(jìn)行反映，確保會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容真實(shí)。會(huì)議紀(jì)要寫作人員應(yīng)該忠于會(huì)議發(fā)言人的原意，認(rèn)真聆聽(tīng)發(fā)言人原話，對(duì)發(fā)言人的語(yǔ)言風(fēng)格進(jìn)行準(zhǔn)確的把控。在議題的掌握環(huán)節(jié)中，應(yīng)該分析論點(diǎn)，從而摸清會(huì)議紀(jì)要的本質(zhì)。會(huì)議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中絕不能融入寫作者的主觀思想，也不能斷章取義，在會(huì)議精神提煉和總結(jié)環(huán)節(jié)中，要確保本身明確會(huì)議的主題，不能刪減會(huì)議內(nèi)容或者變更會(huì)議的各類事項(xiàng)，從而在會(huì)議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中，保證忠實(shí)地表達(dá)會(huì)議的內(nèi)容。

（二）把握語(yǔ)言的概括性。1.層層推進(jìn)，分層概括。在會(huì)議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中應(yīng)該結(jié)合會(huì)議內(nèi)容，對(duì)發(fā)言者的說(shuō)話要點(diǎn)進(jìn)行整合，按照從繁到簡(jiǎn)的方式，將會(huì)議紀(jì)要的精髓提煉出來(lái)，讓無(wú)序變?yōu)橛行颍谷唛L(zhǎng)變得精簡(jiǎn)、明晰。展示會(huì)議的內(nèi)容與精神，集中地反映發(fā)言者所要表達(dá)的內(nèi)容。通過(guò)層層推進(jìn)法來(lái)對(duì)會(huì)議紀(jì)要采用“三步走”的方式。第一步，要形成會(huì)議紀(jì)要的輪廓，在會(huì)議紀(jì)要寫作之前，寫作人員應(yīng)該對(duì)會(huì)議紀(jì)要的通篇內(nèi)容進(jìn)行考慮，通過(guò)統(tǒng)籌分析的方式確定會(huì)議紀(jì)要的主題，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的提綱進(jìn)行撰寫。第二，在會(huì)議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中，應(yīng)該對(duì)發(fā)言者的順序和實(shí)質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行把控，從而對(duì)發(fā)言者發(fā)言的內(nèi)容進(jìn)行分門別類，按照內(nèi)容的差異，在會(huì)議紀(jì)要中進(jìn)行集中的體現(xiàn)，將發(fā)言內(nèi)容相似的發(fā)言者的觀點(diǎn)匯總在一起，并且填充到寫作的框架中。第三步，采用去粗取精的方式，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)化，在文字描述上進(jìn)行加工與提煉。通過(guò)深入的文字推敲，使會(huì)議紀(jì)要的脈絡(luò)更加順暢，采用明快而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z(yǔ)言邏輯，確保會(huì)議紀(jì)要的語(yǔ)言更加清晰。2.深入概括，字字到位。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該圍繞會(huì)議召開(kāi)的內(nèi)容，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行高度的總結(jié)，從而要求會(huì)議紀(jì)要寫作者具有深厚的語(yǔ)言功底。首先，會(huì)議紀(jì)要的語(yǔ)言要非常簡(jiǎn)煉，準(zhǔn)確地描述會(huì)議的內(nèi)容和相關(guān)事項(xiàng)，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行高度概括，有效地防止會(huì)議紀(jì)要過(guò)于冗長(zhǎng)和矯飾。第二，會(huì)議紀(jì)要的選詞要精煉和準(zhǔn)確，在選詞環(huán)節(jié)中，要確保將會(huì)議內(nèi)容表達(dá)得非常清晰，整個(gè)會(huì)議紀(jì)要非常通暢。第三，在句式的安排上要非常有序，采用陳述句和祈使句結(jié)合的方式，這樣才能使會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容更加簡(jiǎn)潔，便于閱讀。

（三）完善表達(dá)的要點(diǎn)性。1.突出會(huì)議成果。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該將會(huì)議討論的成果進(jìn)行歸納與總結(jié)，從而將會(huì)議中的要點(diǎn)概括出來(lái)。會(huì)議紀(jì)要寫作人員應(yīng)該善于發(fā)現(xiàn)會(huì)議要點(diǎn)，在會(huì)議開(kāi)始之前主持人會(huì)宣布會(huì)議的宗旨和目標(biāo)，在會(huì)議進(jìn)行環(huán)節(jié)中，寫作人員應(yīng)該對(duì)會(huì)中的新思想和新思路進(jìn)行匯總，結(jié)合發(fā)言人發(fā)表的重要觀點(diǎn)，進(jìn)行觀點(diǎn)的提煉。在會(huì)議將要結(jié)束時(shí)，會(huì)議紀(jì)要寫作人員要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的總結(jié)性發(fā)言進(jìn)行匯總，結(jié)合會(huì)中提出的問(wèn)題給予明確的答復(fù)，這些都是會(huì)議內(nèi)容的精髓。因此，在會(huì)議成果介紹環(huán)節(jié)中，會(huì)議紀(jì)要寫作人員應(yīng)該融入上述的內(nèi)容。會(huì)議紀(jì)要的書(shū)寫環(huán)節(jié)中應(yīng)該把握要點(diǎn)，其應(yīng)該具有高度的概括性，把握實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，不能偏離會(huì)議中心，要全面表達(dá)會(huì)議的內(nèi)容，指出明確的目標(biāo)與任務(wù)。2.充分把握會(huì)議紀(jì)要的寫作句式。在會(huì)議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中，應(yīng)該采用公文的句式進(jìn)行表達(dá)，要采用“要字句”才能使讀者明確會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容，使讀者按照會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容進(jìn)行各項(xiàng)操作。因此，在會(huì)議紀(jì)要書(shū)寫環(huán)節(jié)中，應(yīng)該采用“要字句”，從而使讀者明確會(huì)議紀(jì)要的主要要求。這樣的表達(dá)方式非常有針對(duì)性，使讀者在閱讀會(huì)議紀(jì)要時(shí)明確會(huì)議紀(jì)要的目的，并且充分發(fā)揮會(huì)議紀(jì)要的號(hào)召性，使會(huì)議紀(jì)要的法定效力得到充分發(fā)揮，提升紀(jì)要內(nèi)容的可操作性。

三、結(jié)語(yǔ)

在會(huì)議紀(jì)要的寫作環(huán)節(jié)中，要把握實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，確保內(nèi)容真實(shí)與詳盡。在對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行回顧性閱讀，做到全面熟悉，整體把握的基礎(chǔ)上，提煉出會(huì)議記錄中的精髓，并且將口頭語(yǔ)言轉(zhuǎn)化成通俗易懂的書(shū)面語(yǔ)，提升語(yǔ)言的規(guī)范性，提升會(huì)議紀(jì)要的效力。

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