中小企業采購內部控制研究

趙勇

摘要：對于中小企業來說，通過加強對其采購業務的內部控制，可以有效地杜絕采購業務風險的發生，盡可能地降低采購成本和付款風險，使內部控制措施所帶來的潛在成本和風險的降低與控制成本如何達到一個相對均衡。面對日益激烈的市場競爭，實現企業的健康可持續發展，如何對采購業務進行有效的內部控制并提高公司的經營效率已成為非常重要的一個問題。本文主要對中小企業采購內部控制展開了一系列的探討。

關鍵詞：中小企業;采購;內部控制

引言

在中小企業的日常業務活動中，采購是非常重要的任務，也是中小企業運營的起點。可以說，通過確保中小企業采購業務的順利實施，可以促進中小企業的穩定運行。通過分析中小企業日常經營的經濟效益和成本效益進行分析后發現，采購成本水平直接影響著中小企業的經營成本和中小企業的最終收益，同時中小企業的采購成本的高低直接影響中小企業生產的產品的質量。因此，在中小企業的采購過程中應實行嚴格的內部控制。

一、中小企業采購業務概述

采購業務是中小企業生產和經營的主要環節，與生產和銷售密切相關，業務頻繁，工作量大，范圍廣，存在較多的風險，控制難度大，非常有可能導致貨幣資金的支出不斷增加或對外負債的不斷增加，從而造成工作效率低下乃至于發生舞弊的行為。中小企業的生產經營比較復雜，采購業務比較普遍。建立健全而完善的內部控制體系，在降低產品成本，提高市場競爭力和彌補管理漏洞方面發揮著重要作用。內部控制體系所帶來的潛在成本和風險的降低，要與控制成本達到如何達到一個相對均衡，是中小企業采購業務內部控制體系建設的重要考慮因素。

中小企業采購業務主要有如下方式：直采、三方比價、競爭性談判和公開招標。通過采購管理制度明確不同的采購標的，采用不同的采購方式，合理的降低采購成本和風險。

二、中小企業采購業務內部控制概述

采購業務是中小企業整個生產管理過程的重要組成部分，采購業務管理的整體質量將會對中小企業的整體經濟效益產生一系列的影響。

隨著企業的發展壯大，中小型企業管理者逐步推行現代企業管理制度，對采購等各項業務進行適當授權。而作為中小企業日常管理的重要組成部分，完善、完整的采購業務內部控制有助于發現日常采購管理的控制問題，及時發現中小企業采購業務內部管理中的不正常表現。并且在此基礎上采取措施確保中小企業的健康運行并有效維持中小企業日常管理的規范，具有現實意義。

三、加強中小企業采購內部控制的重要性

（一）有助于中小企業合理地規避采購風險，保障中小企業的利益

當前，所有行業都處于重要的發展時期，中小企業生產經營面臨的外部環境越來越復雜，競爭越來越激烈，這也造成中小企業采購環節不得不面對一系列的外部風險。通過落實中小企業采購內部控制，使每個采購過程有序進行，對降低中小企業風險方面發揮著實際作用。比如采購合同審批過程中，使用部門對于合同中物料的材質、技術參數或服務中技術要求和標準等進行復核，可以有效地降低采購風險。

（二）有助于減少中小企業內部存在的采購腐敗等問題

整個采購環節往往需要貨幣支付，大量的資金往來為某些員工或部門管理者提供腐敗的機會。通過在采購合同中添加廉潔條款、建立完整的內部控制流程以增加采購信息的透明性和公允性，可以減少中小企業內部的腐敗問題。

（三）有助于降低企業成本

在所有類型的成本中，采購是供應鏈中不可或缺的一部分，是企業成本的不可或缺的一部分，它在財務管理系統中處于核心地位，對企業利潤產生實際影響。企業采購所產生的費用對于企業本身來說是一大筆費用，采購人員和采購部門能夠按照采購制度盡責的進行采購議價，可以有效降低成本。

四、當前中小企業采購內部控制存在的問題

（一）采購部門缺乏對內部控制的有效認識

完成內部控制業務的前提是必須具備一定程度的內部控制意識。在我國，一些中小企業采購員工通常由從事物流管理，市場營銷或供應鏈管理的代表組成。在中小企業采購培訓過程中，采購人員主要接受業務洽談和市場變化等方面的培訓，沒有進行內部控制方面的相應培訓。這就造成采購過程中，采購人員往往缺乏有效的內部控制意識，往往認為把事辦成，把合同簽下來，而采購內部控制制度只是形式，事后走審批流程也是可以的。這樣不可避免地會影響采購內部控制的有效性，從而不能有效中小企業采購業務的成本和風險。

（二）采購人員素質較低，出現人為不控制的現象

可能一部分的采購人員不負責任、職業素質低，存在自私自利心理。比價采購中讓實際供應商提供全套三方比較材料;使用部門對采購物料等質量不明確時，降低采購要求并購買低質量的產品等，人為地造成了無法控制的情況，損害了企業的利益。

（三）采購流程審核流于形式

所有采購訂單都需要根據采購制度進行逐級審批。實際中，即使移動OA的普及，也可能存在審批人因為工作量過大，沒有時間去仔細閱讀采購合同，只粗略看一下合同部分條款，就審批通過的情形。如果企業領導層對采購內控制度沒有充分重視，還會出現采購業務已經完成，到結算付款前才匆匆進行采購合同的審批。這些都會造成采購流程審核流于形式，采購內部控制制度不能有效地降低企業的采購風險。

