加油站移動支付業務內控問題研究

鄧敏

摘要：移動支付已經成為現今加油站收取資金的一個重要手段，其不僅簡化了加油站的工作繁瑣度還極大地減少了現金存量，降低了現金存取及清點的風險，降低了加油站資金管理費用。但移動支付作為新興事務也存在一定的內控風險：公司的內控制度建設不及時，修訂時間過長;管理者內控意識不到位，對移動支付的內控管理不夠重視;實操第一線的油站員工，能力及素質對內控工作的普及和開展存在一定的影響;移動支付的資金收取過程存在多刷或少刷顧客款項、坐支營業款以及違規套現的資金風險;移動支付資金到賬過程存在資金不能及時到賬、現金周轉速度慢等風險。面臨以上問題，文章從多個角度出發，對上述問題提供相應的內控對策，建議公司及加油站管理者加快內控制度建設，提高各級管理者內控意識，提升油站員工的業務能力和專業素質，在資金收取過程和資金到賬過程中設立各種風險防范措施，降低人為風險和系統風險，降低移動支付操作過程各環節風險。通過種種內控手段來保證加油站的資金運轉正常有效，確保內控措施執行到位。

關鍵詞：加油站;移動支付;內部控制

時代的進步與發展，科技手段不斷普及，移動支付已經深入日常生活，人們已逐漸習慣且依賴于移動支付。加油站也緊跟科技步伐在站內加設各種移動支付設備，以方便快捷輕松地完成交易過程，加快顧客支付速度，提升顧客支付體驗。

一、移動支付業務在加油站推行的重要性及意義

從加油站角度來說，移動支付的推行首先簡化了加油站員工的操作流程，在移動支付上線之前，加油站主要以收取現金和刷銀行卡為主要收款途徑，一個顧客支付款項的過程至少需要四五分鐘，遇到網絡不順暢或者設備有故障時速度會更慢。但移動支付上線后，只需要手機掃描二維碼，幾秒鐘即可完成收款操作。所以移動支付的使用既節約了顧客的時間，也簡化了油站員工的操作過程，省略了收取現金的時間，減少了收款和找零過程中的差錯率。

其次，移動支付的使用極大地減少了加油站的存量現金，2016年年未上線移動支付前加油站的現金占所有支付方式的比重基本在70%左右，從上線移動支付后2019年年底現金占比量已經下降到7%左右，降幅達到63%，現金存量極大地降低。油站員工減少了通過點鈔機或手工清點來確定現金數額和真偽的工作量，也不需計算給顧客的找零金額，不需為收銀機里沒有適量的零鈔感到困擾。在營業款清點送銀行過程中，減少了員工清點現鈔的工作量，特別是減少了零鈔清點過程中的繁瑣和失誤率，降低了加油站去銀行存取現金的危險性，降低了銀行上門收款的頻次和費用。

另外，由于油站現金量的極大降低，在一定程度上減少了搶劫、丟失的資金風險，也降低了油站員工監守自盜的發生幾率。

所以，移動支付的使用與推行，是有利于顧客也有利于公司的，具有劃時代的重要意義。

二、加油站移動支付業務實施內控過程中存在的問題

隨著移動支付手段的興起，與之相關的一系列內控相關問題也呼之欲出。移動支付是近幾年才迅猛出現的一種支付手段，加油站又屬于傳統行業，因此，很多管理人員的內控管理意識無法及時調整，相應的內控管理制度難以及時建立和修訂，油站實操人員的素質也有待提高，在移動支付使用的過程中也存在一定的資金風險。

（一）內控制度跟進不及時

移動支付業務屬于新興業務，從2016年起很多公司才逐漸開始將移動支付作為一個重要的支付手段歸入到公司的資金管理體系中。在此之前很多公司基本都是采用現金、銀行卡作為主要支付方式進行資金管理，內控制度也主要是在這個范圍內進行起草、建立和實施。作為一個規范的公司，一個新的內控制度的建立、或者一個舊制度的重大修訂、一個內控流程的調整都需要運營部門、財務部門、IT部門等相關部門組織多次研討，敲定每一個細節后報公司高管層進行批復，逐步審批后再下發執行。這一系列的操作短則幾周長則幾個月，跟不上實際業務的發展速度，導致加油站移動支付等新興業務實操過程缺少內控指引，缺少內控防范意識，難以有效保障公司利益。

