數字化檔案在企事業單位中的設計與推廣

【摘? 要】數字化技術的發展十分迅速，如今，各行業紛紛開始應用數字化技術進行改革升級。數字化技術的發展與應用有效推動了檔案工作的進步，使其變得更加方便、快捷。論文介紹的系統為快信通公司的業務管理系統，通過該系統可以對快信通目前托管的所有檔案室進行有效的管理。其中，管理的主要內容為：實體檔案的定位、實體檔案的利用、檔案室內實體檔案數量及門類的統計、消息通訊等。

【Abstract】The development of digital technology is very rapid. Nowadays， various industries begin to apply digital technology to reform and upgrade. The development and application of digital technology effectively promote the progress of archives work， making it more convenient and fast. The system introduced in this paper is the business management system of Kuaixintong Company. Through this system， all archives rooms managed by Kuaixintong can be effectively managed. Among them， the main contents of management are： the location of physical archives， the use of physical archives， the statistics of the number and categories of physical archives in the archives rooms， message communication and so on.

【關鍵詞】電子檔案;檔案加工;實體定位

【Keywords】electronic archives; archives processing; physical location

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）12-0122-02

1 項目研究背景

隨著我國經濟體制的改革升級，我國信息化技術的迅猛發展。目前，我國各行各業都處于從紙質辦公向電子辦公轉型升級的時代。電子檔案系統指的是利用計算機信息系統結合信息數據庫，采用軟件工程的思想，將紙質檔案存儲為電子檔案信息系統。在此基礎上，電子檔案信息系統的準確性和保密性是尤為關鍵和重要的。

本系統主要目的是通過系統對快信通目前托管的所有檔案室進行有效的管理，有效管理的內容包括：實體檔案的定位、實體檔案的利用、檔案室內實體檔案數量及門類的統計、消息通訊等相關功能的實現。

該系統采用B/S結構，將系統部署在云服務器上。系統整體建設分為兩個階段，第一個階段為PC端，第二階段為手機端，目前，主要建設的為PC端，后續手機端另行協商。

2 項目研究內容

2.1 系統處理的內容

第一，檔案錄入管理。系統主要對通過掃描儀輸入的圖片進行歸檔整理。按照文件的歸類要求，檔案信息的組織架構如圖1所示。

其中，文件歸類型的檔案只擁有虛擬封面（在導出數據時不出現）。卷歸類型的檔案擁有封面，且屬于一個虛擬的文件盒（系統中無法查詢）。檔案封面上的字段和文件內的字段可以通過用戶自定義進行設置，字段分為三種類型：文本、日期、數字。一種檔案類型擁有一組封面信息和一組文件信息（檔案內所有文件使用同一組字段信息）。除此之外，每份文件需要指定起始頁碼和終止頁碼，以便掛接圖片。在檔案管理的過程中，需要為其內部的文件掛接掃描后的圖片。掛接分為自動掛接和手動掛接兩種方式。自動掛接是根據每份文件的頁碼自動尋找圖片（前提是圖片根據順序排列），手動掛接是手動選擇圖片進行關聯。手動掛接可分為添加、刪除兩個操作，具體功能如下：在掛接操作之前和之后均可預覽文件夾中的圖片，以便檢查掃描是否有誤、遺漏。掛接完成后圖片的順序根據圖片的文件名排列。

第二，檔案導入。對于嚴格遵循格式規范編寫的Excel文件可以進行導入。支持的Excel模板共有兩種：文件歸檔案模板和卷歸檔案模板（由公司提供標準模板以供編程時參考，如使用過程中出現Excel文件與所提供的模板格式不一致，導致的系統錯誤，本系統無法自動糾正）。必須保證系統中先有封面，再有文件條目，否則系統無法正常工作。

第三，檔案導出。每份檔案導出后形成的文件：一個條目列表Excel文件和若干圖片合成的PDF文件（每個條目中的圖片合成一個PDF）。對檔案封面批量導出后形成一個檔案列表Excel文件。

第四，圖像處理。對于預覽狀態和掛接之后的圖片，可以進行簡單的加工。

2.2 系統角色

第一，系統管理員。系統管理員的主要功能包括：①用戶管理：添加和刪除用戶、重新設置用戶密碼;②設置角色：指定每個用戶的身份是錄入人員還是掃描人員;③數據統計：查看每個用戶的工作量（按時間范圍查看）;④案卷審核：對于其他用戶錄入、掛接的檔案進行審查，符合要求的通過審核，不符合要求的退回修改。第二，錄入人員。錄入人員的主要功能包括：①封面、條目錄入：詳見第一部分“檔案錄入管理”;②任務查看：查看完成的任務狀態，對于退回修改的任務重新修改。第三，掃描人員。檔案圖片掛接：詳見第一部分“檔案錄入管理”。