（四）采購內部控制規章制度不完善，職權分配不清晰

中小企業在實際生產和經營中必須有一套比較完整的規章制度，并實現職權分配合理，以保證實際采購過程的順利進行。就實際來看，在不少中小企業中，采購管理工作制定的采購規章制度沒有很好地執行。加上整個行業的外部市場環境的變化，制度沒有隨著市場和企業的發展，加以創新和完善。采購內部控制的一個重要方面，是進行科學恰當授權的內部授權，明確每個負責人的責任。實際重，在中小企業采購業務中通常情況下存在職權分配不合理的情形，一些不相容的職位應該分開，個別員工的權力過多，嚴重破壞內部控制制度的有效性。

（五）采購預算控制不嚴格，供應商管理不合理

采購價格以及供應商管理是中小企業的成本控制以及內部控制的關鍵節點。就目前看來，我國的大多數的中小企業已經實施了比較嚴格的采購預算管理制度，并漸漸地形成了相對而言較為成熟的供應商管理機制。然而，仍然存在一些中小企業在采購預算執行中沒有嚴格控制，其采購金額和數量隨意出現超支的情形。此外，一些中小企業沒有建立完整的供應商管理機制，對供應商庫的管理和供應商評價存在短板，進而不能有效地與供應商形成戰略合作關系。上述原因都會影響中小企業采購內部控制系統的有效實施。

五、完善我國中小企業采購內部控制的建議與對策

（一）加強對采購內部控制的認識

就現代管理理論和管理范圍而言，采購管理是新的內容之一，目前很少有高校開設采購管理的專業課程，大多數采購人員來自物流，貿易和銷售部門。同時，中小企業的采購部門沒有專職的采購風險管理人員，并且采購人員在執行采購工作時，對采購制度沒有充分了解。因此，企業領導層和采購部門經理需要認識到積極執行采購過程中的內部控制措施，以及充分發揮內部控制在采購管理中的重要作用。同時，中小企業在培訓采購人員時，應注意與內部控制有關的知識培訓，培養其在整個采購業務流程中必須嚴格執行內部控制的理念。條件允許的情況下，引入外部科研院校的專業培訓，可以提高中小企業的整體采購管理水平，構建中小企業的采購內部控制體系。

（二）強化采購人員素質

提高采購人員的素質是采購管理的重要組成部分。一般的采購人員主要是來自普通銷售人員和職能管理部門，對企業的專業技術不是很了解，因此與供應商進行談判有很多困難，并且通常處于被動狀態，難以在談判中做出最佳選擇。因此，每家企業除了加強對采購員工談判技巧的培訓，還需要重視本企業專業技術知識的培訓（例如，定期對采購員工的相關技術知識進行培訓），架設良好的溝通渠道，使得采購部門與技術、生產部門建立起廣泛的聯系。對于專業技術較強的采購，由采購部門、技術部門和生產部門等組成采購小組實施采購。

（三）加強對采購業務的監督力度

進一步做好對采購業務流程的控制工作，明確一系列相關人員的職責和權限。將采購權與每個部門分開，漸漸地形成一個較為獨立的采購管理部門是加大采購監督的有效舉措。通過明確采購業務中不同崗位的責任分工，有利于將職責明確分開，可以有效地提升工作效率，杜絕相互推諉的情況出現，有利于績效考核的有效開展并且形成積極向上的精神。

（四）積極完善規章制度，保證采購分配職權的合理性

在中小型企業的采購業務中，需要完善的規章制度作為指導方針以及指導規范。中小企業所不得不面對的問題是：因為市場在不斷發展，中小企業所面對的環境往往是難以預測的，雖然制定了規章制度，但并沒有根據實際的采購情況對其進行持續改進，通常不利于制度的長期有效的執行。所以要樹立采購制度不是一成不變的，是要不斷定期修改完善的觀念。采購制度的完善，要以中小企業生產和經營的總體情況作為基礎，對市場進行深入的了解，總結實際工作中的經驗，結合實際執行中的問題進行修訂完善工作。從采購職權分配這個角度進行分析的話，我們可以實行分離不相容職位的原則，理清權力分配，有效地發揮每個人、每個部門的權力。

（五）嚴格執行采購預算，科學管理中小企業供應商

嚴格的預算管理可以有效降低中小企業的采購成本，并防止中小企業采購中出現腐敗現象。假如我國一部分的中小企業現如今的采購預算過于粗糙，預算的執行不是太嚴格，那就會使得整個采購預算編制以及執行流于形式。為了有效地改善這一系列的情況，中小型企業需要在每年采購活動開始之前組織生產、財務和采購等各個部門的員工來制定科學合理的采購預算計劃，并在開始年度采購活動之前編制采購預算，在實際的采購操作中確保采購預算執行的嚴格性。除此之外，中小企業需要進一步加強對供應商的管理力度。在每一年，需要對所有供應商展開較為嚴格的評級，并且對一些不合格的供應商進行淘汰，并且依照采購價格和供應商評級來綜合選擇最適合的供應商。

結語

中小企業的采購是生產和經營的關鍵部分，合理控制采購成本的范圍并確保中小企業獲得最佳利潤非常重要。作為一名現代化的中小企業管理者來說，需要中小企業可以以積極的態度適應市場趨勢，加快內部采購控制規則制度的改進，對采購過程進行嚴格地監控以及對員工進行科學評估，從而可以長期立足。

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