（二）管理者內控意識不到位

公司管理者本身對移動支付的內控管理關注不夠、重視不足也是移動支付內控管理跟進不及時的一個重要原因。很多管理者還保留在只有現金業務才存在很大資金風險的舊觀念里，認為資金已經在線上直接進行了支付，油站人員接觸不到現金，因此資金風險已經降低了，無需在這方面浪費更多的精力去管理。這部分管理者對移動支付業務還不夠了解，缺少一定的資金風險意識。

而且，由于移動支付是一個需要跨部門協作的業務，需要運營部門、財務部門、IT部門等通力合作才能將移動支付業務流程理順，保證加油站順利、有效實施，這對各部門管理者的協作意識和服務意識也是一個很大的考驗。

（三）油站人員素質有待提高

加油站屬于傳統行業，網點數量多，分布不集中，技術含量較低，對學歷的要求不高，很多油站員工是初中或高中畢業，員工的流動性也較強。上述這些因素導致加油站行業對員工的培訓和整體化管理存在一定困難，油站人員對公司的內控管理制度不了解，流程執行不到位，執行方式不統一。在科技手段不斷進步和管理方式逐漸智能化的情況下，油站員工的接受能力受到考驗，能力提高空間有限。

（四）資金收取及到賬風險

移動支付業務畢竟屬于資金支付手段的一種，盡管不同于現金支付方式的直觀、簡單，但仍有其安全、高效的獨特優勢，必將在以后的工作中占據越來越大的比重，但移動支付作為資金支付方式的一種，仍然存在一定的資金風險。

1. 資金收取過程中的風險

移動支付畢竟是一種線上支付方式，油站員工在收取過程中無法看到實際現金到賬，只能通過手機客戶端的付款成功界面或者設備端的付款成功提示來確定顧客已經支付成功，在這個過程中，如果系統或者網絡出現問題，顧客支付款項未真正到達油站端，那就存在漏刷顧客款項的風險，或者顧客已支付成功，但未收到相關提示，油站員工也無法判斷是否支付成功，這時一般要求顧客重新付款，一旦兩筆都是支付成功狀態，就存在多刷顧客款項風險。

對于多刷顧客的款項，油站需要退還給顧客。但如果通過公司端給予顧客原路退還款項，操作時間長，申請流程繁瑣，到賬時間長，不如現金退還直接明了，顧客一般不愿接受，產生顧客糾紛。如果移動支付款項通過油站當日營業現金直接進行退還，就涉及一個現金坐支的違規操作風險。

另外，從油站員工角度來說，在急需現金的時候，也可以通過更改報表的支付方式，來直接套取收銀機營業現金，這屬于典型的套取現金風險。

2. 資金到賬過程中的風險

目前移動支付業務都是與第三方支付平臺合作。顧客通過移動支付方式支付的款項，并未直接到達公司賬戶，而是暫存在第三方支付平臺，第三方支付平臺在規定時間內將該日資金扣除手續費后轉到公司賬戶。目前轉款時間基本都是N+1、D+1到賬，個別第三方支付平臺時間較長，N+3、D+3等。在這個資金轉移過程中，顧客支付的交易款實際并未第一時間被加油站所掌握，加油站只能通過第三方提供的對賬平臺看到具體的資金流水明細，但這部分款項是否能及時準確轉入公司賬戶存在不確定性。而且，到賬時間愈長，資金風險愈大。N+1或N+3到賬的，遇到節假日會順延，這樣一旦遇到春節、國慶等大假期，到賬時間會延長至少7天甚至更久，這種情況下，資金到賬風險就相當大了。另外，由于移動支付資金到賬時間問題，公司或加油站現金周轉速度會受到影響，在以營業收入為主的加油站行業，移動支付占比越大，能夠及時調用的現金量就越少，在一定程度上會對油站的日常資金使用產生影響。

三、完善加油站移動支付業務內控的對策建議

移動支付給人們帶來了生活便利，也給原有工作方式帶來了巨大的沖擊，需要不斷摸索向前，將移動支付在實際業務過程中暴露出來的問題，逐漸剖析清晰。面對上文所述移動支付的種種資金風險，應該從加強內控制度建設、提高管理者意識、提高員工素質、增強資金管控力度等方面入手進行改善和提高。

（一）加快內控制度建設速度

加油站內控制度建設應遵守國家有關法律法規及政策要求，汲取同行業寶貴經驗，吸收過往資金管理經驗，貼合加油站實際業務，與自身發展相結合，構建符合自身發展現狀的內控管理制度，并根據業務需要及時完善及修訂。

公司高管層對內控工作的重視程度決定了內控制度是否能得到及時建立和貫徹，尤其新興業務出現的時候，要自上而下進行重視，自上而下推行內控制度的建立和修訂，以確保內控制度能夠得到有效實施，得到及時執行，不與實際業務脫離太久。