對于每一個系統角色，都擁有登錄、修改密碼的功能。

2.3 其他說明

第一，瀏覽器兼容性。由于本系統只局限在公司內部使用，因此，為縮短開發周期，使用了快速開發的前端框架，不保證在所有瀏覽器中正常工作。另外，處理圖片過程中所采用的最新的HTML5標準，也不兼容某些版本過舊的瀏覽器。開發完成后，研發團隊提供一份經過測試，完整支持本系統的瀏覽器版本清單，建議用戶使用清單推薦的瀏覽器進入本系統。第二，圖像加工。圖像加工的功能類似于Photoshop，操作上具有一定的技巧性。研發團隊將系統部署完畢后，免費為用戶提供一次培訓服務。第三，檔號的自動生成。系統自動生成導出文件的檔號。針對不同類型的檔案，系統后臺擁有不同的檔號規則。檔號規則由系統管理員根據錄入的各種字段自定義生成。因為檔號里沒有文字，要求系統具有轉碼功能，即將某字段的文字信息轉為相應的數字信息。第四，自動掛接時的錯誤提示。在掛接圖像文件時，系統自動判斷掛接的圖像頁數與錄入的頁數是否一致，不一致時停止掛接并彈出錯誤提示窗口。第五，崗位的劃分。將圖像處理和圖像掛接分成兩個崗位，圖像處理完成后再進行掛接。

3 項目成果及推廣

①基礎理論成果：項目團隊完成論文兩篇《電子檔案系統設計的安全策略研究》，發表于2017年9月，發表刊物《科技展望》;《檔案電子信息認證平臺設計及其功能實現》，發表于同年10月，發表刊物《科技展望》。②應用型技術成果：項目團隊在2018年項目驗收之后，該項目首次被部署在高新區科技城檔案委托管理公司快信通服務器上進行試運行。該項目繼續在市場上做進一步推廣。目前，山東、河南的檔案管理公司有意應用該產品進行數字化電子檔案管理。

4 項目成果的創新點、先進性

4.1 提高檔案管理水平

當前，在信息技術和掃描技術得到有效利用的背景下，再加上檔案管理人員綜合技能的提升，檔案管理數字化是一種必然趨勢。事實上，實現管理數字化，不僅方便檔案信息資源的整理和歸檔，還能方便查詢，可以有效滿足使用者的需要，促進檔案管理服務質量提升。

4.2 推進數字化檔案的軟、硬件設施建設

在企業檔案數字化建設的過程中，必須加強軟、硬件設施的建設，這不僅是企業檔案數字化建設的基本前提，同時，也是其順利運行的基本保障。首先，優化配置各種資源，為檔案部門配備必要的硬件設施。各企業應根據實際需要，為各自檔案館室配備必要的計算機、掃描儀等基本設備，并隨著需求發展不斷升級完善。其次，各級領導，尤其是企業主管檔案工作的領導，每年要定期聽取檔案數字化建設匯報，了解檔案數字化建設工作情況，提出要求、下達任務，關心和支持這一工作，創造條件投入資金、配置先進的軟硬件設備，幫助解決工作中遇到的實際問題。

4.3 建立數字化檔案標準體系

檔案數字化建設是一種基于網絡環境的數字化檔案信息資源共享的檔案管理系統，是一個面向對象的分布式網狀結構模式，是由一個個相對獨立的電子檔案實體組成的。要對這些分散的檔案信息資源進行組織控制，就必須有彼此兼容的硬件環境，要有一致的文件格式、統一的著錄標引標準、數據描述標準、元數據標準、全文數據庫標準等，這些標準也僅僅是幾個主要的標準。而實際上，在檔案數字化建設的過程中，標準化是一個體系，是一個系統，因此，企業要結合實際，迅速建立一個具有企業特色的標準化體系，用來明確各業務部門和檔案管理部門在數字化建設過程中的地位、職責、定位。

【參考文獻】

【1】張雅欣.關于檔案數字化管理的創新[J].中國科技博覽，2018（18）：145.

【2】高曉莉.信息安全在人力資源檔案數字化管理中的有效運用[J].現代營銷（經營版），2019（08）：20-21.

【3】朱桂紅.資源共享視域下自然資源檔案數字化管理策略研究[J].浙江檔案，2020（09）：63-64.

【基金項目】Ky-xjy704-IPv6過渡技術中安全協議分析及應用研究。

【作者簡介】張嫻（1981-），女，江蘇蘇州人，講師，從事信息安全技術研究。