針對移動支付業務及油站業務特殊性，設立一套貼合實際的內控制度，通過制度的建立及內控檢查的完善，確保事前制度先行、事中執行到位、事后合規糾偏。

（二）提高各級管理者內控意識

加油站內控制度的實施和執行，與公司中層管理者與油站基層管理者的重視程度息息相關，尤其是油站基層管理者的內控意識。只有領導者意識到內控工作的重要性，才能更深入地關注和督促油站實際內控工作的執行。在油站內控工作實際執行過程中，有些內控環節的漏洞是從員工具體執行過程中發現的，所以內控問題的反饋也是自下而上進行的，領導者對內控工作的態度決定了員工在面對內控問題時是不是積極反饋處理的。

因此，高層管理者應該重視對中層管理者及基層管理者的內控意識的灌輸，做好管理者的內控培訓工作，提高風險防患意識，并組織中基層管理者學習國內外先進內控管理理念，了解內控風險案例，將內控風險意識深入日常工作中。

（三）提升油站員工的業務能力和專業素質

考慮到油站員工的基本素質及能力，對員工的內控培訓應該在進行內控理念灌輸的前提下，對油站員工的工作職能進行細化，規范各環節業務流程，并著重進行具體內控環節的實操培訓。通過培訓，不斷提升油站員工的業務能力和專業素質，讓員工對內控各環節熟練掌握，將內控的實操工作變成日常工作中的一部分。同時，加大對加油站內控工作的檢查力度，既能發現內控工作存在的疏漏，還能起到敲山震虎的作用，減少油站員工在資金收取過程中的違規操作風險。

另外，公司或加油站應建立員工反饋機制及獎懲制度。建立一條員工反饋通道，讓員工在內控執行過程中發現問題能夠找到出路及時進行反饋。設立獎優罰劣措施，對積極反饋問題的員工給予一定的獎勵，對消極應對的員工應找出問題所在，進行有效疏導，使其能夠積極投入到油站的內控工作中去。對于從中違規謀取私利的員工應按照符合國家法律法規的公司制度給予一定的懲戒。通過這種方式，激發員工參與管理的積極性，確保各項內控制度及管理措施落實到位。

（四）合理規劃資金管控方式，增強管控力度

針對移動支付所面臨的資金收取風險和資金到賬風險，公司或加油站管理者應該區分是人為風險還是系統風險。

人為風險。說明內控流程還有不完善和疏漏的地方，就要在內控環節上找原因，并加以調整和改進，降低類似風險的發生幾率。例如，對于多刷或漏刷顧客款項的情況，可以安排油站專人通過第三方支付平臺的對賬后臺，查找交易數據，確定該筆交易實際到賬情況。目前，微信、支付寶等第三方支付平臺基本都能支持五分鐘內的資金到賬查詢。對于確實多刷顧客款項需要現金退款的，建議油站留存備用現金作為應付各種突發事件，在發生現金退款時從中支取，以免發生直接坐支營業款的情況。對于違規套現，可以安排內控檢查人員通過系統間數據的交叉復核、監控查詢，確定是否有修改支付方式違規套現情況。

系統風險。就要在信息化系統建設上加大技術投入，現在的加油站基本都配備加油零售POS系統、便利店商品零售管理系統、電子會員系統等，通過各系統間的無縫銜接起到一定的內控制約作用，并利用系統進行流程優化，減少人為操作引起的資金風險。企業內部系統要不斷完善，盡量減少手工操作，增加系統數據提取的能力，有效排除人為因素的干擾，將人為修改數據的可能性降到最低。通過信息化系統的建設，可以防范油站資金內控管理環節出現流失、挪用等情況，保障資金安全性。

公司或加油站應該選擇口碑好的第三方移動支付平臺進行合作，在合作談判階段應該就資金到賬時間盡量爭取對公司有利的條款，盡量縮短資金到賬時間，減少資金在賬外滯留時間。正式使用后，安排專人及時復核移動支付資金到賬情況，發現資金異常第一時間報告上級，盡量將資金未達風險降到最低。

四、結語

移動支付作為一股時代洪流已經深入到人們的生活和工作中，移動支付在油站的廣泛應用不僅能給顧客帶來極大的便利，也將油站的管理從舊有的手工紙質管理上升到線上系統管理，油站的財務工作以及內控工作得到很大提升與強化。應該積極應對，發揮其優勢，用制度規避其劣勢，主動適應新的工作方式，這不僅是一種管理需要，也是一種管理理念的提升。

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（作者單位：中化道達爾燃油有限公司）